Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Làm Tròn Số Trong Excel Hiệu Quả Nhất 2024

Trong công việc hàng ngày, đặc biệt là với các bảng tính Excel, việc xử lý số liệu chính xác là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, đôi khi những con số thập phân phức tạp có thể gây khó khăn trong việc trình bày báo cáo hoặc thực hiện các phép tính tiếp theo. Đây chính là lúc kỹ năng Hướng Dẫn Cách Làm Tròn Số Trong Excel trở nên cần thiết, giúp bạn đơn giản hóa dữ liệu, đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ đọc mà vẫn giữ được độ chính xác mong muốn. Việc làm tròn số không chỉ giúp dữ liệu gọn gàng hơn mà còn tuân thủ các quy tắc kế toán, tài chính hoặc thống kê cụ thể, tránh những sai lệch không đáng có trong quá trình phân tích. Bài viết này sẽ đi sâu vào các phương pháp làm tròn số trong Excel, từ cách định dạng đơn giản đến việc sử dụng các hàm chuyên biệt, giúp bạn nắm vững và áp dụng linh hoạt trong mọi tình huống.

I. Tại Sao Cần Làm Tròn Số Trong Excel?

Việc làm tròn số trong Excel không chỉ là một thao tác cơ bản mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc quản lý và phân tích dữ liệu. Đầu tiên, nó giúp đơn giản hóa dữ liệu và tăng cường tính dễ đọc. Imagine một bảng tính với hàng trăm con số có nhiều chữ số thập phân; việc làm tròn sẽ loại bỏ những chi tiết không cần thiết, giúp người xem dễ dàng nắm bắt thông tin tổng thể. Thứ hai, làm tròn số rất quan trọng để tuân thủ các quy tắc kế toán và tài chính cụ thể, nơi mà các giá trị thường yêu cầu được thể hiện dưới dạng số nguyên hoặc số thập phân cố định. Chẳng hạn, khi tính toán tiền tệ, việc làm tròn đến hai chữ số thập phân là tiêu chuẩn để thể hiện chính xác giá trị tiền tệ.

Bên cạnh đó, việc làm tròn còn giúp tránh sai lệch trong hiển thị và in ấn. Đôi khi, Excel chỉ hiển thị một số chữ số thập phân nhất định theo định dạng mặc định, nhưng giá trị thực tế của ô vẫn giữ nguyên toàn bộ các chữ số. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn khi người dùng nghĩ rằng số đã được làm tròn, trong khi các phép tính sau đó vẫn dựa trên giá trị gốc không làm tròn. Cuối cùng, làm tròn số còn nâng cao tính thẩm mỹ của báo cáo, giúp các bảng biểu trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi trình bày dữ liệu cho các đối tác hoặc quản lý, nơi mà sự rõ ràng và súc tích là yếu tố then chốt. Nắm vững các kỹ thuật làm tròn sẽ là một phần quan trọng trong bộ kỹ năng hướng dẫn dùng excel của bạn, đảm bảo mọi dữ liệu được xử lý một cách chuyên nghiệp và chính xác nhất.

II. Các Phương Pháp Làm Tròn Số Trong Excel Phổ Biến

Excel cung cấp nhiều cách để làm tròn số, từ các tùy chọn định dạng đơn giản đến việc sử dụng các hàm phức tạp. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp tùy thuộc vào mục đích của bạn: bạn muốn thay đổi giá trị thực của số hay chỉ muốn thay đổi cách hiển thị của nó.

1. Làm Tròn Số Bằng Định Dạng

Đây là cách làm tròn đơn giản và phổ biến nhất, thường được sử dụng khi bạn chỉ muốn thay đổi cách hiển thị của số mà không làm thay đổi giá trị thực tế của nó trong ô tính. Excel sẽ hiển thị một số với số lượng chữ số thập phân mong muốn, nhưng tất cả các phép tính sau đó vẫn sẽ dựa trên giá trị gốc, chưa được làm tròn.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Trên tab “Home”, trong nhóm “Number”, bạn có thể sử dụng các biểu tượng “Increase Decimal” (Tăng thập phân) hoặc “Decrease Decimal” (Giảm thập phân) để nhanh chóng điều chỉnh số lượng chữ số sau dấu phẩy.
• Bước 3 (Nâng cao hơn): Để có nhiều tùy chọn hơn, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm “Number” để mở hộp thoại “Format Cells”.Chọn More Number FormatsTrong hộp thoại “Format Cells”, chọn tab “Number”. Tại đây, bạn có thể chọn các định dạng như “Number” (Số), “Currency” (Tiền tệ), “Accounting” (Kế toán), “Percentage” (Tỷ lệ phần trăm), v.v. Sau đó, nhập số lượng vị trí thập phân mà bạn muốn hiển thị tại ô “Decimal places”. Excel sẽ tự động làm tròn số để hiển thị theo định dạng bạn đã chọn.

