Dự trù chi phí trang trí quán cafe: Lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Ước mơ mở một quán cafe riêng, tạo dựng không gian độc đáo và phục vụ những thức uống ngon đang là mục tiêu của nhiều bạn trẻ tại Việt Nam, đặc biệt là ở các thành phố lớn như TP.HCM hay Hà Nội. Nhu cầu thưởng thức cafe, làm việc, gặp gỡ bạn bè tại quán cafe ngày càng tăng cao, biến đây trở thành một lĩnh vực kinh doanh đầy tiềm năng. Tuy nhiên, từ ý tưởng đến hiện thực là cả một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về tài chính. Có nhiều cách để hiện thực hóa giấc mơ này: nhượng quyền từ các thương hiệu lớn, thuê đơn vị chuyên nghiệp thiết kế và thi công trọn gói, hoặc tự mình lên kế hoạch và thực hiện dựa trên kinh nghiệm. Dù chọn phương án nào, việc nắm rõ và dự trù chính xác Chi Phí Trang Trí Quán Cafe là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại ban đầu của dự án. Một bản kế hoạch chi phí chi tiết sẽ giúp bạn quản lý ngân sách hiệu quả, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo quán đi vào hoạt động đúng tiến độ.

Việc tìm hiểu các khoản mục chi phí, từ thiết kế ban đầu đến hoàn thiện nội thất và mua sắm trang thiết bị, sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra những quyết định sáng suốt phù hợp với nguồn vốn và mô hình kinh doanh mong muốn.

Bối cảnh ngành F&B Việt Nam: Tại sao chi phí trang trí lại quan trọng?

Ngành ẩm thực và đồ uống (F&B) tại Việt Nam luôn sôi động với sự cạnh tranh khốc liệt. Quán cafe không chỉ là nơi để thưởng thức đồ uống, mà còn là không gian để khách hàng thư giãn, làm việc, gặp gỡ bạn bè. Trong bối cảnh đó, thiết kế và trang trí nội thất đóng vai trò cực kỳ quan trọng, không chỉ thể hiện phong cách và cá tính của quán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Một không gian được thiết kế đẹp, độc đáo, tiện nghi và phù hợp với đối tượng mục tiêu có thể là yếu tố quyết định thu hút và giữ chân khách hàng, giúp quán nổi bật giữa vô vàn lựa chọn trên thị trường, thậm chí vượt qua các [quán cafe nổi tiếng ở hà nội] hay TP.HCM.

Chi phí dành cho thiết kế và trang trí có thể chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng vốn đầu tư ban đầu, nhưng đây thường là khoản đầu tư mang lại giá trị lâu dài. Nó không chỉ tạo ra “vỏ bọc” hấp dẫn bên ngoài mà còn tối ưu hóa công năng sử dụng, tạo môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên và mang lại cảm giác thoải mái nhất cho khách hàng. Việc tính toán chi phí này một cách cẩn thận sẽ giúp bạn cân đối ngân sách tổng thể, đảm bảo chất lượng công trình mà không bị “vung tay quá trán”. Nó là bước đi chiến lược để định vị thương hiệu và tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.

Chi phí tổng quan khi thiết kế và thi công quán cafe

Khi nói đến chi phí thiết kế quán cafe, cần hiểu rằng đây là một khoản mục bao hàm nhiều yếu tố khác nhau, từ việc lên ý tưởng trên giấy tờ cho đến biến ý tưởng đó thành không gian thực tế.

Chi phí thiết kế nội thất

Đây là chi phí trả cho đơn vị hoặc kiến trúc sư để họ lên bản vẽ concept, bản vẽ 2D, 3D chi tiết và bản vẽ kỹ thuật để thi công. Mức phí này phụ thuộc vào diện tích quán, độ phức tạp của phong cách thiết kế và uy tín của đơn vị thiết kế. Thông thường, chi phí thiết kế nội thất quán cafe có thể dao động quanh mức khoảng 15 triệu – 20 triệu đồng cho mặt bằng diện tích khoảng 80-100m². Với mức phí này, bạn sẽ nhận được bộ hồ sơ thiết kế đầy đủ để bắt tay vào thi công.

Chi phí thi công và xây dựng

Sau khi có bản vẽ thiết kế, chi phí lớn nhất tiếp theo chính là chi phí để biến bản vẽ thành hiện thực. Khoản này bao gồm chi phí vật liệu xây dựng, nhân công, cải tạo (nếu có) hoặc xây mới hoàn toàn. Mức chi phí này phụ thuộc rất lớn vào quy mô, phong cách thiết kế và tình trạng mặt bằng ban đầu.

