Cách Làm Lệnh VLOOKUP Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Microsoft Excel là một công cụ bảng tính mạnh mẽ, không thể thiếu trong công việc văn phòng hiện đại. Trong số vô vàn hàm hữu ích mà Excel cung cấp, VLOOKUP nổi bật như một “trợ thủ đắc lực” giúp người dùng dò tìm và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ Cách Làm Lệnh Vlookup Trong Excel và tận dụng tối đa sức mạnh của nó.

Bài viết này của Việt Topreview sẽ đi sâu vào hướng dẫn chi tiết về hàm VLOOKUP, từ khái niệm cơ bản, công thức chuẩn, các ví dụ thực tế minh họa, cho đến cách khắc phục những lỗi thường gặp và các lưu ý quan trọng để bạn có thể sử dụng hàm này một cách hiệu quả nhất. Phiên bản Excel 2016 được sử dụng trong các ví dụ, nhưng bạn hoàn toàn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản khác như 2007, 2010, 2013, 2019, 2021 và Microsoft Excel 365. Hãy cùng khám phá và làm chủ hàm VLOOKUP để tối ưu hóa công việc của bạn nhé! Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về các hàm khác, hãy tham khảo [cách nhập hàm trong Excel](https://viettopreview.vn/cach-nhap-ham-trong-excel.html) để có cái nhìn tổng quan.

Hàm VLOOKUP Là Gì?

Hàm VLOOKUP (viết tắt của Vertical LOOKUP) là một hàm dò tìm dữ liệu phổ biến trong Excel, được thiết kế để tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một phạm vi bảng (theo chiều dọc) và trả về một giá trị tương ứng từ một cột khác nằm trong cùng hàng.

Trong thực tế, VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi bạn cần:

• Tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng dựa trên mã sản phẩm hoặc mã vạch.
• Tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên ID hoặc chức vụ.
• Tự động điền thông tin từ một bảng dữ liệu lớn vào một bảng tóm tắt nhỏ hơn.

Ngược lại với VLOOKUP, khi bạn cần dò tìm dữ liệu theo hàng ngang (Horizontal) và trả về giá trị tương ứng theo cột thì hàm HLOOKUP sẽ là lựa chọn phù hợp. Hiểu rõ về VLOOKUP sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc quản lý và phân tích dữ liệu.

Sơ đồ minh họa cách hoạt động của hàm VLOOKUP trong Excel

Công Thức Hàm VLOOKUP Chi Tiết

Để thành thạo cách làm lệnh VLOOKUP trong Excel, bạn cần nắm vững công thức và ý nghĩa của từng đối số.

Công thức tổng quát của hàm VLOOKUP là:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: (Bắt buộc) Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong cột đầu tiên của Table_array. Giá trị này có thể là một số, văn bản, giá trị logic hoặc một tham chiếu đến ô chứa giá trị cần dò. Nếu là văn bản, hãy đặt nó trong dấu ngoặc kép.
• Table_array: (Bắt buộc) Phạm vi bảng hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn dò tìm. Table_array phải chứa cả Lookup_value và giá trị bạn muốn trả về. Quan trọng: Hàm VLOOKUP luôn dò tìm Lookup_value trong cột đầu tiên (cột ngoài cùng bên trái) của Table_array.
• Col_index_num: (Bắt buộc) Số thứ tự của cột chứa dữ liệu mà bạn muốn hàm VLOOKUP trả về kết quả. Số thứ tự này được tính từ trái sang phải trong Table_array, bắt đầu từ 1. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ cột thứ 3 trong phạm vi Table_array, bạn sẽ điền số 3.
• [Range_lookup]: (Tùy chọn) Đây là một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) để chỉ định loại dò tìm:
  • TRUE (hoặc 1): Dò tìm tương đối (Approximate match). Hàm sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng nhất với Lookup_value trong cột đầu tiên của Table_array. Nếu không tìm thấy khớp chính xác, nó sẽ trả về giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng Lookup_value. Lưu ý: Để dò tìm tương đối chính xác, cột đầu tiên của Table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • FALSE (hoặc 0): Dò tìm chính xác (Exact match). Hàm sẽ tìm kiếm một giá trị khớp chính xác với Lookup_value. Nếu không tìm thấy, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Đây là lựa chọn phổ biến và an toàn nhất trong hầu hết các trường hợp.

Nếu bạn bỏ qua đối số Range_lookup, Excel sẽ mặc định là TRUE (dò tìm tương đối).

