Hướng dẫn các hàm cơ bản trong Excel bạn nhất định phải biết để làm việc hiệu quả

Microsoft Excel là một công cụ bảng tính mạnh mẽ và linh hoạt, được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực từ học tập, công việc văn phòng, quản lý tài chính cá nhân, đến phân tích dữ liệu cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Đối với độc giả của Viettopreview, dù bạn quan tâm đến tiền kỹ thuật số, ẩm thực hay du lịch, kỹ năng sử dụng Excel hiệu bản là một lợi thế không nhỏ. Bạn có thể dùng Excel để theo dõi danh mục đầu tư crypto, lập kế hoạch chi tiêu cho các chuyến đi, tính toán công thức nấu ăn theo tỷ lệ, hoặc quản lý doanh thu cho một quán ăn nhỏ. Nắm vững các hàm cơ bản là bước đầu tiên và quan trọng nhất để khai thác tối đa sức mạnh của Excel. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về các hàm Excel thông dụng nhất, giúp bạn thực hiện các phép tính, xử lý số liệu một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý cuộc sống. Hãy cùng khám phá những viên gạch đầu tiên xây dựng nên khả năng làm chủ Excel của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm sách học tin học văn phòng hoặc các khóa học tin học văn phòng ở tphcm để nâng cao kỹ năng, việc hiểu rõ các hàm này sẽ là nền tảng vững chắc. Hướng dẫn này tập trung vào các kiến thức hướng dẫn cơ bản excel, phù hợp với người mới bắt đầu.

Bài viết được thực hiện trên phần mềm Excel 2021, nhưng các hàm và cú pháp này tương tự và có thể áp dụng dễ dàng cho các phiên bản khác như Excel 2013, 2016, 2019 và Microsoft Excel 365, thậm chí là tin học văn phòng excel 2010.

Các hàm tính toán cơ bản

Nhóm hàm này giúp bạn thực hiện các phép tính số học đơn giản và phổ biến nhất trên dữ liệu của mình. Đây là những hàm nền tảng mà bất kỳ người dùng Excel nào cũng cần biết.

Hàm SUM

Hàm SUM dùng để tính tổng tất cả các số trong một dãy ô được chỉ định. Công dụng chính của SUM là tính tổng giá trị của các số hoặc dãy số bạn muốn cộng lại.

Cú pháp: =SUM(Number1, [Number2], ...)

Với:

• Number1 (Bắt buộc): Là đối số đầu tiên mà bạn muốn thêm.
• [Number2], ... (Tùy chọn): Tối đa 255 đối số bổ sung mà bạn muốn tính tổng. Các đối số này có thể là số, tham chiếu ô, hoặc một phạm vi ô.

Kết quả của hàm SUM là tổng các giá trị được chọn.

Ví dụ: =SUM(20,40,60) sẽ cho kết quả là 120.

Công thức và kết quả ví dụ hàm SUM tính tổng trực tiếp các số

Ví dụ khác: Để tính tổng các giá trị trong dãy ô từ A1 đến A3, bạn sử dụng công thức =SUM(A1:A3). Nếu các ô A1, A2, A3 lần lượt chứa 30, 40, 50, kết quả sẽ là 120.

Ví dụ sử dụng hàm SUM tính tổng dãy ô A1 đến A3 trong Excel

Hàm SUM là một trong những hàm được sử dụng thường xuyên nhất trong Excel.

Hàm MIN/MAX

Hàm MIN và MAX giúp bạn nhanh chóng tìm ra giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong một tập hợp dữ liệu số.

Hàm MIN

Hàm MIN dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu hoặc một danh sách các số.

Cú pháp: =MIN(Number1, [Number2], ...)

Với:

• Number1 (Bắt buộc): Số, tham chiếu ô, hoặc phạm vi đầu tiên mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
• [Number2], ... (Tùy chọn): Tối đa 255 số, tham chiếu ô, hoặc phạm vi bổ sung.

Kết quả trả về là giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các đối số.

Ví dụ: Để tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu từ A2 đến C5 như hình dưới, bạn sử dụng công thức =MIN(A2:C5). Kết quả sẽ là 25, giá trị nhỏ nhất trong phạm vi đó.

Minh họa hàm MIN tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu A2 C5

Hàm MAX

Hàm MAX dùng để tìm giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc một danh sách các số.

Cú pháp: =MAX(Number1, [Number2], ...)

Với:

• Number1 (Bắt buộc): Số, tham chiếu ô, hoặc phạm vi đầu tiên mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.
• [Number2], ... (Tùy chọn): Tối đa 255 số, tham chiếu ô, hoặc phạm vi bổ sung.

