Hướng dẫn cài đặt máy in KiotViet chi tiết A-Z (USB & LAN)

Trong thời đại kinh doanh số, việc quản lý bán hàng hiệu quả là yếu tố then chốt dẫn đến thành công. KiotViet, với vai trò là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến, đã trở thành trợ thủ đắc lực cho hàng trăm ngàn nhà kinh doanh tại Việt Nam. Đi kèm với phần mềm không thể thiếu các thiết bị phần cứng hỗ trợ, trong đó máy in hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn tất giao dịch, tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch. Việc cài đặt đúng cách máy in không chỉ đảm bảo hoạt động trơn tru mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng. Bài viết này sẽ cung cấp Hướng Dẫn Cài đặt Máy In Kiotviet một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, áp dụng cho các dòng máy in nhiệt phổ biến như KPOS BPT3 và KPOS SGT–88IV sử dụng khổ giấy 80mm. Chúng tôi sẽ đi qua từng bước, từ khâu lắp đặt vật lý ban đầu, cài đặt driver và kết nối thông qua cổng USB, cho đến cấu hình phức tạp hơn qua mạng LAN, giúp bạn tự tin làm chủ thiết bị của mình.

1. Chuẩn bị và Lắp đặt máy in KiotViet ban đầu

Trước khi đi vào cài đặt phần mềm, việc lắp đặt vật lý đúng cách là bước nền tảng quan trọng. Thao tác này đảm bảo máy in sẵn sàng hoạt động và tránh các lỗi không đáng có.

Các bước lắp đặt vật lý máy in

Thực hiện tuần tự các bước sau để lắp đặt máy in hóa đơn KiotViet của bạn:

• Bước 1: Chuẩn bị giấy in: Sử dụng cuộn giấy in nhiệt khổ 80mm (thường gọi là giấy K80), đây là loại giấy tiêu chuẩn tương thích với các dòng máy in KPOS BPT3 và SGT–88IV do KiotViet cung cấp.

  Cuộn giấy in hóa đơn khổ 80mm dùng cho máy in KiotViet

• Bước 2: Mở nắp máy in: Tìm và nhấn nút hoặc lẫy mở nắp trên thân máy in hóa đơn.

  Hướng dẫn mở nắp máy in hóa đơn KiotViet

• Bước 3: Lắp cuộn giấy in: Đặt cuộn giấy vào khoang chứa giấy. Lưu ý quan trọng: đặt cuộn giấy sao cho mặt giấy (mặt có thể in được) hướng lên trên, phần đầu giấy hướng ra phía khe giấy ra.

  Đặt cuộn giấy vào khay chứa của máy in hóa đơn KiotViet

  Kiểm tra hướng đặt đúng của cuộn giấy in trong máy KiotViet

• Bước 4: Đóng nắp máy in: Kéo một đoạn giấy thừa ra ngoài khe giấy trước khi đóng chặt nắp máy in lại. Thao tác này giúp máy dễ dàng cuốn giấy khi bắt đầu in.

  Kéo thừa giấy và đóng nắp máy in hóa đơn KiotViet

• Bước 5: Kết nối máy in với máy tính và nguồn điện:

  • Sử dụng dây cáp USB đi kèm, cắm một đầu vào cổng USB trên máy in và đầu còn lại vào cổng USB trên máy tính của bạn.
  • Kết nối dây nguồn vào máy in và cắm adapter vào ổ điện. Khi kết nối nguồn thành công, đèn báo nguồn (Power) trên máy in sẽ sáng lên (thường là màu xanh lá).

• Bước 6: In thử nghiệm (Self-test):

  • Đây là bước kiểm tra xem bạn đã lắp giấy và kết nối nguồn đúng cách chưa. Tắt máy in bằng nút nguồn. Nhấn và giữ nút “Feed” (nút đẩy giấy) ở mặt trước máy. Vẫn giữ nút “Feed”, bật nút nguồn máy in lên. Giữ nút “Feed” thêm khoảng 3-5 giây rồi thả tay ra.
  • Nếu máy in tự động đẩy giấy ra và in ra một bản chứa các thông số kỹ thuật của máy (self-test page), nghĩa là bạn đã lắp đặt thành công.
  • Lưu ý: Nếu máy in phát ra tiếng bíp liên tục hoặc không in ra gì, khả năng cao là bạn đã lắp sai chiều giấy. Vui lòng tắt máy, mở nắp và kiểm tra lại cách lắp giấy theo hướng dẫn ở Bước 3.