Công thức hàm VLOOKUP với các đối số lookup_value, table_array, col_index_num và range_lookup

Lưu ý về cố định tham chiếu (dấu $):

Khi bạn cần sao chép công thức VLOOKUP sang các ô khác, điều cực kỳ quan trọng là phải cố định phạm vi Table_array bằng cách sử dụng dấu đô la ($) để tạo tham chiếu tuyệt đối. Ví dụ: $H$6:$J$13. Bạn có thể thêm dấu $ trực tiếp hoặc chọn phạm vi và nhấn phím F4. Việc này đảm bảo rằng Table_array sẽ không bị thay đổi khi bạn kéo công thức xuống, giúp công thức luôn tham chiếu đúng bảng dữ liệu.

Hướng Dẫn Cách Làm Lệnh VLOOKUP Trong Excel Qua Các Ví Dụ Thực Tế

Để giúp bạn hình dung rõ hơn cách làm lệnh VLOOKUP trong Excel, dưới đây là một số ví dụ thực tế từ cơ bản đến nâng cao.

Bạn có thể tải về các file ví dụ tại [đây](https://drive.google.com/drive/folders/1XzDOKrUlCpeN2yQ62OBBk1yer0VViS1K?usp=sharing).

Ví dụ 1: Tính phụ cấp theo chức vụ (Dò tìm chính xác)

Giả sử công ty bạn quyết định phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ, được quy định trong Bảng 2 (B16:C21). Bạn cần xác định mức phụ cấp tương ứng cho từng nhân viên trong danh sách ở Bảng 1.

Mục tiêu: Dựa vào chức vụ của nhân viên trong Bảng 1, tìm mức phụ cấp tương ứng từ Bảng 2 và điền vào cột “Phụ cấp”.

Cách thực hiện:

1. Tại ô E4 (nơi bạn muốn hiển thị phụ cấp của nhân viên đầu tiên), nhập công thức:
   =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)
2. Giải thích các đối số:
   • D4: Là Lookup_value – ô chứa chức vụ của nhân viên đầu tiên (“Trưởng phòng”).
   • $B$16:$C$21: Là Table_array – bảng phụ cấp cố định. Dấu $B$16:$C$21 đảm bảo bảng này không thay đổi khi bạn sao chép công thức.
   • 2: Là Col_index_num – số thứ tự của cột “Mức phụ cấp” trong Table_array, tính từ trái sang phải (cột B là 1, cột C là 2).
   • 0 (hoặc FALSE): Là Range_lookup – yêu cầu dò tìm chính xác chức vụ.
3. Nhấn Enter. Kết quả sẽ hiển thị mức phụ cấp tương ứng.
4. Kéo công thức từ ô E4 xuống các ô còn lại trong cột “Phụ cấp” để áp dụng cho tất cả nhân viên.

Cú pháp hàm VLOOKUP cụ thể trong ví dụ tính phụ cấp

Với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn nhân viên, việc sử dụng VLOOKUP sẽ giúp bạn hoàn thành công việc chỉ trong vài giây.

Ví dụ 2: Xếp loại học sinh theo điểm số (Dò tìm tương đối)

Sau kỳ kiểm tra, bạn có bảng điểm của học sinh (Bảng 1) và cần xếp loại dựa trên thang điểm chuẩn (Bảng 2, B11:C15). Đây là trường hợp lý tưởng để sử dụng dò tìm tương đối.

Mục tiêu: Dựa vào điểm số của học sinh, tìm xếp loại tương ứng từ Bảng 2.

Cách thực hiện:

1. Tại ô E4, nhập công thức:
   =VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)
2. Giải thích các đối số:
   • D4: Là Lookup_value – ô chứa điểm số của học sinh đầu tiên (8.5).
   • $B$11:$C$15: Là Table_array – bảng xếp loại cố định. Đảm bảo cột điểm trong bảng này được sắp xếp tăng dần.
   • 2: Là Col_index_num – cột chứa xếp loại.
   • 1 (hoặc TRUE): Là Range_lookup – yêu cầu dò tìm tương đối (tìm điểm số gần nhất nhỏ hơn hoặc bằng).
3. Nhấn Enter. Excel sẽ lấy điểm 8.5, dò trong bảng 2. Nó thấy giá trị 8 (tức là 8.0), và vì 8.5 nằm trong khoảng [8.0, 9.0), nó sẽ trả về kết quả “Giỏi”.
4. Kéo công thức xuống các ô còn lại để hoàn thành việc xếp loại.