Kết quả trả về là giá trị lớn nhất trong tập hợp các đối số.

Ví dụ: Tương tự, để tìm giá trị lớn nhất trong cùng vùng dữ liệu A2:C5, bạn sử dụng công thức =MAX(A2:C5). Kết quả sẽ là 89, giá trị lớn nhất trong phạm vi đó.

Minh họa hàm MAX tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu A2 C5

Hàm MIN và MAX rất hữu ích khi bạn cần nhanh chóng xác định các giá trị cực đoan trong một tập dữ liệu lớn, ví dụ như tìm điểm cao nhất/thấp nhất, doanh số cao nhất/thấp nhất, hay giá trị đầu tư nhỏ nhất/lớn nhất.

Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT và COUNTA được dùng để đếm số lượng ô trong một phạm vi, nhưng với các tiêu chí khác nhau.

Hàm COUNT

Hàm COUNT dùng để đếm số lượng ô chỉ chứa số trong một vùng dữ liệu được chỉ định. Các ô chứa văn bản, giá trị logic, hoặc trống sẽ bị bỏ qua.

Cú pháp: =COUNT(Value1, [Value2], ...)

Với:

• Value1 (Bắt buộc): Tham chiếu ô hoặc phạm vi đầu tiên mà bạn muốn đếm.
• [Value2], ... (Tùy chọn): Tối đa 255 tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung.

Kết quả trả về là tổng số lượng ô trong các đối số chứa giá trị số.

Ví dụ: Trong vùng dữ liệu A2:C5, nếu bạn muốn đếm xem có bao nhiêu ô chứa giá trị số, bạn dùng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả sẽ là tổng số ô có chứa số trong phạm vi này.

Đếm giá trị là số trong vùng dữ liệu

Hàm COUNTA

Hàm COUNTA (Count All) dùng để đếm số lượng ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định. Hàm này đếm cả ô chứa số, văn bản, giá trị logic (TRUE/FALSE), lỗi, hoặc bất kỳ giá trị nào khác.

Cú pháp: =COUNTA(Value1, [Value2], ...)

Với:

• Value1 (Bắt buộc): Là những ô cần đếm hoặc một vùng cần đếm.
• [Value2], ... (Tùy chọn): Tối đa 255 đối số đại diện cho các giá trị, tham chiếu ô, hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn đếm.

Kết quả đạt được là số lượng ô có chứa bất kỳ ký tự hoặc số nào (không trống).

Ví dụ: Để đếm số lượng ô không trống trong bảng bên dưới (vùng A2:C5), ta có công thức =COUNTA(A2:C5). Kết quả sẽ là tổng số ô không bị bỏ trống trong phạm vi này.

Đếm số lượng ô không trống trong một vùng dữ liệu

Sự khác biệt giữa COUNT và COUNTA rất quan trọng: COUNT chỉ đếm ô có số, còn COUNTA đếm tất cả các ô có chứa dữ liệu (không trống).

Hàm ODD/EVEN

Hai hàm này được sử dụng để làm tròn số lên số nguyên lẻ hoặc chẵn gần nhất.

Hàm ODD

Hàm ODD trả về số được làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất, xa 0 hơn.

Cú pháp: =ODD(Number)

Với:

• Number (Bắt buộc): Là giá trị số cần làm tròn.

Nếu Number là số lẻ, hàm sẽ trả về chính số đó. Nếu là số chẵn hoặc số thập phân, nó sẽ làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất theo hướng xa 0.

Ví dụ:

• =ODD(4.6) sẽ trả về 5.
• =ODD(4) sẽ trả về 5.
• =ODD(5) sẽ trả về 5.
• =ODD(-4.6) sẽ trả về -5.

Trả về số nguyên lẻ gần nhất

Hàm EVEN

Hàm EVEN trả về số được làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất, xa 0 hơn.

Cú pháp: =EVEN(Number)

Với:

• Number (Bắt buộc): Là giá trị số cần làm tròn.

Nếu Number là số chẵn, hàm sẽ trả về chính số đó. Nếu là số lẻ hoặc số thập phân, nó sẽ làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất theo hướng xa 0.

Ví dụ:

• =EVEN(53.4) sẽ trả về 54.
• =EVEN(53) sẽ trả về 54.
• =EVEN(54) sẽ trả về 54.
• =EVEN(-53.4) sẽ trả về -54.

Làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất

Các hàm này thường được dùng trong các trường hợp cụ thể liên quan đến tính toán số nguyên chẵn/lẻ.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số trong trang tính. Hàm này rất hữu ích để tìm giá trị trung bình của một tập dữ liệu, ví dụ như điểm trung bình, doanh số trung bình, hoặc giá trung bình.

Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2], ...)

Với:

• number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
• [number2], ... (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255 đối số.

Kết quả là giá trị trung bình cộng của các số trong các đối số. Lưu ý, hàm AVERAGE sẽ bỏ qua các ô trống hoặc ô chứa văn bản.

Ví dụ: Để tính lương trung bình theo thông tin bên dưới (từ ô C3 đến C8), ta có công thức =AVERAGE(C3:C8). Kết quả nhận được là giá trị trung bình của 6 tháng lương.

Công thức AVERAGE tính lương trung bình từ ô C3 đến C8

AVERAGE là công cụ không thể thiếu khi cần phân tích xu hướng hoặc so sánh hiệu suất trung bình.

Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT là hàm nhân tất cả các đối số đã chọn với nhau và trả về tích của chúng.

Cú pháp: =PRODUCT(number1, [number2], ...)

Với:

• number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính tích.
• [number2], ... (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính tích, tối đa là 255 đối số.

Kết quả là tích của tất cả các số được cung cấp làm đối số. Hàm PRODUCT xử lý các đối số không phải là số (ô trống, văn bản, giá trị logic) như 1.

Ví dụ: Để tính tích các giá trị trong vùng D2 đến D8, bạn nhập công thức =PRODUCT(D2:D8).

Minh họa hàm PRODUCT tính tích các giá trị trong vùng D2 đến D8

Các hàm điều kiện logic

Nhóm hàm này cho phép bạn thực hiện các phép tính hoặc trả về các giá trị dựa trên việc kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện logic có đúng hay không. Đây là những hàm rất mạnh mẽ để tự động hóa việc ra quyết định trong bảng tính của bạn.

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được dùng để đếm số lượng ô trong một vùng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện (tiêu chí) được chỉ định.

Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)

Với:

• range (Bắt buộc): Vùng dữ liệu cần đếm.
• criteria (Bắt buộc): Điều kiện để đếm. Điều kiện này có thể là một số, một biểu thức (ví dụ: “>100”), một tham chiếu ô, văn bản, hoặc một hàm. Văn bản và biểu thức cần được đặt trong dấu ngoặc kép (“”).

Kết quả trả về là số lượng ô trong range đáp ứng criteria.

Ví dụ: Có bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn kho. Để thống kê xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm trong cột C (từ C2 đến C11), nhập công thức: =COUNTIF(C2:C11,">150").

Kết quả trả về cho thấy có tổng cộng 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.

Ví dụ sử dụng hàm COUNTIF đếm số mặt hàng có số lượng tồn trên 150

Hàm COUNTIF là bước đệm tuyệt vời để làm quen với việc sử dụng điều kiện trong Excel trước khi chuyển sang các hàm phức tạp hơn như SUMIF hay IF. Để hiểu sâu hơn về các hàm đếm có điều kiện, bạn có thể tìm hiểu thêm về cách đếm theo điều kiện với COUNTIF/COUNTIFS.

Hàm IF

Hàm IF là một trong những hàm logic phổ biến và quan trọng nhất trong Excel. Nó cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và thực hiện các hành động khác nhau tùy thuộc vào kết quả kiểm tra (Đúng hoặc Sai).

Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, [Value_if_false])

Với:

• Logical_test (Bắt buộc): Điều kiện logic mà bạn muốn kiểm tra. Kết quả của kiểm tra này phải là TRUE hoặc FALSE.
• Value_if_true (Bắt buộc): Giá trị hoặc hành động mà Excel sẽ thực hiện nếu Logical_test là TRUE.
• [Value_if_false] (Tùy chọn): Giá trị hoặc hành động mà Excel sẽ thực hiện nếu Logical_test là FALSE.

Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false:

• Nếu điều kiện thỏa (TRUE) và Value_if_true trống, giá trị trả về sẽ là 0.
• Nếu điều kiện không thỏa (FALSE) và Value_if_false trống, giá trị trả về sẽ là FALSE.
• Thực tế, bạn thường sẽ điền giá trị hoặc công thức vào cả hai đối số TRUE và FALSE để có kết quả rõ ràng.

Ví dụ: Xét học sinh có qua môn hay không với điều kiện:

• Điểm số từ 7 trở lên: “Đạt”
• Điểm số thấp hơn 7: “Không Đạt”

Tại ô D2, bạn nhập công thức =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt"). Sau đó kéo công thức xuống cho các học sinh khác.