  Thao tác nhấn giữ nút Feed và bật nguồn để in thử máy in KiotViet

2. Hướng dẫn cài đặt máy in KiotViet qua cổng USB

Kết nối qua cổng USB là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất, phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh sử dụng một máy tính kết nối trực tiếp với máy in.

2.1. Tải và cài đặt Driver máy in KiotViet

Driver là phần mềm trung gian giúp máy tính nhận diện và giao tiếp được với máy in.

• Bước 1: Tải Driver:

  • Bạn cần tải đúng driver cho model máy in của mình. KiotViet cung cấp sẵn link tải cho các model phổ biến:
    • Driver cho KPOS BPT3: Tải tại đây
    • Driver cho KPOS SGT88IV: Tải tại đây
  • Ngoài ra, bạn có thể sử dụng đĩa CD Driver đi kèm khi mua máy in (nếu có).

• Bước 2: Tiến hành cài đặt Driver:

  • Mở file Driver bạn vừa tải về (thường có đuôi .exe). Hệ thống có thể yêu cầu quyền quản trị, bạn chọn Yes (hoặc Run tùy phiên bản Windows).

  Chạy file cài đặt driver máy in KiotViet và chọn Yes/Run

  • Trong cửa sổ cài đặt đầu tiên, chọn I accept the agreement (Tôi chấp nhận thỏa thuận) sau đó nhấn Next.

  Chấp nhận điều khoản và nhấn Next trong cài đặt driver máy in KiotViet

  • Tiếp tục nhấn Next ở các bước tiếp theo cho đến khi thấy nút Install. Nhấn Install để bắt đầu quá trình cài đặt.

  Nhấn Next liên tục cho đến khi xuất hiện nút Install driver máy in

  • Sau khi cài đặt hoàn tất, nhấn Finish.

  Hoàn tất quá trình cài đặt driver máy in KiotViet bằng cách nhấn Finish

  • Một cửa sổ cấu hình máy in (Printer Driver Software) sẽ hiện lên. Chọn đúng model máy in của bạn (ví dụ: POS80). Nếu bạn muốn máy in này là máy in mặc định cho mọi tác vụ in ấn, tích vào ô Set Default Printer.

  Chọn model máy in và tùy chọn Set Default Printer trong cấu hình driver

  • Nhấn nút Check USB Port. Một pop-up nhỏ sẽ xuất hiện thông báo cổng USB mà máy in đang được kết nối (ví dụ: USB001, USB002…). Hãy ghi nhớ tên cổng này và nhấn OK.

  Nhấn Check USB Port để xác định cổng kết nối máy in KiotViet

  • Cuối cùng, nhấn Install Now để hoàn tất việc cài đặt và cấu hình driver cơ bản.

• Bước 3: Thiết lập cấu hình máy in hóa đơn trong Control Panel:

  • Mở Control Panel trên máy tính của bạn. Cách nhanh nhất là nhấn phím Windows, gõ “Control Panel” vào ô tìm kiếm và chọn kết quả tương ứng.

  Tìm và mở Control Panel trên máy tính Windows

  • Trong Control Panel, tìm đến mục Hardware and Sound (Phần cứng và Âm thanh) và chọn View devices and printers (Xem thiết bị và máy in).

  Truy cập mục View devices and printers trong Control Panel

  • Tìm máy in bạn vừa cài đặt trong danh sách (thường có tên là model máy in, ví dụ POS80). Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in và chọn Printer Properties (Thuộc tính máy in).

  Chuột phải vào máy in KiotViet và chọn Printer Properties

  • Trong cửa sổ Properties, chuyển sang tab Ports (Cổng). Tìm và tích chọn vào đúng cổng USB bạn đã ghi nhớ ở Bước 2 (ví dụ: USB001). Sau đó nhấn Apply (Áp dụng) và OK để lưu lại cấu hình.

  Chọn đúng cổng USB đã kiểm tra trong tab Ports của Printer Properties

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc cài đặt máy in KiotViet qua cổng USB.

3. Hướng dẫn cài đặt máy in KiotViet qua mạng LAN

Kết nối qua mạng LAN cho phép nhiều máy tính trong cùng một mạng nội bộ có thể cùng sử dụng một máy in. Đây là giải pháp tiện lợi cho các cửa hàng có nhiều quầy thu ngân hoặc cần in từ các thiết bị khác nhau. Quá trình này phức tạp hơn một chút so với kết nối USB.

3.1. Kiểm tra địa chỉ IP máy tính và IP hiện tại của máy in

Để máy tính và máy in giao tiếp được qua mạng LAN, chúng cần có địa chỉ IP thuộc cùng một lớp mạng.

