Các Hàm Excel Sử Dụng Trong Kế Toán: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Trong kỷ nguyên số hóa, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi kế toán viên và chuyên gia tài chính. Khả năng tự động hóa, xử lý dữ liệu khổng lồ và tối ưu hóa các quy trình tính toán giúp Excel mang lại độ chính xác và hiệu quả vượt trội trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Bài viết này của Việt Topreview sẽ đi sâu vào việc tổng hợp và giải thích chi tiết về Các Hàm Excel Sử Dụng Trong Kế Toán, từ những hàm cơ bản đến các công cụ nâng cao, giúp bạn tăng cường khả năng phân tích dữ liệu và chuẩn bị báo cáo một cách hiệu quả nhất. Việc nắm vững những hàm excel trong kế toán này không chỉ cải thiện năng suất mà còn là nền tảng vững chắc để bạn tự tin giải quyết mọi thách thức về số liệu.

1. Hàm SUM – Tính tổng nhanh chóng và chính xác

Hàm SUM là một trong những hàm cơ bản và được sử dụng rộng rãi nhất trong Excel, đặc biệt trong các tác vụ kế toán. Chức năng chính của hàm này là tính tổng giá trị của một tập hợp các số trong một phạm vi hoặc các ô cụ thể. Đối với kế toán, SUM cực kỳ hữu ích trong việc cộng dồn doanh số bán hàng, tổng chi phí phát sinh, tổng thu nhập, hoặc bất kỳ khoản mục tài chính nào cần tính tổng.

Công thức:
=SUM(Number1, [Number2], ...)

Trong đó:

• Number1, Number2,...: Là các giá trị số, tham chiếu ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn tính tổng. Bạn có thể nhập trực tiếp các số hoặc chỉ định các ô chứa số liệu.

Ví dụ minh họa:
Để tính tổng doanh thu quý 1 từ các tháng 1, 2, 3 với số liệu lần lượt là 10.000.000 VND, 20.000.000 VND và 30.000.000 VND, bạn có thể nhập công thức:
=SUM(10000000, 20000000, 30000000) hoặc =SUM(A1, B1, C1) nếu các giá trị này nằm ở ô A1, B1, C1.
Kết quả trả về sẽ là 60.000.000.

Ví dụ minh họa cách sử dụng hàm SUM để tính tổng giá trị các số trong bảng tính Excel

2. Hàm AVERAGE – Tính giá trị trung bình dữ liệu

Hàm AVERAGE được dùng để tính giá trị trung bình cộng của các số trong một phạm vi dữ liệu đã cho. Trong kế toán, hàm này thường được ứng dụng để tính toán các chỉ số trung bình như thu nhập bình quân của nhân viên, chi phí trung bình trên mỗi đơn vị sản phẩm, hoặc giá trị tồn kho trung bình. Điều này giúp các nhà quản lý và kế toán viên có cái nhìn tổng quan và đánh giá hiệu suất một cách khách quan.

Công thức:
=AVERAGE(number1, [number2], ...)

Trong đó:

• number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính giá trị trung bình.
• number2, ... (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, có thể lên đến 255 đối số.

Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn cần tính lương trung bình của một nhân viên trong 12 tháng. Nếu các tháng lương của nhân viên đó được liệt kê từ ô C14 đến C25, công thức bạn sẽ sử dụng là:
=AVERAGE(C14:C25)
Kết quả sẽ là giá trị lương trung bình trong 12 tháng, cung cấp một cái nhìn tổng thể về thu nhập của cá nhân đó.

3. Hàm VLOOKUP – Tra cứu dữ liệu hiệu quả từ bảng lớn

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) là một trong những hàm tìm kiếm và tham chiếu mạnh mẽ nhất, cho phép bạn tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về một giá trị tương ứng từ một cột khác trên cùng hàng. Đây là hàm cực kỳ hữu ích trong kế toán để truy xuất nhanh các thông tin chi tiết từ các bảng dữ liệu lớn, chẳng hạn như thông tin khách hàng, chi tiết sản phẩm, hoặc dữ liệu nhân viên dựa trên một mã định danh duy nhất.

