Chào mừng bạn đến với Viettopreview, nơi chúng tôi chia sẻ những kinh nghiệm và mẹo vặt hữu ích trong cuộc sống, từ khám phá ẩm thực và du lịch cho đến những kỹ năng thiết yếu giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trong thế giới số ngày nay, việc làm quen và sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng là vô cùng quan trọng, đặc biệt là Microsoft Excel. Excel không chỉ là một công cụ mạnh mẽ cho việc tính toán, phân tích dữ liệu tài chính (thậm chí liên quan đến tiền kỹ thuật số nếu bạn theo dõi thị trường), mà còn cực kỳ hữu ích trong việc quản lý thông tin cá nhân, lên kế hoạch du lịch hay thậm chí là theo dõi công thức nấu ăn yêu thích của bạn. Nắm vững Hướng Dẫn Cơ Bản Excel sẽ mở ra nhiều cánh cửa cho bạn, giúp bạn tổ chức công việc và cuộc sống một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bước đi đầu tiên vững chắc vào thế giới bảng tính, từ cách mở phần mềm đến những thao tác quản lý bảng tính đơn giản nhưng thiết yếu. Hãy cùng khám phá!
Excel là gì? Tầm quan trọng và lịch sử hình thành
Nội dung
- 1 Excel là gì? Tầm quan trọng và lịch sử hình thành
- 2 Cấu trúc cơ bản của một bảng tính Excel
- 3 Các thao tác cơ bản nhất khi làm quen với Excel
- 4 Kết luận
Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, là một phần của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Nó cho phép người dùng tổ chức, định dạng và tính toán dữ liệu bằng các công thức sử dụng hệ thống bảng tính bao gồm các hàng và cột. Ra đời lần đầu tiên vào năm 1985 cho máy tính Macintosh và sau đó cho Windows vào năm 1987, Excel nhanh chóng trở thành ứng dụng bảng tính hàng đầu thế giới, vượt qua các đối thủ cạnh tranh lúc bấy giờ nhờ giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ.
Tầm quan trọng của Excel trong cả công việc và cuộc sống cá nhân là không thể phủ nhận. Trong môi trường doanh nghiệp, Excel là công cụ không thể thiếu cho kế toán, tài chính, phân tích dữ liệu, quản lý dự án và nhiều hơn nữa. Đối với cá nhân, Excel giúp quản lý ngân sách gia đình, lập kế hoạch tiết kiệm, theo dõi chi tiêu, tổ chức danh sách công việc hay thậm chí là quản lý bộ sưu tập cá nhân. Kiến thức về hướng dẫn cơ bản excel không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn là một kỹ năng mềm được đánh giá cao trong mọi lĩnh vực. Việc hiểu rõ lịch sử phát triển của nó cũng giúp ta thấy được sự tiến hóa của phần mềm này để phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
Cấu trúc cơ bản của một bảng tính Excel
Để bắt đầu làm quen với Excel, điều quan trọng là phải hiểu cấu trúc cơ bản của nó. Một file Excel được gọi là một Workbook (Sổ làm việc). Mỗi Workbook có thể chứa nhiều Worksheet (Trang tính) khác nhau. Hãy hình dung Workbook như một cuốn sổ tay lớn, và mỗi Worksheet là một trang trong cuốn sổ đó.
Mỗi Worksheet được tạo thành từ hàng (Rows) và cột (Columns). Các cột được đánh dấu bằng chữ cái (A, B, C, …) và các hàng được đánh dấu bằng số (1, 2, 3, …). Giao điểm của một hàng và một cột tạo thành một Cell (Ô). Mỗi ô có một địa chỉ duy nhất được xác định bởi tên cột và số hàng của nó, ví dụ: A1, B2, C10. Ô hiện đang được chọn (ô mà bạn đang làm việc) được gọi là ô hoạt động và thường có viền đậm xung quanh.
Một Range (Vùng chọn) là một nhóm các ô liên tục. Địa chỉ của một vùng chọn được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô ở góc dưới bên phải của vùng, cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ, A1:C5 là vùng chọn bao gồm tất cả các ô từ cột A đến cột C và từ hàng 1 đến hàng 5. Hiểu rõ cấu trúc này là nền tảng quan trọng cho bất kỳ hướng dẫn cơ bản excel nào.
Các thao tác cơ bản nhất khi làm quen với Excel
Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào những thao tác thực hành đầu tiên để bạn có thể bắt đầu sử dụng Excel.
Khởi động phần mềm Excel
Có nhiều cách để mở Microsoft Excel trên máy tính của bạn.
Cách 1: Khởi động trên màn hình desktop
Nếu biểu tượng Microsoft Excel đã nằm sẵn trên màn hình desktop, bạn chỉ cần nháy đúp chuột vào biểu tượng đó để khởi động phần mềm.
Mô tả: Cách khởi động phần mềm Excel bằng cách nháy đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình desktop.