• Kiểm tra IP máy tính:

  • Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

  Mở hộp thoại Run bằng cách nhấn Windows + R

  • Gõ “cmd” vào ô Open và nhấn OK hoặc Enter.

  Gõ cmd vào hộp thoại Run và nhấn OK

  • Trong cửa sổ Command Prompt (màu đen) hiện ra, gõ lệnh ipconfig rồi nhấn Enter. Tìm dòng “IPv4 Address”, địa chỉ IP của máy tính bạn sẽ hiển thị ở đó (ví dụ: 192.168.1.100). Ghi lại địa chỉ IP này.

  Gõ lệnh ipconfig trong cmd để xem địa chỉ IP máy tính

• Kiểm tra IP hiện tại của máy in (thao tác vật lý):

  • Đảm bảo máy in đang được cắm nguồn và kết nối dây mạng LAN vào cổng Ethernet phía sau máy. Tắt máy in bằng nút nguồn.
  • Nhấn và giữ nút FEED ở mặt trước máy in.
  • Vẫn giữ nút FEED, bật nút nguồn máy in lên.
  • Tiếp tục giữ nút FEED khoảng 4-5 giây sau khi bật nguồn, sau đó thả tay ra và nhấn nhanh nút FEED thêm một lần nữa.

  Thao tác nhấn giữ nút Feed, bật nguồn và nhấn lại Feed để in IP máy in LAN

  • Nếu máy in chỉ chạy ra một đoạn giấy trắng hoặc có dòng chữ “hexadecimal dump”, thao tác chưa thành công, bạn cần thực hiện lại từ bước tắt máy in.

  Thông báo lỗi hexadecimal dump khi kiểm tra IP máy in KiotViet LAN thất bại

  • Nếu thao tác thành công, máy in sẽ tự động in ra một phiếu thông tin (self-test page), trong đó có dòng “IP Address” hiển thị địa chỉ IP hiện tại của máy in (ví dụ: 192.168.123.100). Ghi lại địa chỉ IP này.

  Phiếu in thông tin thành công hiển thị địa chỉ IP của máy in KiotViet qua LAN

3.2. Cấu hình IP tĩnh cho máy in KiotViet

Mục đích của bước này là đặt lại địa chỉ IP cho máy in sao cho nó cùng lớp mạng với máy tính của bạn (dựa vào IP máy tính đã kiểm tra ở bước 3.1).

• Kết nối trực tiếp máy tính với máy in:

  • Tạm thời rút dây mạng đang cắm vào máy in ra khỏi switch/router mạng.
  • Sử dụng một dây mạng khác, cắm một đầu vào cổng LAN của máy in, đầu còn lại cắm trực tiếp vào cổng LAN của máy tính bạn đang dùng để cấu hình.

  Kết nối trực tiếp cổng LAN máy in KiotViet vào cổng LAN máy tính

  Hình ảnh minh họa cổng LAN trên máy tính để bàn

• Thiết lập IP tĩnh tạm thời cho máy tính:

  • Nhấp chuột phải vào biểu tượng mạng ở góc dưới bên phải màn hình (biểu tượng Wi-Fi hoặc máy tính có dây cáp), chọn Open Network & Internet settings.
  • Trong cửa sổ Settings, cuộn xuống và chọn Network and Sharing Center.
  • Chọn kết nối mạng có dây đang hoạt động (thường là Ethernet).
  • Nhấn nút Properties.
  • Tìm và nhấp đúp vào Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4).
  • Chọn tùy chọn Use the following IP address.
  • Nhập một địa chỉ IP cùng lớp mạng với địa chỉ IP hiện tại của máy in (đã lấy ở bước 3.1) nhưng khác địa chỉ IP của máy in. Ví dụ: Nếu IP máy in là 192.168.123.100, bạn có thể đặt IP máy tính là 192.168.123.101.
  • Nhập Subnet mask (thường là 255.255.255.0). Các ô khác có thể bỏ trống.
  • Nhấn OK -> OK -> Close.