Nếu bạn chọn mô hình quán đơn giản, chi phí thi công có thể từ 100 triệu đến 300 triệu đồng. Với những mô hình cao cấp hơn, đòi hỏi vật liệu đặc biệt, kết cấu phức tạp hoặc diện tích lớn hơn, chi phí có thể lên tới 500 triệu đồng. Đối với những quán cafe quy mô lớn, kiến trúc độc đáo hoặc cần xây dựng mới hoàn toàn, mức đầu tư cho phần xây dựng và hoàn thiện có thể vượt 1 tỷ đồng.

Mức chi phí thiết kế và thi công bao nhiêu là hợp lý hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng tài chính và định vị mô hình kinh doanh của bạn. Một quán cafe sang trọng, hướng tới phân khúc khách hàng cao cấp rõ ràng sẽ đòi hỏi mức đầu tư lớn hơn nhiều so với một quán cafe take-away nhỏ gọn hoặc một quán cafe sân vườn đơn giản. Việc xác định rõ phân khúc và phong cách ngay từ đầu sẽ giúp bạn có cơ sở để dự trù chi phí một cách chính xác hơn.

Nội thất quán cafe hiện đại với bàn ghế và không gian mở, minh họa chi phí thiết kế thi công trọn gói

Nếu bạn muốn kinh doanh theo hình thức nhượng quyền, chi phí thi công và thiết kế thường đã được tính toán và quy định sẵn trong gói nhượng quyền mà bên chủ thương hiệu đưa ra. Các chuỗi lớn như E-coffee của Trung Nguyên hay King Coffee đều có các gói nhượng quyền với mức giá và quy mô khác nhau, giúp bạn dễ dàng dự trù được khoản đầu tư này.

Không gian bên trong một quán cafe nhượng quyền E-coffee, ví dụ về chi phí đầu tư ban đầu

Ngược lại, nếu bạn tự xây dựng thương hiệu và muốn tiết kiệm chi phí trang trí quán cafe, việc lựa chọn mặt bằng tốt, ít cần cải tạo sẽ giúp giảm đáng kể khoản đầu tư ban đầu.

Mẫu thiết kế quán cafe cơ bản với chi phí trang trí hợp lý, phù hợp nhiều đối tượng khách hàng

Các khoản mục chi phí đầu tư cơ bản khác

Ngoài chi phí thiết kế và thi công, việc mở một quán cafe còn bao gồm nhiều khoản đầu tư ban đầu khác cần được tính toán kỹ lưỡng.

Chi phí đầu tư cơ sở vật chất

Khoản mục này đặc biệt lớn đối với những trường hợp bạn thuê mặt bằng là nhà phố cũ cần cải tạo hoặc xây dựng mới hoàn toàn trên đất trống. Chi phí này có thể chiếm trên 50% tổng mức đầu tư ban đầu. Nó bao gồm các công việc như gia cố kết cấu, xây tường, làm sàn, làm mái, lắp đặt cửa, hệ thống cách âm/cách nhiệt, v.v.

Ví dụ, một quán cafe xây dựng mới hoàn toàn có thể tốn hơn 1 tỷ đồng chỉ riêng cho phần cơ sở vật chất. Tương tự, việc cải tạo một ngôi nhà cũ thành quán cafe cũng có thể tiêu tốn hàng trăm triệu đến cả tỷ đồng tùy thuộc vào mức độ xuống cấp và quy mô cải tạo. Chủ đầu tư cần tính toán kỹ lưỡng khoản này để đảm bảo khả năng thu hồi vốn khi quán đi vào hoạt động.

Chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe

Chi phí đầu tư xây dựng quán cafe khung thép mới từ đầu

Chi phí trang thiết bị

Trang thiết bị là linh hồn vận hành của quán cafe, đặc biệt là khu vực quầy bar. Chi phí cho khoản này cực kỳ đa dạng, từ vài chục triệu đến hàng tỷ đồng tùy thuộc vào định vị chất lượng đồ uống và quy mô quán. Một chiếc máy pha cafe chuyên nghiệp có thể có giá hàng trăm triệu đồng, chưa kể máy xay, máy ép, máy xay sinh tố, bình đun nước, tủ lạnh, tủ đông, máy làm đá, máy rửa ly, v.v.

Đối với những quán cafe tập trung vào cà phê đặc sản (specialty coffee), chi phí đầu tư cho thiết bị còn cao hơn nữa với các loại máy móc và dụng cụ pha chế đặc thù. Quầy bar pha chế là khu vực tập trung nhiều thiết bị đắt tiền nhất. Diện tích quầy bar và sự phức tạp của menu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến danh mục và số lượng thiết bị cần mua sắm. [Bàn ghế quán nhậu cũ tphcm] hay quán cafe có thể là một lựa chọn để giảm bớt chi phí ban đầu cho khu vực ngồi, nhưng thiết bị pha chế thường đòi hỏi đầu tư mới và chất lượng để đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều.