Ưu điểm: Nhanh chóng, dễ thực hiện, giữ nguyên giá trị gốc cho các phép tính.
Nhược điểm: Không thay đổi giá trị thực tế của số, có thể gây nhầm lẫn nếu không hiểu rõ.

2. Sử Dụng Hàm ROUNDUP để Làm Tròn Lên

Hàm ROUNDUP trong Excel được thiết kế để luôn làm tròn một số lên, tức là làm tròn ra xa số 0. Điều này có nghĩa là nếu bạn có một số dương, nó sẽ làm tròn lên theo hướng dương, và nếu là số âm, nó sẽ làm tròn xuống theo hướng âm (vì nó đang đi xa hơn số 0).

Cú pháp: =ROUNDUP(number, num_digits)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn lên.
• num_digits (bắt buộc): Là số chữ số thập phân mà bạn muốn làm tròn đến.
  • Nếu num_digits là số dương, số sẽ được làm tròn đến số vị trí thập phân đã chỉ định.
  • Nếu num_digits là 0, số sẽ được làm tròn lên thành số nguyên gần nhất.
  • Nếu num_digits là số âm, số sẽ được làm tròn lên đến bên trái dấu thập phân (ví dụ: -1 làm tròn đến hàng chục, -2 làm tròn đến hàng trăm).

Ví dụ:

• =ROUNDUP(3.234, 2) sẽ cho kết quả 3.24 (làm tròn lên 2 chữ số thập phân).
• =ROUNDUP(3.275, 1) sẽ cho kết quả 3.3 (làm tròn lên 1 chữ số thập phân).
• =ROUNDUP(7.001, 0) sẽ cho kết quả 8 (làm tròn lên số nguyên gần nhất).
• =ROUNDUP(-3.275, 1) sẽ cho kết quả -3.3 (làm tròn xuống, ra xa số 0).
• =ROUNDUP(12345.67, -2) sẽ cho kết quả 12400 (làm tròn lên hàng trăm gần nhất).Hàm ROUNDUP

3. Sử Dụng Hàm ROUNDDOWN để Làm Tròn Xuống

Ngược lại với ROUNDUP, hàm ROUNDDOWN luôn làm tròn một số xuống, tức là làm tròn tiến về số 0. Với số dương, nó sẽ làm tròn xuống theo hướng dương, và với số âm, nó sẽ làm tròn lên theo hướng âm (vì nó đang tiến gần hơn số 0).

Cú pháp: =ROUNDDOWN(number, num_digits)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn xuống.
• num_digits (bắt buộc): Là số chữ số thập phân mà bạn muốn làm tròn đến. Nguyên tắc tương tự như ROUNDUP với num_digits dương, 0 hoặc âm.

Ví dụ:

• =ROUNDDOWN(3.239, 2) sẽ cho kết quả 3.23 (làm tròn xuống 2 chữ số thập phân).
• =ROUNDDOWN(3.275, 1) sẽ cho kết quả 3.2 (làm tròn xuống 1 chữ số thập phân).
• =ROUNDDOWN(7.999, 0) sẽ cho kết quả 7 (làm tròn xuống số nguyên gần nhất).
• =ROUNDDOWN(-3.275, 1) sẽ cho kết quả -3.2 (làm tròn lên, tiến về số 0).
• =ROUNDDOWN(12345.67, -2) sẽ cho kết quả 12300 (làm tròn xuống hàng trăm gần nhất).Hàm ROUNDDOWN

4. Hàm ROUND Làm Tròn Đến Số Gần Nhất

Hàm ROUND là hàm làm tròn phổ biến nhất và hoạt động theo quy tắc làm tròn truyền thống: nếu chữ số ngay sau vị trí làm tròn lớn hơn hoặc bằng 5 thì làm tròn lên, nếu nhỏ hơn 5 thì làm tròn xuống.

Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn.
• num_digits (bắt buộc): Là số chữ số thập phân mà bạn muốn làm tròn đến. Nguyên tắc tương tự như ROUNDUP với num_digits dương, 0 hoặc âm.

Ví dụ:

• =ROUND(3.275, 2) sẽ cho kết quả 3.28 (chữ số thứ ba là 5, làm tròn lên 2 chữ số thập phân).
• =ROUND(3.274, 2) sẽ cho kết quả 3.27 (chữ số thứ ba là 4, làm tròn xuống 2 chữ số thập phân).
• =ROUND(7.5, 0) sẽ cho kết quả 8 (làm tròn lên số nguyên gần nhất).
• =ROUND(7.4, 0) sẽ cho kết quả 7 (làm tròn xuống số nguyên gần nhất).
• =ROUND(-3.7, 0) sẽ cho kết quả -4.
• =ROUND(12345.67, -2) sẽ cho kết quả 12300.Hàm ROUND

5. Làm Tròn Lên Số Nguyên Lẻ/Chẵn Gần Nhất với ODD và EVEN

Hai hàm ODD và EVEN có mục đích làm tròn rất cụ thể, thường được sử dụng trong các tình huống yêu cầu số nguyên lẻ hoặc chẵn. Cả hai hàm này đều làm tròn số lên, ra xa số 0.