  Các bước cấu hình IP tĩnh tạm thời cho máy tính trong Network Settings

• Truy cập giao diện web cấu hình máy in:

  • Mở trình duyệt web (Chrome, Firefox, Edge…).
  • Nhập địa chỉ IP hiện tại của máy in (đã lấy ở bước 3.1) vào thanh địa chỉ và nhấn Enter. Ví dụ: http://192.168.123.100.
  • Giao diện cấu hình của máy in sẽ hiện ra. Tìm đến mục Configuration hoặc tương tự.
  • Chọn tùy chọn Fixed IP Address (hoặc Static IP).
  • Nhập địa chỉ IP mới cho máy in. Địa chỉ IP này phải cùng lớp mạng với địa chỉ IP của máy tính bạn đã kiểm tra ở bước 3.1 ban đầu (ví dụ: nếu IP máy tính là 192.168.1.100, bạn có thể đặt IP mới cho máy in là 192.168.1.200 – đảm bảo IP này chưa được thiết bị nào khác trong mạng sử dụng).
  • Nhập Subnet Mask (thường là 255.255.255.0) và Default Gateway (thường là địa chỉ IP của router mạng, ví dụ: 192.168.1.1).
  • Nhấn Save (Lưu) hoặc Apply và xác nhận (OK). Máy in có thể sẽ khởi động lại.

  Truy cập giao diện web và đặt IP tĩnh mới cho máy in KiotViet

• Khôi phục cài đặt mạng của máy tính:

  • Quay lại cửa sổ Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4) Properties của máy tính (như các bước thiết lập IP tĩnh tạm thời ở trên).
  • Chọn lại tùy chọn Obtain an IP address automatically (Nhận địa chỉ IP tự động).
  • Chọn Obtain DNS server address automatically (Nhận địa chỉ máy chủ DNS tự động).
  • Nhấn OK -> OK -> Close.
  • Rút dây mạng đang kết nối trực tiếp máy tính và máy in ra. Cắm lại dây mạng từ máy in vào switch/router mạng như ban đầu. Cắm dây mạng của máy tính vào lại switch/router (nếu bạn đã rút ra).

  Khôi phục cài đặt IP động cho máy tính sau khi cấu hình máy in LAN

Bây giờ, máy in của bạn đã có địa chỉ IP tĩnh mới cùng lớp mạng với hệ thống mạng nội bộ.

3.3. Kết nối máy in qua cổng TCP/IP trong Control Panel

Sau khi đã cấu hình IP tĩnh cho máy in, bạn cần khai báo cổng kết nối này trên máy tính.

• Bước 1: Mở Devices and Printers:

  • Mở Control Panel, chọn View devices and printers (tương tự như khi cài đặt qua USB).

  Tìm và mở Control Panel trên máy tính

  Truy cập mục View devices and printers trong Control Panel

• Bước 2: Mở Printer Properties:

  • Nhấp chuột phải vào máy in bạn đã cài đặt driver trước đó (nếu chưa cài driver, hãy thực hiện Bước 1 và 2 của phần cài đặt USB trước) và chọn Printer Properties.

  Chuột phải vào máy in KiotViet và chọn Printer Properties

• Bước 3: Thêm cổng TCP/IP mới:

  • Trong cửa sổ Properties, chuyển sang tab Ports.
  • Nhấn nút Add Port….
  • Chọn Standard TCP/IP Port và nhấn New Port….

  Các bước thêm cổng TCP/IP mới trong Printer Properties

• Bước 4: Cấu hình cổng TCP/IP:

  • Trong cửa sổ “Add Standard TCP/IP Printer Port Wizard”, nhấn Next.
  • Ở ô “Printer Name or IP Address”, nhập địa chỉ IP mới bạn vừa đặt cho máy in ở bước 3.2 (ví dụ: 192.168.1.200). Ô “Port Name” sẽ tự động điền tương ứng.
  • Nhấn Next. Máy tính sẽ dò tìm máy in tại địa chỉ IP bạn đã nhập. Quá trình này có thể mất vài giây.

  Nhấn Next trong Wizard thêm cổng TCP/IP

  Nhập địa chỉ IP mới của máy in KiotViet vào ô Printer Name or IP Address

  Máy tính đang dò tìm máy in KiotViet tại địa chỉ IP đã nhập

• Bước 5: Hoàn tất thêm cổng:

  • Sau khi dò tìm xong, cửa sổ “Additional port information required” có thể xuất hiện, bạn cứ để mặc định và nhấn Next.
  • Nhấn Finish để hoàn tất Wizard.
  • Quay lại cửa sổ danh sách cổng, nhấn Close.
  • Trong tab Ports của Printer Properties, đảm bảo cổng TCP/IP bạn vừa tạo (có địa chỉ IP của máy in) đang được tích chọn. Nhấn Apply và OK.