Các loại trang thiết bị cần thiết cho quán cafe

Quầy bar trung tâm quán cafe đặt các thiết bị dụng cụ pha chế theo các phương thức khác nhau.

Chi phí nguồn nguyên liệu ban đầu

Khoản này bao gồm chi phí mua sắm các loại cà phê, trà, sữa, đường, sirup, trái cây và các nguyên liệu khác để pha chế đồ uống cho những ngày đầu tiên hoạt động. Đây thực chất là chi phí vận hành ban đầu, cần được dự trữ một lượng nhất định để đảm bảo quán có đủ nguyên liệu phục vụ khách hàng. Mức tồn kho nhiều hay ít phụ thuộc vào quy mô quán, dự kiến lượng khách và thời điểm trong năm. Chi phí nguyên liệu sẽ được hạch toán vào lỗ lãi hàng ngày/tháng trong quá trình vận hành.

Chi phí nhân viên

Tiền lương nhân viên là chi phí vận hành hàng tháng, không phải chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, bạn cần dự trù khoản này cho ít nhất 1-2 tháng đầu tiên khi quán mới mở và doanh thu chưa ổn định. Số lượng nhân viên cần tuyển (pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý) phụ thuộc vào quy mô quán và lượng khách dự kiến. Một quán cafe có sức chứa 60-70 chỗ ngồi có thể cần khoảng 10 nhân viên (bao gồm cả pha chế và phục vụ).

Không gian quán cà phê với thiết kế rộng rãi và bố trí nhân viên

Chi phí phát sinh khác và khấu hao

Trong quá trình thi công và vận hành, luôn có những chi phí phát sinh ngoài dự kiến (ví dụ: sửa chữa nhỏ, mua sắm bổ sung dụng cụ). Cần có một khoản dự phòng cho những chi phí này (khoảng 10-15% tổng chi phí đầu tư).

Ngoài ra, các khoản đầu tư lớn như cơ sở vật chất, thiết bị, bàn ghế cần được tính khấu hao theo thời gian sử dụng (thường là 3-5 năm hoặc lâu hơn). Chi phí khấu hao này cần được tính vào chi phí vận hành để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh và có kế hoạch thay thế, bảo dưỡng thiết bị, bàn ghế khi cần.

Chi tiết các hạng mục thi công quán cà phê

Để dự trù chi phí trang trí quán cafe và thi công chính xác, bạn cần bóc tách từng hạng mục công việc cụ thể. Các hạng mục chính thường bao gồm:

• Phần thô: Bao gồm các công việc đập phá, tháo dỡ (nếu là mặt bằng cũ), san lấp mặt bằng, xây tường, làm móng, đổ sàn, trát tường, sơn bả, ốp lát gạch sàn/tường.
• Hoàn thiện: Lắp đặt các hệ thống kỹ thuật như điện, nước, điều hòa, thông gió, camera an ninh, wifi, hệ thống phòng cháy chữa cháy.
• Nội thất: Thi công và lắp đặt bàn ghế, quầy bar, quầy thu ngân, kệ trưng bày, tủ đựng đồ và các vật dụng trang trí nội thất khác.
• Ánh sáng: Thiết kế và lắp đặt hệ thống chiếu sáng bao gồm đèn chiếu sáng chung, đèn chiếu điểm (spotlight), đèn trang trí (đèn chùm, đèn thả trần, đèn tường) để tạo hiệu ứng và không khí cho quán.
• Phụ kiện ngoại thất: Bao gồm làm bảng hiệu, trang trí mặt tiền, cây xanh, hoa kiểng, cổng trang trí (nếu có), khu vực để xe.

Dự trù chi phí thi công theo từng mô hình quán cafe

Chi phí thi công trên mỗi mét vuông có sự khác biệt đáng kể tùy thuộc vào phong cách thiết kế và mô hình quán cafe mà bạn lựa chọn. Dưới đây là mức giá tham khảo cho một số mô hình phổ biến:

• Mô hình quán cafe sân vườn: Tập trung vào không gian ngoài trời, sử dụng vật liệu chịu nước, kháng ẩm cho bàn ghế. Chi phí thi công: 1.450.000 VNĐ – 3.100.000 VNĐ/m².
• Thi công quán cafe khung thép: Phong cách hiện đại, sử dụng kết cấu khung thép, kính, sắt. Chi phí: 1.355.000 – 1.620.000 VNĐ/m².
• Thiết kế quán cafe khung thép đơn giản: Kết hợp khung thép, kính với cây xanh và nội thất gỗ đơn giản, tạo không gian mở, thoáng đãng. Chi phí: 1.340.000 – 1.580.000 VNĐ/m².
• Thi công quán cafe khung thép khẩu độ lớn: Tận dụng không gian rộng lớn, sử dụng cửa kính và giếng trời. Phù hợp với mặt bằng diện tích lớn. Chi phí: 1.610.000 – 2.990.000 VNĐ/m².
• Mô hình quán cafe máy lạnh – văn phòng: Chú trọng hệ thống điều hòa, cách âm, cửa kính và vách ngăn để tạo không gian yên tĩnh làm việc. Chi phí: 2.050.000 – 4.990.000 VNĐ/m².
• Mô hình quán cafe bar: Thiết kế quầy bar ấn tượng, sử dụng vật liệu cao cấp như gỗ, gạch, đá để tạo không gian sang trọng, lịch lãm. Chi phí: 3.050.000 – 5.950.000 VNĐ/m².
• Mô hình quán cà phê vintage: Sử dụng nội thất và vật dụng trang trí mang nét hoài cổ như bàn ghế gỗ cũ, gạch hoa văn, đồ gốm sứ, đồ handmade. Chi phí: 1.990.000 – 4.200.000 VNĐ/m².

Các mức giá trên chỉ là tham khảo và có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực địa lý, chất lượng vật liệu cụ thể được sử dụng và đơn vị thi công. Việc khảo sát và lấy báo giá chi tiết từ nhiều nhà thầu khác nhau là điều cần thiết.

Lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công chuyên nghiệp

Việc tính toán và quản lý chi phí trang trí quán cafe đòi hỏi sự chuyên môn và kinh nghiệm. Thay vì tự mình loay hoay với bản vẽ và tìm kiếm nhà thầu, nhiều chủ đầu tư lựa chọn hợp tác với các đơn vị thiết kế và thi công nội thất chuyên nghiệp.

Các đơn vị này có kinh nghiệm trong việc lên ý tưởng phù hợp với mô hình kinh doanh, tối ưu hóa công năng không gian, và quan trọng nhất là lập dự toán chi phí chi tiết và quản lý quá trình thi công hiệu quả. Họ hiểu rõ về vật liệu, quy trình xây dựng, và có mạng lưới nhà cung cấp, nhà thầu uy tín, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí bằng cách tránh những sai sót không đáng có.

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ đồng hành cùng bạn từ giai đoạn khảo sát mặt bằng, lên concept thiết kế, bóc tách khối lượng, lập dự toán chi tiết, cho đến giám sát và hoàn thiện công trình. Họ có thể đưa ra các giải pháp thiết kế linh hoạt, điều chỉnh theo ngân sách của bạn mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và công năng. Quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch từ khâu tiếp nhận thông tin, thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết và thi công sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý tài chính.

Ngoài ra, kinh nghiệm làm việc với nhiều dự án quán cafe giúp họ đưa ra những lời khuyên giá trị về việc lựa chọn phong cách, bố trí không gian, và các yếu tố khác ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Dù quán của bạn là mô hình nhỏ giản dị hay một địa điểm độc đáo như [quán cafe đèo hải vân], sự tư vấn chuyên nghiệp luôn mang lại lợi ích đáng kể.

Kết luận

Đầu tư vào một quán cafe là một quyết định quan trọng, và việc dự trù chi phí trang trí quán cafe một cách chính xác là bước nền tảng cho sự thành công. Từ chi phí thiết kế ban đầu, chi phí thi công xây dựng, cho đến các khoản đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị, và dự phòng cho chi phí phát sinh, mỗi khoản mục đều cần được tính toán cẩn thận dựa trên mô hình kinh doanh và khả năng tài chính thực tế của bạn.

Việc lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp không chỉ tạo nên không gian thu hút mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tổng mức đầu tư. Các mô hình khác nhau có mức chi phí trên mét vuông rất đa dạng, từ quán cafe sân vườn, khung thép đơn giản đến các quán cafe bar hay văn phòng đòi hỏi đầu tư hệ thống kỹ thuật cao hơn.

Để đảm bảo quá trình xây dựng và hoàn thiện diễn ra suôn sẻ, đúng ngân sách và đạt chất lượng mong muốn, việc hợp tác với một đơn vị thiết kế và thi công nội thất chuyên nghiệp là một lựa chọn đáng cân nhắc. Họ không chỉ giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng thiết kế mà còn cung cấp bản dự toán chi tiết, quản lý tiến độ thi công và hạn chế rủi ro phát sinh, từ đó tối ưu hóa khoản đầu tư của bạn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những thông tin hữu ích để bắt đầu hành trình lập kế hoạch ngân sách cho quán cafe mơ ước của mình. Chúc bạn thành công!