Ví dụ 3: Xếp loại học sinh theo tiêu chí gần đúng

Tương tự ví dụ trên, khi có các tiêu chí xếp loại như sau:

• Từ 9.0 trở lên: Giỏi
• Từ 6.5 đến dưới 9.0: Khá
• Từ 5.0 đến dưới 6.5: Trung bình
• Dưới 5.0: Yếu

Bạn cần đảm bảo bảng dò tìm được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ nhỏ đến lớn của điểm số.

Tại ô D4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(C4,$B$10:$C$12,2,TRUE)

Minh họa cách làm lệnh VLOOKUP với dò tìm gần đúng để xếp loại học sinh

Lưu ý quan trọng: Để Range_lookup=TRUE hoạt động chính xác, bảng tra cứu của bạn phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần dựa trên cột đầu tiên (cột Lookup_value).

Ví dụ 4: Kết hợp VLOOKUP với Data Validation

Bạn muốn tạo một công cụ tìm kiếm động, nơi người dùng có thể chọn một mã sản phẩm từ danh sách thả xuống và Excel tự động hiển thị thông tin chi tiết.

Cách thực hiện:

1. Thiết lập Data Validation:
   • Chọn ô C10 (nơi bạn muốn có danh sách thả xuống).
   • Vào thẻ Data > Data Validation.
   • Trong hộp thoại Data Validation, chọn thẻ Settings.
   • Ở mục Allow, chọn List.
   • Ở mục Source, chọn vùng dữ liệu chứa các mã sản phẩm (ví dụ: B4:B7).
   • Nhấn OK. Bây giờ ô C10 sẽ có một danh sách thả xuống các mã sản phẩm.
     Bắt đầu thiết lập Data Validation để kết hợp với VLOOKUPCài đặt Data Validation List để chọn giá trị dò tìm động
2. Sử dụng VLOOKUP:
   • Tại ô bạn muốn hiển thị “Tên sản phẩm”, nhập công thức: =VLOOKUP(C10,B4:D7,2,0)
   • Tại ô bạn muốn hiển thị “Giá”, nhập công thức: =VLOOKUP(C10,B4:D7,3,0)
   • Ở đây, C10 là Lookup_value (giá trị được chọn từ Data Validation), B4:D7 là Table_array, 2 và 3 là Col_index_num cho “Tên sản phẩm” và “Giá”, 0 là dò tìm chính xác.
     Công thức VLOOKUP kết hợp Data Validation cho việc dò tìm linh hoạt

Ví dụ 5: Kết hợp VLOOKUP với hàm LEFT để tìm mã ngành học

Dựa vào bảng mã ngành, bạn cần tìm tên ngành học của sinh viên dựa trên ký tự đầu tiên của số báo danh.

Bạn sử dụng kết hợp VLOOKUP với hàm LEFT để điền vào ô cần tìm mã ngành như công thức sau: =VLOOKUP(LEFT(C10,1),F4:G5,2,0)

Trong đó:

• LEFT(C10,1): Hàm này sẽ giúp bạn trích xuất ký tự đầu tiên từ chuỗi số báo danh trong ô C10. Kết quả của hàm LEFT sẽ trở thành Lookup_value cho VLOOKUP.
• F4:G5: Là Table_array – bảng mã ngành.
• 2: Là Col_index_num – cột chứa “Tên ngành học”.
• 0: Là Range_lookup – dò tìm chính xác.

Ví dụ kết hợp hàm VLOOKUP và LEFT để trích xuất thông tin mã ngành

Sự kết hợp này minh họa tính linh hoạt của VLOOKUP khi làm việc với các hàm xử lý văn bản khác trong Excel. Để nâng cao kỹ năng sử dụng hàm, bạn có thể tìm hiểu thêm về [cách tính ngày tháng trong Excel](https://viettopreview.vn/cach-su-dung-ham-tinh-ngay-thang-trong-excel.html) hoặc [hàm đếm dòng trong Excel](https://viettopreview.vn/ham-dem-so-luong-dong-trong-excel.html) để mở rộng kiến thức.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Dùng Hàm VLOOKUP và Cách Khắc Phục

Trong quá trình sử dụng VLOOKUP, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Hiểu rõ nguyên nhân và cách làm lệnh VLOOKUP trong Excel để khắc phục chúng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A (Not Available) là lỗi phổ biến nhất với VLOOKUP, xảy ra khi:

1. Lookup_value không có trong cột đầu tiên của Table_array: Đây là lý do chính. Hàm không tìm thấy giá trị bạn muốn dò tìm.

   • Cách khắc phục: Kiểm tra lại Lookup_value và dữ liệu trong Table_array để đảm bảo chúng khớp nhau. Sử dụng [hàm IFERROR](https://www.dienmayxanh.com/kinh-nghiem-hay/cach-su-dung-ham-iferror-de-bat-loi-hieu-qua-trong-1359808 "hàm IFERROR") để thay thế #N/A bằng một giá trị khác (ví dụ: “Không tìm thấy”, “”).