Công thức hàm IF xét điều kiện điểm số để xếp loại Đạt hoặc Không Đạt

Hàm IF có thể lồng ghép (IF lồng IF) để kiểm tra nhiều điều kiện, hoặc kết hợp với các hàm logic khác như AND, OR để tạo ra các kiểm tra phức tạp hơn.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi (sum_range) đáp ứng một tiêu chí (criteria) xác định trong một phạm vi khác (range).

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Với:

• range (Bắt buộc): Phạm vi ô mà bạn muốn đánh giá theo tiêu chí.
• criteria (Bắt buộc): Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng ở ô nào. Văn bản và biểu thức cần đặt trong dấu ngoặc kép.
• [sum_range] (Tùy chọn): Các ô thực tế để cộng. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range.

Ví dụ: Tính tổng số lượng xuất hiện của mặt hàng có màu “cam” trong bảng. Giả sử cột A chứa màu sắc và cột B chứa số lượng. Công thức sẽ là =SUMIF(A1:A8,"cam",B1:B8).

Hàm SUMIF tính tổng số lượng sản phẩm có màu "cam"

Hàm SUMIF là công cụ mạnh mẽ để tổng hợp dữ liệu có điều kiện, ví dụ như tính tổng doanh thu theo từng loại sản phẩm, tổng chi phí theo từng hạng mục, hoặc tổng lượng giao dịch crypto theo từng loại coin. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, bài viết Hàm SUMIF trong Excel: Cách sử dụng đơn giản và dễ hiểu sẽ rất hữu ích.

Các hàm xử lý văn bản

Nhóm hàm này giúp bạn làm việc với chuỗi văn bản trong các ô, cho phép trích xuất, kết hợp, đếm hoặc thay đổi định dạng văn bản. Kỹ năng này rất quan trọng khi dữ liệu của bạn không chỉ bao gồm số mà còn là tên, địa chỉ, mã sản phẩm, v.v.

Hàm LEFT/RIGHT/MID

Ba hàm này cho phép bạn trích xuất một phần của chuỗi văn bản từ vị trí khác nhau.

Hàm LEFT

Hàm LEFT dùng để cắt một số ký tự xác định từ bên trái của một chuỗi văn bản.

Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])

Với:

• text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• [num_chars] (Tùy chọn): Số lượng ký tự mà hàm LEFT sẽ trích xuất từ bên trái. Nếu bỏ qua, mặc định là 1.

Ví dụ: Để lấy 3 ký tự đầu tiên từ chuỗi “Phạm Văn A” trong ô B3, bạn nhập công thức =LEFT(B3,3). Kết quả sẽ là “Phạ“.

Minh họa hàm LEFT cắt 3 ký tự đầu tiên từ chuỗi văn bản trong ô B3

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT dùng để cắt một số ký tự xác định từ bên phải của một chuỗi văn bản.

Cú pháp: =RIGHT(text, [num_chars])

Với:

• text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• [num_chars] (Tùy chọn): Số lượng ký tự mà hàm RIGHT sẽ trích xuất từ bên phải. Nếu bỏ qua, mặc định là 1.

Ví dụ: Để lấy 7 ký tự cuối cùng từ chuỗi “Phạm Văn A” trong ô B3, bạn nhập công thức =RIGHT(B3,7). Kết quả sẽ là “Văn A“.

Hàm MID

Hàm MID trả về một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ một vị trí do bạn chỉ định và với độ dài do bạn chỉ định.

Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)

Với:

• text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.
• start_num (Bắt buộc): Vị trí của ký tự đầu tiên mà bạn muốn trích xuất trong chuỗi text. Ký tự đầu tiên trong text có vị trí là 1.
• num_chars (Bắt buộc): Số ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ vị trí start_num.

Ví dụ: Để lấy 7 ký tự từ chuỗi “Phạm Văn A” trong ô B3, bắt đầu từ vị trí thứ 3, bạn nhập công thức =MID(B3,3,7). Ký tự thứ 3 là ‘ạ’, 7 ký tự tiếp theo là “ạm Văn A”. Kết quả sẽ là “ạm Văn A“. (Lưu ý: ví dụ trong ảnh gốc có vẻ nhập sai công thức, kết quả đúng với công thức là “ạm Văn A”).

Hàm MID rất linh hoạt khi bạn cần trích xuất thông tin nằm ở giữa một chuỗi, ví dụ như mã vùng từ số điện thoại, hoặc mã sản phẩm từ một chuỗi định danh dài hơn. Bạn có thể xem chi tiết hơn về cách sử dụng hàm MID tại bài viết Cách sử dụng hàm MID trong Excel để cắt chuỗi.