Công thức:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm (ví dụ: mã khách hàng, mã sản phẩm). Có thể là giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu đến một ô.
• Table_array: Phạm vi bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Vùng dữ liệu này phải chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên và giá trị muốn trả về ở một cột khác.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột (tính từ trái sang phải trong Table_array) chứa giá trị mà bạn muốn hàm trả về.
• Range_lookup (Tùy chọn): Xác định kiểu tìm kiếm.
  • TRUE hoặc 1: Tìm kiếm tương đối (giá trị khớp gần đúng).
  • FALSE hoặc 0: Tìm kiếm chính xác (giá trị khớp hoàn toàn). Trong kế toán, thường dùng FALSE để đảm bảo độ chính xác.

Ví dụ minh họa:
Bạn muốn tìm tên của khách hàng dựa trên mã khách hàng trong một bảng dữ liệu. Giả sử bảng dữ liệu của bạn có mã khách hàng ở cột E và tên khách hàng ở cột F (phạm vi E5:F9). Nếu mã khách hàng cần tìm là “KH003” (trong ô F13), công thức sẽ là:
=VLOOKUP(F13, E5:F9, 2, 0)
Hàm sẽ tìm “KH003” trong cột E, sau đó trả về giá trị ở cột thứ 2 (cột tên khách hàng) trên cùng hàng, ví dụ “Nguyễn Văn C”.

Ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm tên khách hàng dựa vào mã khách hàng trong bảng tính Excel

4. Hàm IF – Kiểm tra điều kiện logic linh hoạt

Hàm IF là một hàm logic cơ bản nhưng cực kỳ mạnh mẽ trong Excel, cho phép bạn thực hiện các phép kiểm tra điều kiện và trả về các kết quả khác nhau tùy thuộc vào việc điều kiện đó đúng hay sai. Trong kế toán, hàm IF được sử dụng rộng rãi để tự động hóa các quyết định dựa trên tiêu chí, ví dụ như tính toán hoa hồng, phân loại giao dịch, hoặc xác định tình trạng công nợ.

Công thức:
=IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện mà bạn muốn kiểm tra (ví dụ: Doanh_số > 50000000).
• Value_if_true: Giá trị hoặc công thức được trả về nếu Logical_test là đúng.
• Value_if_false: Giá trị hoặc công thức được trả về nếu Logical_test là sai.

Ví dụ minh họa:
Giả sử công ty bạn có chính sách hoa hồng cho nhân viên bán hàng như sau: 10% nếu doanh số bán hàng lớn hơn 50.000.000 VND, và 5% nếu doanh số nhỏ hơn hoặc bằng 50.000.000 VND. Nếu doanh số của nhân viên nằm ở ô B2, bạn có thể tính hoa hồng bằng công thức:
=IF(B2 > 50000000, B2*10%, B2*5%)
Công thức này sẽ tự động tính toán mức hoa hồng phù hợp dựa trên doanh số đạt được.

Hình ảnh minh họa cách dùng hàm IF để tính hoa hồng cho nhân viên dựa trên điều kiện doanh số bán hàng trong Excel

5. Hàm SUMIF – Tổng hợp có điều kiện tùy chỉnh

Hàm SUMIF là một công cụ đắc lực trong Excel cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu dựa trên một điều kiện nhất định. Trong kế toán, hàm này vô cùng hữu ích để tổng hợp các khoản thu chi theo từng dự án, loại chi phí, hoặc bất kỳ tiêu chí cụ thể nào khác. Điều này giúp việc phân tích và kiểm soát tài chính trở nên chi tiết và linh hoạt hơn.

Công thức:
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• range: Phạm vi các ô mà bạn muốn kiểm tra điều kiện.
• criteria: Điều kiện (tiêu chuẩn) để áp dụng cho range. Điều kiện này có thể là số, biểu thức (">100"), hoặc chuỗi ký tự ("Dự án A").
• sum_range (Tùy chọn): Phạm vi các ô chứa giá trị mà bạn muốn tính tổng. Nếu không được chỉ định, Excel sẽ tính tổng các giá trị trong chính range.