Hàm ODD

Hàm ODD dùng để làm tròn một số lên tới số nguyên lẻ gần nhất, ra xa số 0.

Cú pháp: =ODD(number)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn.

Ví dụ:

• =ODD(3.275) sẽ cho kết quả 5 (làm tròn lên số lẻ gần nhất, ra xa 0).
• =ODD(4.1) sẽ cho kết quả 5.
• =ODD(3) sẽ cho kết quả 3 (vì 3 đã là số lẻ, không làm tròn).
• =ODD(-3.275) sẽ cho kết quả -5 (làm tròn lên số lẻ gần nhất, ra xa 0).Hàm ODD

Hàm EVEN

Hàm EVEN dùng để làm tròn một số lên tới số nguyên chẵn gần nhất, ra xa số 0.

Cú pháp: =EVEN(number)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn.

Ví dụ:

• =EVEN(3.275) sẽ cho kết quả 4 (làm tròn lên số chẵn gần nhất, ra xa 0).
• =EVEN(2.1) sẽ cho kết quả 4.
• =EVEN(2) sẽ cho kết quả 2 (vì 2 đã là số chẵn, không làm tròn).
• =EVEN(-3.275) sẽ cho kết quả -4 (làm tròn lên số chẵn gần nhất, ra xa 0).Hàm EVEN

III. Các Hàm Làm Tròn Khác Cần Biết

Ngoài các hàm làm tròn chính đã nêu trên, Excel còn cung cấp một số hàm khác có liên quan đến việc xử lý phần thập phân của số, mặc dù chúng không phải là hàm làm tròn theo nghĩa truyền thống. Việc hiểu các hàm này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về cách Excel xử lý số.

Hàm INT

Hàm INT (Integer) trả về phần nguyên của một số bằng cách làm tròn số xuống đến số nguyên gần nhất. Điều này có nghĩa là nó sẽ làm tròn về phía số âm vô cùng.

Cú pháp: =INT(number)

Ví dụ:

• =INT(3.7) sẽ cho kết quả 3.
• =INT(-3.7) sẽ cho kết quả -4 (vì -4 nhỏ hơn -3.7).
• =INT(7.0) sẽ cho kết quả 7.

Hàm TRUNC

Hàm TRUNC (Truncate) cắt bỏ phần thập phân của một số, trả về phần nguyên của nó. Khác với INT khi xử lý số âm, TRUNC luôn cắt bỏ phần thập phân để tiến về số 0.

Cú pháp: =TRUNC(number, [num_digits])

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn cắt bỏ phần thập phân.
• num_digits (tùy chọn): Là số chữ số thập phân còn lại. Mặc định là 0.

Ví dụ:

• =TRUNC(3.7) sẽ cho kết quả 3.
• =TRUNC(-3.7) sẽ cho kết quả -3 (tiến về 0).
• =TRUNC(3.789, 2) sẽ cho kết quả 3.78.

Hàm MROUND

Hàm MROUND làm tròn một số đến bội số gần nhất của một số khác mà bạn chỉ định. Đây là hàm hữu ích khi bạn cần làm tròn theo các bước cụ thể (ví dụ: làm tròn đến bội số của 5, 10, 0.25, v.v.).

Cú pháp: =MROUND(number, multiple)

Trong đó:

• number (bắt buộc): Là số bạn muốn làm tròn.
• multiple (bắt buộc): Là bội số mà bạn muốn làm tròn đến.

Ví dụ:

• =MROUND(10.3, 5) sẽ cho kết quả 10 (10.3 gần với 10 hơn 15).
• =MROUND(12.6, 5) sẽ cho kết quả 15 (12.6 gần với 15 hơn 10).
• =MROUND(1.23, 0.25) sẽ cho kết quả 1.25.

IV. Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm Tròn Số Trong Excel

Khi làm việc với các chức năng làm tròn số trong Excel, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của dữ liệu. Việc hiểu rõ những điểm này sẽ giúp bạn tránh được các lỗi không mong muốn và sử dụng Excel một cách chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi cần hướng dẫn cách lọc trùng trong excel hoặc hướng dẫn làm mục lục word 2007 trong các báo cáo phức tạp.