Hàm LEN

Hàm LEN (Length) dùng để đếm tổng số ký tự trong một chuỗi văn bản hoặc một ô chứa chuỗi ký tự, bao gồm cả khoảng trắng.

Cú pháp: =LEN(text)

Với:

• text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản hoặc tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản mà bạn muốn đếm ký tự.

Ví dụ: Nếu ô A1 đang chứa chuỗi ký tự “Điện máy XANH“, công thức =LEN(A1) sẽ trả về 15 (13 ký tự và 2 khoảng trắng).

Hàm LEN hữu ích khi bạn cần kiểm tra độ dài dữ liệu nhập liệu, hoặc kết hợp với các hàm văn bản khác để xử lý chuỗi động. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo Cách dùng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự, có bài tập minh họa.

Hàm CONCAT

Hàm CONCAT (Concatentate) dùng để nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi văn bản duy nhất. Đây là hàm hiện đại hơn, được giới thiệu từ Excel 2016 trở đi, thay thế cho hàm CONCATENATE.

Cú pháp: =CONCAT(text1, [text2], ...)

Với:

• text1 (Bắt buộc): Mục đầu tiên cần nối. Mục này có thể là một giá trị văn bản, số, hoặc tham chiếu ô.
• [text2], ... (Tùy chọn): Tối đa 254 mục bổ sung cần nối.

Kết quả là một chuỗi văn bản duy nhất được tạo ra bằng cách nối các đối số lại với nhau theo thứ tự.

Ví dụ: =CONCAT("Điện"," ","máy"," ","XANH"," ","Xin"," ","Cám"," ","ơn.") sẽ trả về chuỗi “Điện máy XANH Xin Cám ơn.“.
Bạn cũng có thể nối các giá trị trong một phạm vi ô: =CONCAT(A1:C1) sẽ nối nội dung của các ô A1, B1, C1 lại với nhau.

Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE có chức năng tương tự như CONCAT, dùng để nối nhiều mục thành một chuỗi văn bản. Đây là hàm truyền thống, có mặt trong các phiên bản Excel cũ hơn. Mặc dù CONCAT là hàm mới hơn, CONCATENATE vẫn được giữ lại để đảm bảo tương thích ngược.

Cú pháp: =CONCATENATE(text1, [text2], ...)

Tham số tương tự như hàm CONCAT.

Ví dụ: =CONCATENATE("Chào"," ","bạn!") sẽ trả về “Chào bạn!“.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể sử dụng hàm CONCAT mới hơn để nối chuỗi. Một cách khác đơn giản để nối chuỗi là sử dụng toán tử “&” giữa các chuỗi hoặc tham chiếu ô, ví dụ: ="Chào" & " " & "bạn!".

Các hàm làm việc với ngày tháng

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số sê-ri, giúp dễ dàng thực hiện các phép tính với thời gian. Nhóm hàm này giúp bạn tạo, trích xuất hoặc hiển thị thông tin về ngày và giờ.

Hàm NOW

Hàm NOW dùng để hiển thị ngày và thời gian hiện tại dựa trên hệ thống của máy tính của bạn. Giá trị này sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở lại trang tính hoặc có sự thay đổi trong bảng tính (ví dụ: nhập công thức mới).

Cú pháp: =NOW()

Hàm NOW không có đối số.

Ví dụ:

• =NOW(): Trả về ngày và thời gian hiện tại.
• =NOW()+7: Trả về ngày và thời gian sau 7 ngày kể từ bây giờ.

Hàm NOW hữu ích cho việc ghi lại dấu thời gian, tính toán thời gian dựa trên thời điểm hiện tại, hoặc theo dõi sự kiện theo thời gian thực (trong giới hạn Excel).

Hàm DATE

Hàm DATE trả về một số sê-ri đại diện cho một ngày cụ thể dựa trên các giá trị năm, tháng và ngày mà bạn cung cấp. Excel diễn giải số sê-ri này thành định dạng ngày.

Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day)

Với:

• Year (Bắt buộc): Một số thể hiện năm.
• Month (Bắt buộc): Một số nguyên từ 1 đến 12 thể hiện tháng trong năm.
• Day (Bắt buộc): Một số nguyên dương thể hiện ngày trong tháng.

Ví dụ: =DATE(2015,5,20) trả về kết quả ngày 20/05/2015.