2. Cột dò tìm không phải cột ngoài cùng bên trái của Table_array: VLOOKUP chỉ có thể dò tìm giá trị trong cột đầu tiên của Table_array.

   • Cách khắc phục: Điều chỉnh Table_array sao cho cột chứa Lookup_value là cột đầu tiên. Nếu không thể thay đổi cấu trúc bảng, hãy cân nhắc sử dụng kết hợp [hàm INDEX kết hợp hàm MATCH](https://www.dienmayxanh.com/kinh-nghiem-hay/cach-ket-hop-ham-index-va-match-trong-excel-de-do-1359941 "hàm INDEX kết hợp hàm MATCH"), đây là một giải pháp linh hoạt hơn cho phép dò tìm từ phải sang trái hoặc từ giữa bảng.

3. Lỗi định dạng dữ liệu hoặc khoảng trắng ẩn: Lookup_value và giá trị trong Table_array có thể trông giống nhau nhưng khác nhau về định dạng (ví dụ: số dưới dạng văn bản) hoặc có chứa các khoảng trắng thừa/ký tự không in được.

   • Cách khắc phục: Kiểm tra định dạng ô. Sử dụng hàm TRIM() để loại bỏ khoảng trắng thừa hoặc hàm CLEAN() để loại bỏ các ký tự không in được.

Lỗi #REF!

Lỗi #REF! (Reference Error) xảy ra khi Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array.

• Cách khắc phục: Kiểm tra lại Table_array và Col_index_num. Đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn tổng số cột trong Table_array.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! (Value Error) xuất hiện khi Col_index_num nhỏ hơn 1.

• Cách khắc phục: Col_index_num phải là một số nguyên dương, bắt đầu từ 1. Kiểm tra lại giá trị này trong công thức của bạn.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Lookup_value là một chuỗi văn bản nhưng không được đặt trong dấu ngoặc kép (“).

• Cách khắc phục: Đối với các giá trị dò tìm dạng văn bản, bạn phải luôn đặt chúng trong cặp dấu ngoặc kép. Ví dụ, thay vì VLOOKUP(Cải xoăn,...), hãy viết VLOOKUP("Cải xoăn",...).

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm VLOOKUP

Để tối ưu hóa cách làm lệnh VLOOKUP trong Excel và tránh các lỗi không đáng có, hãy ghi nhớ những lưu ý sau:

Luôn sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho Table_array

Như đã đề cập, khi sao chép công thức VLOOKUP, Table_array phải được cố định bằng dấu đô la ($) để đảm bảo nó luôn tham chiếu đúng vùng dữ liệu.

• Công thức đúng: =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0)

• Công thức sai (khi sao chép): Nếu không có dấu $, khi kéo công thức từ C13 xuống C14, B2:C10 sẽ tự động chuyển thành B3:C11, dẫn đến sai lệch kết quả.

Không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản

Nếu dữ liệu số trong cột dò tìm của Table_array được định dạng là văn bản, trong khi Lookup_value là số, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A. Excel coi “123” (văn bản) khác với 123 (số).

• Cách khắc phục: Chuyển định dạng các ô chứa số từ văn bản sang số. Bạn có thể chọn các ô đó, sau đó nhấp vào biểu tượng cảnh báo màu xanh lá cây và chọn “Convert to Number”, hoặc sử dụng các hàm như VALUE() để chuyển đổi.

Xử lý khi bảng dò tìm chứa những giá trị bị trùng

Nếu Table_array của bạn chứa nhiều giá trị trùng lặp trong cột dò tìm, VLOOKUP sẽ luôn trả về kết quả tương ứng với giá trị đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới.

• Ví dụ: Nếu có hai mục “Táo” với giá trị 97 và 23, VLOOKUP sẽ trả về 97.

• Giải pháp 1: Loại bỏ trùng lặp: Nếu bạn muốn kết quả duy nhất, hãy loại bỏ các giá trị trùng lặp trong bảng gốc bằng cách chọn bảng, vào thẻ Data > Remove Duplicates.

• Giải pháp 2: Sử dụng Pivot Table: Để có cái nhìn tổng quan và lọc dữ liệu trùng lặp một cách linh hoạt hơn, bạn có thể tạo Pivot Table.