1. Sự Khác Biệt Giữa Làm Tròn Hiển Thị và Làm Tròn Giá Trị Thực:
Điều cực kỳ quan trọng là phải phân biệt giữa việc làm tròn bằng định dạng (chỉ thay đổi cách hiển thị) và làm tròn bằng hàm (thay đổi giá trị thực của ô). Nếu bạn chỉ sử dụng định dạng số, các phép tính sau đó vẫn sẽ dựa trên giá trị gốc, chưa làm tròn, điều này có thể dẫn đến kết quả sai lệch nếu bạn mong đợi các phép tính dựa trên số đã làm tròn. Ngược lại, khi sử dụng các hàm như ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, giá trị trong ô sẽ thực sự được thay đổi, và các phép tính tiếp theo sẽ sử dụng giá trị đã làm tròn này. Hãy luôn tự hỏi: “Mình cần làm tròn để hiển thị hay để thay đổi giá trị tính toán?”

2. Chọn Hàm Phù Hợp Với Mục Đích Sử Dụng:
Mỗi hàm làm tròn đều có nguyên tắc riêng.

• ROUND phù hợp cho các trường hợp làm tròn tổng quát theo quy tắc toán học thông thường.
• ROUNDUP và ROUNDDOWN được sử dụng khi bạn cần làm tròn theo một hướng cụ thể, ví dụ như luôn làm tròn giá bán lên để đảm bảo lợi nhuận, hoặc luôn làm tròn xuống khi tính thuế.
• ODD và EVEN có ứng dụng chuyên biệt hơn, chẳng hạn trong lập kế hoạch nguồn lực hoặc các tình huống cần số lượng chẵn/lẻ.
• INT và TRUNC không phải là làm tròn theo nghĩa đen mà là cắt bỏ phần thập phân, hữu ích khi bạn chỉ cần phần nguyên.
  Việc lựa chọn đúng hàm là chìa khóa để đảm bảo tính chính xác cho các phép tính và báo cáo của bạn. Khi bạn chuẩn bị cho trắc nghiệm tin học văn phòng thi công chức, việc nắm vững các hàm này sẽ giúp bạn giải quyết các bài toán thực tế một cách nhanh chóng.

3. Thận Trọng Với Các Phép Tính Sau Khi Làm Tròn:
Khi bạn làm tròn một số, bạn đang làm mất đi một phần thông tin (các chữ số thập phân). Điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả của các phép tính phức tạp hơn. Ví dụ, nếu bạn làm tròn từng mục trong một danh sách rồi cộng chúng lại, tổng cuối cùng có thể khác với tổng của các số gốc chưa làm tròn. Trong các ứng dụng tài chính hoặc khoa học, sự khác biệt nhỏ này có thể tích lũy và dẫn đến sai số lớn. Do đó, hãy cẩn thận xem xét thời điểm tốt nhất để làm tròn số trong quy trình tính toán của bạn. Đôi khi, tốt nhất là thực hiện tất cả các phép tính trên các số gốc, sau đó chỉ làm tròn kết quả cuối cùng để hiển thị.

4. Luôn Kiểm Tra Lại Kết Quả:
Sau khi áp dụng bất kỳ phương pháp làm tròn nào, hãy dành thời gian kiểm tra lại kết quả. Đảm bảo rằng số đã được làm tròn theo đúng quy tắc và mục đích bạn mong muốn. Việc kiểm tra này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu nhạy cảm hoặc cần độ chính xác cao.

Kết Luận

Việc nắm vững các kỹ thuật làm tròn số trong Excel là một kỹ năng thiết yếu đối với bất kỳ ai thường xuyên làm việc với bảng tính. Từ việc làm tròn bằng định dạng để có cái nhìn tổng quan sạch đẹp, cho đến việc sử dụng các hàm chuyên biệt như ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN để thay đổi giá trị thực, hay ODD, EVEN, INT, TRUNC, MROUND cho các nhu cầu cụ thể hơn, mỗi phương pháp đều có vai trò và ứng dụng riêng.

Việc lựa chọn phương pháp làm tròn phù hợp không chỉ giúp bạn trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính chính xác trong các phép tính và phân tích. Hãy luôn ghi nhớ sự khác biệt giữa làm tròn hiển thị và làm tròn giá trị thực, cũng như cân nhắc kỹ lưỡng mục đích sử dụng trước khi áp dụng bất kỳ hàm làm tròn nào. Bằng cách thực hành và áp dụng linh hoạt các kiến thức này, bạn sẽ nâng cao đáng kể hiệu quả làm việc của mình với Excel, giúp các báo cáo và phân tích dữ liệu trở nên đáng tin cậy và dễ hiểu hơn. Hãy luôn kiểm tra lại kết quả để đảm bảo mọi thứ đều đúng theo ý muốn, ngay cả với những tác vụ đơn giản như hướng dẫn kiểm tra lỗi chính tả trong word 2010.