Hàm DATE thường được sử dụng để xây dựng ngày từ các giá trị số riêng biệt (ví dụ: năm ở cột A, tháng ở cột B, ngày ở cột C), hoặc để tạo ngày cụ thể trong các công thức tính toán thời gian.

Hàm TIME

Hàm TIME trả về số thập phân đại diện cho một thời gian cụ thể dựa trên các giá trị giờ, phút và giây mà bạn cung cấp. Số thập phân này là một phần của ngày (ví dụ: 0.5 đại diện cho 12 giờ trưa).

Cú pháp: =TIME(Hour, Minute, Second)

Với:

• Hour (Bắt buộc): Một số từ 0 (12:00 SA) đến 23 (11:00 CH) thể hiện giờ.
• Minute (Bắt buộc): Một số từ 0 đến 59 thể hiện phút.
• Second (Bắt buộc): Một số từ 0 đến 59 thể hiện giây.

Ví dụ: =TIME(14,30,0) trả về số thập phân đại diện cho 2:30 CH. Nếu định dạng ô là thời gian, nó sẽ hiển thị 2:30:00 PM hoặc 14:30.

Hàm TIME hữu ích khi bạn cần tạo giá trị thời gian từ các thành phần riêng biệt, hoặc để thực hiện các phép tính dựa trên thời gian.

Các hàm tra cứu dữ liệu

Nhóm hàm này là cực kỳ quan trọng khi bạn làm việc với các bảng dữ liệu lớn. Chúng cho phép bạn tìm kiếm một giá trị trong một bảng hoặc phạm vi và trả về thông tin liên quan từ các cột/hàng khác trong cùng bảng đó.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) là hàm được sử dụng để dò tìm dữ liệu theo cột dọc. Nó tìm kiếm một giá trị (Lookup_value) trong cột đầu tiên của một bảng hoặc phạm vi dữ liệu (Table_array) và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác (Col_index_num) trên cùng hàng.

Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Với:

• Lookup_value (Bắt buộc): Giá trị cần dò tìm. Có thể là giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô.
• Table_array (Bắt buộc): Bảng hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Excel luôn tìm kiếm Lookup_value trong cột đầu tiên của Table_array. Để công thức hoạt động đúng khi kéo xuống, bạn nên cố định phạm vi này bằng dấu $, ví dụ $H$3:$I$8.
• Col_index_num (Bắt buộc): Số thứ tự của cột trong Table_array mà bạn muốn lấy dữ liệu trả về. Cột đầu tiên trong Table_array là cột 1.
• [Range_lookup] (Tùy chọn): Xác định kiểu tìm kiếm:
  • TRUE hoặc 1 (Mặc định): Tìm kiếm tương đối. Trả về kết quả khớp chính xác hoặc kết quả khớp gần đúng lớn nhất nhỏ hơn Lookup_value. Yêu cầu cột đầu tiên của Table_array phải được sắp xếp tăng dần.
  • FALSE hoặc 0: Tìm kiếm chính xác. Chỉ trả về kết quả nếu tìm thấy giá trị khớp chính xác với Lookup_value. Không yêu cầu bảng phải sắp xếp.

Ví dụ: Xác định mức phụ cấp cho nhân viên dựa vào chức vụ của họ. Bảng lương có cột Chức vụ (D) và Bảng phụ cấp (H3:I8) có Chức vụ (cột H) và Phụ cấp (cột I). Tại ô E4 (nơi cần hiển thị phụ cấp), bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0).

Giải thích công thức:

• D4: Giá trị cần dò tìm (chức vụ của nhân viên đầu tiên).
• $H$3:$I$8: Bảng tham chiếu phụ cấp. Được cố định để khi sao chép công thức xuống các ô khác, phạm vi bảng này không thay đổi.
• 2: Số thứ tự cột cần lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu (cột “Phụ cấp” là cột thứ 2 trong bảng H3:I8).
• 0 (hoặc FALSE): Kiểu tìm kiếm chính xác.

Công thức hàm VLOOKUP dò tìm mức phụ cấp nhân viên dựa vào mã chức vụ

VLOOKUP là hàm rất phổ biến trong xử lý dữ liệu, giúp kết nối thông tin giữa các bảng một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn qua bài viết Hàm VLOOKUP trong Excel: Cách dùng hàm VLOOKUP, có ví dụ cụ thể.

Hàm INDEX

Hàm INDEX trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị tại giao điểm của một hàng và cột cụ thể trong một phạm vi hoặc mảng nhất định. Hàm này rất linh hoạt và thường được sử dụng kết hợp với hàm MATCH.