  Nhấn Next sau khi máy tính dò tìm cổng máy in LAN

  Nhấn Finish để hoàn tất Wizard thêm cổng TCP/IP

  Nhấn Close, Apply và OK để hoàn tất cấu hình cổng máy in LAN

Bạn đã hoàn tất việc cài đặt máy in KiotViet qua mạng LAN. Các máy tính khác trong cùng mạng muốn sử dụng máy in này cũng cần thực hiện các bước cài đặt driver và thêm cổng TCP/IP tương tự.

4. Lựa chọn máy in và In hoá đơn từ phần mềm KiotViet

Sau khi đã cài đặt thành công máy in trên máy tính, bạn cần thiết lập trong phần mềm KiotViet để có thể in hóa đơn.

4.1. Thao tác in hoá đơn trên màn hình bán hàng

• Thiết lập in tự động:

  • Trên màn hình bán hàng của KiotViet, tìm đến phần cài đặt in (thường có biểu tượng máy in hoặc bánh răng cưa).
  • Bật tùy chọn Tự động in hoá đơn nếu bạn muốn hóa đơn tự động in ra ngay sau khi nhấn Thanh toán.
  • Thiết lập Số bản in (Liên) mong muốn (ví dụ: 1 liên cho khách, 1 liên lưu trữ).
  • Nhấn Xong hoặc Lưu để lưu lại cài đặt.

  Thiết lập tự động in và số liên hóa đơn trên màn hình bán hàng KiotViet

• Chọn máy in và cấu hình khi thanh toán:

  • Khi bạn nhấn nút Thanh toán cho một đơn hàng, một cửa sổ xem trước hóa đơn (Print Preview) sẽ hiện ra.
  • Trong mục “Destination” (Máy in đích), đảm bảo máy in KiotViet bạn vừa cài đặt đã được chọn. Nếu chưa đúng, nhấn Thay đổi (Change) và chọn đúng tên máy in của bạn từ danh sách.

  Chọn đúng máy in KiotViet trong cửa sổ xem trước hóa đơn

  • Nhấn vào Cài đặt khác (More settings).
  • Trong mục Lề (Margins), chọn Tối thiểu (Minimum) hoặc Không có (None) để tận dụng tối đa khổ giấy.
  • Bỏ tích tùy chọn Đầu trang và chân trang (Headers and footers) để loại bỏ các thông tin thừa do trình duyệt tự thêm vào (như URL, ngày giờ…).
  • Cuối cùng, nhấn nút In (Print) để thực hiện in hóa đơn.

  Cấu hình lề và bỏ chọn đầu trang/chân trang trước khi in hóa đơn KiotViet

4.2. Thao tác in lại hoá đơn trên giao diện quản lý

Đôi khi bạn cần in lại hóa đơn cho các giao dịch cũ.

• Chọn giao dịch và lệnh in:

  • Truy cập vào mục quản lý Hóa đơn hoặc Giao dịch trên giao diện quản lý KiotViet.
  • Tích chọn vào ô vuông bên cạnh một hoặc nhiều hóa đơn bạn muốn in lại.
  • Nhấn vào nút chức năng Thao tác (hoặc biểu tượng tương tự).
  • Chọn tùy chọn In.

  Chọn hóa đơn và nhấn In trong giao diện quản lý KiotViet

• Thiết lập và in:

  • Cửa sổ xem trước hóa đơn sẽ xuất hiện tương tự như khi in từ màn hình bán hàng.
  • Thực hiện lại các bước chọn đúng máy in, thiết lập lề tối thiểu và bỏ chọn đầu trang/chân trang như đã hướng dẫn ở mục 4.1.
  • Nhấn In để hoàn tất.

  Xem trước và nhấn In để in lại hóa đơn từ giao diện quản lý KiotViet

Kết luận

Việc cài đặt máy in hóa đơn KiotViet, dù là qua cổng USB hay mạng LAN, đều có thể thực hiện dễ dàng nếu bạn tuân thủ đúng các bước hướng dẫn. Từ việc lắp đặt vật lý ban đầu, cài đặt driver chính xác, cho đến cấu hình cổng kết nối và thiết lập trong phần mềm KiotViet, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo máy in hoạt động ổn định, phục vụ hiệu quả cho quy trình bán hàng của bạn. Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể tự tin cài đặt và sử dụng máy in KiotViet một cách tối ưu nhất.

Nếu trong quá trình thực hiện gặp bất kỳ khó khăn hay vướng mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc gửi email về địa chỉ: hotro@kiotviet.com để nhận được sự trợ giúp kịp thời từ đội ngũ KiotViet.

Chúc Quý khách hàng cài đặt thành công và kinh doanh thuận lợi!