Ví dụ minh họa:
Bạn cần tính tổng chi phí đã phát sinh cho “Dự án A” từ một danh sách giao dịch. Giả sử tên dự án nằm trong phạm vi A37:A41 và chi phí tương ứng nằm trong phạm vi B37:B41. Công thức sẽ là:
=SUMIF(A37:A41, "Dự án A", B37:B41)
Kết quả sẽ là tổng chi phí chỉ riêng cho “Dự án A”, ví dụ 30.000.000 đồng.

Minh họa cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel để tính tổng chi phí cho "Dự án A" từ danh sách giao dịch

6. Hàm COUNTIF – Đếm dữ liệu theo tiêu chí cụ thể

Tương tự như SUMIF, hàm COUNTIF được dùng để đếm số lần xuất hiện của các ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể trong một phạm vi đã cho. Đây là một công cụ phân tích dữ liệu vô cùng giá trị trong kế toán, giúp bạn nhanh chóng biết được có bao nhiêu giao dịch, hóa đơn, hoặc khoản mục đáp ứng một tiêu chí nhất định, chẳng hạn như số lượng hóa đơn chưa thanh toán hoặc số lượng giao dịch vượt quá một ngưỡng nhất định. Đây là hàm nền tảng để bạn có thể nắm bắt cách hàm đếm số lượng ô trong excel hoạt động hiệu quả.

Công thức:
=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: Phạm vi các ô mà bạn muốn áp dụng điều kiện đếm.
• criteria: Điều kiện mà các ô trong range phải thỏa mãn để được đếm.

Ví dụ minh họa:
Bạn muốn biết có bao nhiêu hóa đơn trong danh sách có giá trị vượt quá 500 đô la. Giả sử số tiền của các hóa đơn nằm trong phạm vi N13:N17, công thức sẽ là:
=COUNTIF(N13:N17, ">500")
Hàm sẽ trả về số lượng hóa đơn có giá trị lớn hơn 500, ví dụ 2 hóa đơn (002 và 004).

Ví dụ ứng dụng hàm COUNTIF trong Excel để đếm số hóa đơn có giá trị vượt quá 500 đô la trong danh sách

7. Hàm LEFT, RIGHT – Trích xuất chuỗi văn bản

Trong Excel, các hàm LEFT và RIGHT là những công cụ xử lý văn bản cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, cho phép bạn trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ đầu (bên trái) hoặc cuối (bên phải) của một chuỗi văn bản. Chúng thường được sử dụng trong kế toán để xử lý các mã sản phẩm, mã nhân viên, hoặc các chuỗi dữ liệu có định dạng đặc biệt, giúp chuẩn hóa và phân tích thông tin dễ dàng hơn.

Hàm LEFT

Hàm LEFT dùng để trích xuất một số ký tự từ phía bên trái của một chuỗi văn bản.

Công thức:
=LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất ký tự.
• num_chars (Tùy chọn): Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ phía bên trái. Nếu bỏ qua, giá trị mặc định là 1.

Ví dụ về hàm LEFT:
Nếu bạn có mã sản phẩm “SP_2024_001” và muốn lấy phần “SP”, bạn dùng công thức:
=LEFT("SP_2024_001", 2)
Kết quả trả về sẽ là “SP”.

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT dùng để trích xuất một số ký tự từ phía bên phải của một chuỗi văn bản.

Công thức:
=RIGHT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất ký tự.
• num_chars (Tùy chọn): Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ phía bên phải. Nếu bỏ qua, giá trị mặc định là 1.

Ví dụ về hàm RIGHT:
Với mã sản phẩm “SP_2024_001”, nếu bạn chỉ muốn lấy phần số thứ tự “001”, bạn dùng công thức:
=RIGHT("SP_2024_001", 3)
Kết quả trả về sẽ là “001”.