Cú pháp (dạng mảng): =INDEX(array, row_num, [column_num])

Với:

• array (Bắt buộc): Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng chứa dữ liệu.
• row_num (Bắt buộc, trừ khi column_num được cung cấp): Thứ tự của hàng trong array chứa giá trị trả về.
• [column_num] (Tùy chọn, trừ khi row_num được bỏ qua): Thứ tự của cột trong array chứa giá trị trả về.

Lưu ý:

• Nếu array chỉ có một hàng hoặc một cột, bạn chỉ cần cung cấp row_num hoặc column_num tương ứng.
• Nếu array có nhiều hàng và nhiều cột, nhưng bạn chỉ cung cấp row_num (hoặc column_num), hàm sẽ trả về một mảng của toàn bộ hàng (hoặc cột) đó.

Ví dụ: Giả sử bạn cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng dữ liệu từ B4 đến E13. Bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13,4,1).

Giải thích công thức:

• B4:E13: Là mảng chứa giá trị cần trả về.
• 4: Số thứ tự của hàng trong mảng (dòng thứ 4 tính từ B4 xuống).
• 1: Số thứ tự của cột trong mảng (cột thứ 1 tính từ B4 sang).

Sau khi nhập xong, nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ là giá trị tại ô B7 (hàng 4, cột 1 trong mảng B4:E13).

Ví dụ về hàm INDEX

INDEX mạnh mẽ hơn VLOOKUP và HLOOKUP ở chỗ nó không yêu cầu cột tra cứu phải nằm ở cột đầu tiên (hoặc hàng đầu tiên) của bảng dữ liệu. Kết hợp INDEX với MATCH là một kỹ thuật tra cứu rất linh hoạt. Tìm hiểu thêm về Hàm INDEX trong Excel, cách sử dụng có bài tập cụ thể.

Hàm MATCH

Hàm MATCH là hàm tìm kiếm, xác định vị trí tương đối của một giá trị (Lookup_value) trong một mảng hoặc một dải ô (Lookup_array). Nó trả về số thứ tự của mục tìm thấy, không phải chính giá trị đó.

Cú pháp: =MATCH(Lookup_value, Lookup_array, [Match_type])

Với:

• Lookup_value (Bắt buộc): Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• Lookup_array (Bắt buộc): Mảng hoặc dải ô bạn muốn tìm kiếm Lookup_value trong đó. Vùng dữ liệu này chỉ có thể có duy nhất 1 hàng hoặc 1 cột.
• [Match_type] (Tùy chọn): Xác định kiểu khớp. Có 3 giá trị:
  • 0: Tìm kiếm chính xác. Trả về vị trí của giá trị khớp chính xác đầu tiên tìm thấy. Vùng Lookup_array không cần sắp xếp. (Kiểu phổ biến nhất)
  • 1 (Mặc định): Tìm kiếm khớp gần đúng. Trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng Lookup_value. Yêu cầu Lookup_array được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • -1: Tìm kiếm khớp gần đúng. Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn hoặc bằng Lookup_value. Yêu cầu Lookup_array được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Ví dụ: Dưới đây là hồ sơ thi tuyển của các học sinh. Bạn muốn tìm vị trí của học sinh “Lâm Thiên Trang” trong danh sách tên ở cột A (từ A2 đến A9). Tại ô G3, bạn thực hiện công thức: =MATCH(G1,A2:A9,0). Ô G1 chứa tên “Lâm Thiên Trang”.

ví dụ về hàm MATCH

Kết quả trả về sẽ là 8, vì “Lâm Thiên Trang” nằm ở vị trí thứ 8 trong phạm vi A2:A9. Hàm MATCH thường được sử dụng kết hợp với INDEX để tạo ra các công thức tra cứu mạnh mẽ và linh hoạt hơn VLOOKUP. Bạn có thể xem Hàm MATCH trong Excel – Cách tìm vị trí được chỉ định để biết thêm chi tiết.

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP (Horizontal Lookup) là hàm tìm kiếm tương tự VLOOKUP, nhưng dò tìm dữ liệu theo hàng ngang. Nó tìm kiếm một giá trị (Lookup_value) trong hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (Table_array) và trả về kết quả tương ứng trong một hàng chỉ định (Row_index_Num) trên cùng cột.