Nếu bạn đang tìm hiểu về cách sử dụng các hàm điều kiện phức tạp hơn, có thể tham khảo [sử dụng nhiều hàm IF](https://viettopreview.vn/cach-su-dung-nhieu-ham-if.html) hoặc [hàm IFS trong Google Sheet](https://viettopreview.vn/ham-ifs-trong-google-sheet.html).

Các Hạn Chế Của Hàm VLOOKUP và Giải Pháp Thay Thế

Mặc dù VLOOKUP là một hàm mạnh mẽ, nó vẫn có một số hạn chế mà bạn cần biết để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

1. Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải

Đây là hạn chế lớn nhất của VLOOKUP. Nó chỉ có thể tìm kiếm Lookup_value trong cột đầu tiên của Table_array và trả về giá trị từ các cột bên phải. Nếu cột bạn muốn tìm kiếm nằm bên phải cột chứa Lookup_value, VLOOKUP không thể thực hiện trực tiếp.

• Giải pháp: Sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH. Đây là sự kết hợp linh hoạt hơn, cho phép dò tìm hai chiều (ngang và dọc) và dò tìm từ phải sang trái.
  Ví dụ kết hợp hàm INDEX và MATCH để dò tìm hai chiều hoặc từ phải sang trái

2. Chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt

Khi có nhiều giá trị trùng lặp trong cột dò tìm, VLOOKUP sẽ chỉ trả về kết quả cho lần xuất hiện đầu tiên của giá trị đó, bỏ qua các giá trị trùng lặp khác.

• Giải pháp: Để xử lý các trường hợp cần tìm kiếm nhiều lần xuất hiện của một giá trị hoặc tổng hợp dữ liệu, bạn có thể cần các hàm phức tạp hơn như SUMIFS, COUNTIFS, hoặc các tính năng như Pivot Table.
  Hạn chế của hàm VLOOKUP khi làm việc với các giá trị không duy nhất

3. Số thứ tự cột tham chiếu luôn cố định

Đối số Col_index_num yêu cầu bạn nhập một số cụ thể. Điều này gây khó khăn khi bạn cần thêm hoặc xóa cột trong Table_array, hoặc khi bạn muốn làm cho công thức linh hoạt hơn để trả về dữ liệu từ các cột khác nhau mà không cần sửa công thức thủ công.

• Giải pháp: Kết hợp VLOOKUP với hàm MATCH cho đối số Col_index_num. Hàm MATCH có thể tự động xác định số thứ tự của một cột dựa trên tên tiêu đề, giúp công thức trở nên động và dễ quản lý hơn.
  =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, MATCH(Tên_cột_muốn_lấy, Hàng_tiêu_đề_của_Table_array, 0), FALSE)
  Sử dụng hàm MATCH để làm động chỉ số cột trả về trong VLOOKUP

4. Mặc định thiết lập “approximate match” nếu không chỉ định

Nếu bạn bỏ qua đối số [Range_lookup], VLOOKUP sẽ mặc định là TRUE (dò tìm tương đối). Điều này có thể gây ra kết quả sai lệch nếu bảng dò tìm của bạn không được sắp xếp hoặc bạn thực sự cần dò tìm chính xác.

• Lưu ý: Luôn chỉ định FALSE (hoặc 0) cho Range_lookup nếu bạn muốn dò tìm chính xác.
  Minh họa việc VLOOKUP mặc định dò tìm tương đối (approximate match) nếu không chỉ định rõ

5. Làm chậm tốc độ phản hồi của bảng tính

Với các bảng tính rất lớn hoặc khi sử dụng VLOOKUP hàng ngàn lần, hàm này có thể làm giảm đáng kể hiệu suất của Excel, gây ra hiện tượng lag hoặc thậm chí crash chương trình.

• Giải pháp: Đối với các bộ dữ liệu cực lớn, cân nhắc sử dụng Power Query, INDEX/MATCH, hoặc VBA để tối ưu hiệu suất.
  Biểu đồ minh họa hiệu suất Excel bị ảnh hưởng khi sử dụng nhiều hàm VLOOKUP

---

VLOOKUP là một hàm cơ bản nhưng vô cùng mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và phân tích dữ liệu trong Excel. Nắm vững cách làm lệnh VLOOKUP trong Excel không chỉ giúp bạn giải quyết các tác vụ dò tìm hàng ngày mà còn là nền tảng để bạn tiếp cận các kỹ thuật xử lý dữ liệu phức tạp hơn. Hy vọng bài viết này của Việt Topreview đã cung cấp cho bạn những kiến thức toàn diện và hữu ích để tự tin áp dụng hàm VLOOKUP vào công việc của mình. Hãy luyện tập thường xuyên để làm chủ công cụ tuyệt vời này nhé!