Ứng dụng trong kế toán:

Cả LEFT và RIGHT đều rất linh hoạt trong việc xử lý và phân loại dữ liệu. Ví dụ, nếu mã nhân viên của bạn có định dạng “EMP001”, “EMP002”,… bạn có thể dùng =RIGHT("EMP001", 3) để trích xuất phần số “001” cho mục đích phân tích số liệu hoặc tạo báo cáo thống kê. Việc thành thạo các hàm này cũng giúp bạn thao tác hiệu quả với dữ liệu văn bản, tương tự như việc bạn tìm hiểu cách chèn ảnh vào powerpoint 2010 để tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp. Kỹ năng tổng hợp và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau là chìa khóa để làm việc hiệu quả.

8. Hàm INDEX / MATCH – Tìm kiếm linh hoạt vượt trội

Khi cần một giải pháp tìm kiếm dữ liệu linh hoạt hơn VLOOKUP (chỉ tìm từ trái sang phải), sự kết hợp giữa hàm INDEX và MATCH là lựa chọn tối ưu. Cặp hàm này cho phép bạn truy xuất dữ liệu từ một bảng theo bất kỳ hướng nào, làm cho chúng trở thành công cụ không thể thiếu khi xử lý các bảng dữ liệu phức tạp hoặc khi giá trị tìm kiếm không nằm ở cột đầu tiên.

Công thức của hàm INDEX:

=INDEX(array, row_num, [column_num])

Trong đó:

• array: Phạm vi hoặc mảng dữ liệu mà bạn muốn truy xuất giá trị.
• row_num: Số thứ tự hàng mà từ đó bạn muốn lấy giá trị.
• column_num (Tùy chọn): Số thứ tự cột mà từ đó bạn muốn lấy giá trị. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là cột đầu tiên của array.

Công thức của hàm MATCH:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• lookup_array: Phạm vi các ô mà bạn muốn tìm lookup_value trong đó.
• match_type (Tùy chọn): Kiểu tìm kiếm.
  • 1 (hoặc bỏ qua): Tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value (yêu cầu lookup_array sắp xếp tăng dần).
  • 0: Tìm kiếm chính xác (khớp hoàn toàn). Đây là kiểu thường dùng nhất.
  • -1: Tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value (yêu cầu lookup_array sắp xếp giảm dần).

Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn có một bảng thông tin khách hàng và bạn muốn tìm số điện thoại của “Nguyễn Văn D”.

• Phạm vi số điện thoại: G13:G17.
• Phạm vi tên khách hàng: F13:F17.
  Công thức kết hợp INDEX và MATCH sẽ là:
  =INDEX(G13:G17, MATCH("Nguyễn Văn D", F13:F17, 0))
  Hàm MATCH sẽ tìm vị trí của “Nguyễn Văn D” trong cột F và trả về số thứ tự hàng tương ứng (ví dụ: 4). Sau đó, hàm INDEX sẽ lấy giá trị ở hàng thứ 4 trong phạm vi G13:G17, tức là số điện thoại của “Nguyễn Văn D”. Việc linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu cũng tương tự như cách bạn cần tìm hướng dẫn gộp page facebook hay các tác vụ quản lý số liệu đa dạng khác, đòi hỏi sự chủ động và khả năng kết hợp các công cụ sẵn có. Việc nâng cao kỹ năng sử dụng các công cụ tin học văn phòng sẽ giúp bạn xử lý mọi tác vụ một cách trơn tru, thậm chí cả khi bạn tìm kiếm phần mềm bẻ khóa office 2016 để tối ưu hóa công việc.

Minh họa cách sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH để tìm số điện thoại của khách hàng "Nguyễn Văn D" trong bảng dữ liệu Excel

Kết luận

Các hàm Excel được trình bày trong bài viết này là nền tảng vững chắc cho mọi công việc kế toán. Từ việc tổng hợp dữ liệu, phân tích số liệu phức tạp cho đến việc chuẩn bị và trình bày các báo cáo tài chính một cách chuyên nghiệp, việc thành thạo những công cụ như SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF, SUMIF, COUNTIF, LEFT/RIGHT và INDEX/MATCH sẽ giúp công việc của bạn trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy dành thời gian thực hành và ứng dụng các hàm này vào công việc hàng ngày để khai thác tối đa sức mạnh của Excel, từ đó nâng cao năng lực cá nhân và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

• ketoan.vn