Cú pháp: =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_Num, [Range_lookup])

Với:

• Lookup_value (Bắt buộc): Giá trị đối chiếu với hàng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_array (Bắt buộc): Là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu. Excel tìm kiếm Lookup_value trong hàng đầu tiên của Table_array.
• Row_index_Num (Bắt buộc): Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính từ trên xuống, hàng đầu tiên là 1).
• [Range_lookup] (Tùy chọn): Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
  • TRUE hoặc 1 (Mặc định): Dò tìm tương đối. Yêu cầu hàng đầu tiên của Table_array sắp xếp tăng dần.
  • FALSE hoặc 0: Dò tìm chính xác.

Ví dụ: Ta cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 (B3:D8) với dữ kiện ở Bảng 2 (B11:F12), nơi Bảng 2 chứa thang điểm và xếp loại theo hàng ngang. Tại ô D4 (nơi cần hiển thị xếp loại), ta có công thức: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1).

Giải thích công thức:

• C4: Điểm số cần dò tìm (của học sinh đầu tiên).
• $B$11:$F$12: Bảng tham chiếu xếp loại (được cố định). Excel sẽ dò tìm điểm số trong hàng đầu tiên (B11:F11).
• 2: Số thứ tự dòng cần lấy dữ liệu (dòng thứ 2 của bảng tham chiếu, chứa các xếp loại).
• 1 (hoặc TRUE): Dò tìm tương đối (do thang điểm là các khoảng giá trị).

Hàm HLOOKUP hữu ích khi bảng tra cứu của bạn được tổ chức theo hàng ngang thay vì cột dọc. Tìm hiểu chi tiết tại Hàm HLOOKUP trong Excel: Công thức, ví dụ cụ thể.

Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE trong Excel cho phép bạn chọn một giá trị từ một danh sách các giá trị dựa trên một giá trị chỉ mục được cung cấp.

Cú pháp: =CHOOSE(index_num, value1, [value2], ...)

Với:

• index_num (Bắt buộc): Một số nguyên (hoặc một công thức/tham chiếu ô trả về số nguyên) chỉ ra vị trí của giá trị bạn muốn chọn trong danh sách value. Giá trị này phải nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng giá trị được cung cấp trong danh sách.
• value1, [value2], ... (Bắt buộc): Danh sách các giá trị mà bạn muốn chọn từ. Danh sách này có thể bao gồm các giá trị dạng số, văn bản, giá trị logic, tham chiếu ô, hoặc công thức.

Ví dụ: =CHOOSE(2, "Táo", "Chuối", "Cam") sẽ trả về “Chuối” vì 2 là chỉ mục của giá trị thứ hai trong danh sách.

Nếu index_num là 1, hàm trả về value1; nếu là 2, trả về value2, và cứ thế tiếp tục. Hàm CHOOSE hữu ích khi bạn cần trả về các giá trị khác nhau dựa trên một mã hoặc một lựa chọn được xác định bởi một con số. Ví dụ, bạn có thể dùng CHOOSE để trả về tên ngày trong tuần (Thứ Hai, Thứ Ba,…) dựa trên số thứ tự ngày (1, 2,…). Chi tiết về cách sử dụng hàm CHOOSE có thể tìm thấy tại Cách sử dụng hàm CHOOSE trong Excel để chọn giá trị trong Excel chi tiết nhất.

Kết luận

Việc nắm vững các hàm cơ bản trong Excel là một kỹ năng thiết yếu trong thế giới số ngày nay. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng hay người làm kinh doanh, khả năng sử dụng thành thạo các hàm tính toán, logic, xử lý văn bản, ngày tháng và tra cứu dữ liệu sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.

Chúng ta đã cùng điểm qua những hàm thông dụng nhất như SUM, AVERAGE, MIN, MAX để tính toán, COUNT, COUNTA, COUNTIF, IF, SUMIF để phân tích dữ liệu có điều kiện, LEFT, RIGHT, MID, LEN, CONCAT để làm việc với văn bản, NOW, DATE, TIME để xử lý thời gian, và VLOOKUP, INDEX, MATCH, HLOOKUP để tra cứu thông tin. Mỗi hàm đều có vai trò riêng và khi kết hợp chúng lại, sức mạnh của Excel trở nên vô cùng to lớn.

Hãy bắt đầu thực hành ngay trên bảng tính của bạn. Thử áp dụng các hàm này vào các bài toán thực tế, ví dụ như theo dõi chi phí du lịch theo từng hạng mục, quản lý danh sách các loại tiền điện tử và số lượng nắm giữ, hoặc lập bảng tính giá trị dinh dưỡng cho các món ăn yêu thích. Việc luyện tập thường xuyên là chìa khóa để bạn sử dụng Excel một cách tự tin và hiệu quả. Chúc bạn thành công trên hành trình chinh phục công cụ mạnh mẽ này!