Cách 2: Khởi động bằng nút Start trên thanh taskbar
Bạn nhấp chuột vào phần Type here to search (hoặc biểu tượng kính lúp) ở góc trái dưới màn hình (đối với Windows 10 trở lên) hoặc nhấn vào nút Start và tìm kiếm (đối với các phiên bản cũ hơn). Sau đó, gõ chữ Excel vào khung tìm kiếm. Biểu tượng của phần mềm Microsoft Excel sẽ hiện ra, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng đó để mở phần mềm.
Mô tả: Cách khởi động Excel thông qua khung tìm kiếm trên thanh taskbar bằng cách gõ "Excel".
Ngoài ra, bạn có thể tìm biểu tượng Microsoft Excel trong menu Start, nhấp chuột phải vào đó và chọn Open để khởi động phần mềm.
Tạo một Workbook mới
Khi đã khởi động Excel, bước tiếp theo thường là tạo một Workbook mới để bắt đầu nhập liệu hoặc làm việc.
Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn tab File trên thanh menu.
Bước 2: Chọn New từ menu thả xuống.
Bước 3: Tại phần Available Templates, bạn nháy đúp chuột vào Blank Workbook (Sổ làm việc trống).
Mô tả: Hướng dẫn tạo Workbook mới trong Excel bằng cách chọn File > New > Blank Workbook.
Hoặc, sau khi chọn New, bạn có thể thấy tùy chọn Create ở phía bên phải màn hình, chỉ cần nhấp vào đó.
Mô tả: Lựa chọn nút 'Create' để tạo Workbook trống mới trong giao diện New của Excel.
Bên cạnh các bước sử dụng menu, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt tiện lợi. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N để tạo nhanh một workbook mới ngay lập tức, đây là một mẹo nhỏ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc hàng ngày.
Để nâng cao kỹ năng văn phòng, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn học excel 2010.
Mô tả: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+N để nhanh chóng tạo một Workbook mới trong Excel.
Một workbook mới mặc định thường chứa một vài worksheet (thường là 1 hoặc 3 tùy phiên bản), bạn hoàn toàn có thể thêm hoặc loại bỏ worksheet khi cần.
Quản lý Worksheet: Thêm, đổi tên hoặc xóa
Worksheet là nơi chứa dữ liệu thực tế của bạn. Việc quản lý các worksheet – thêm, đổi tên, xóa, sắp xếp – là một phần quan trọng trong hướng dẫn cơ bản excel.
Thêm một worksheet mới
Có nhiều cách để thêm một worksheet mới vào workbook hiện tại của bạn:
Cách 1: Cách đơn giản nhất là nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) hoặc tab Insert Worksheet nằm ở phía dưới màn hình, bên cạnh các tab worksheet hiện có. Hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F11.
Mô tả: Nút "Insert Worksheet" (thường là dấu cộng) ở dưới cùng màn hình Excel để thêm Sheet mới.
Cách 2: Bạn chọn tab Home trên thanh ribbon, sau đó tìm đến nhóm lệnh Cells, chọn Insert, và cuối cùng chọn Insert Sheet.
Mô tả: Menu Insert trong tab Home của Excel, chọn Insert Sheet để thêm trang tính mới.
Cách 3:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab worksheet hiện có nào ở dưới cùng màn hình.
Bước 2: Chọn Insert… từ menu ngữ cảnh xuất hiện.
Bước 3: Hộp thoại Insert sẽ hiển thị. Tại tab General, chọn Worksheet và nhấn OK.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Insert từ menu ngữ cảnh.
Mô tả: Hộp thoại Insert, chọn Worksheet và nhấn OK để thêm trang tính.
Lưu ý: Để thay đổi vị trí worksheet trong một workbook, bạn chỉ cần nhấp và giữ chuột vào tab của worksheet muốn di chuyển, sau đó kéo nó đến vị trí mong muốn và thả chuột.
Thêm nhiều worksheet cùng lúc
Nếu cần thêm nhiều worksheet một lúc, bạn có thể thực hiện như sau:
Đầu tiên, bạn giữ phím Shift và chọn số lượng tab của các worksheet đang mở tương ứng với số lượng worksheet bạn muốn thêm. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm 3 worksheet, bạn sẽ chọn Sheet1, Sheet2, Sheet3 (hoặc 3 sheet bất kỳ).
Mô tả: Chọn nhiều tab sheet cùng lúc bằng cách giữ phím Shift và click chuột vào các tab.
Sau đó, áp dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn tab Home > Nhóm Cells > Insert > Insert Sheet.
Mô tả: Menu Insert trong tab Home của Excel, chọn Insert Sheet để thêm trang tính mới.
Cách 2:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab sheet nào trong nhóm các tab đã chọn.
Bước 2: Chọn Insert… từ menu ngữ cảnh.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào nhóm các tab sheet đã chọn và chọn Insert.
Bước 3: Hộp thoại Insert xuất hiện, chọn Worksheet và nhấn OK.
Mô tả: Hộp thoại Insert, chọn Worksheet và nhấn OK để thêm trang tính.
Các worksheet mới sẽ được thêm vào ngay trước nhóm các sheet bạn đã chọn ban đầu.
Mô tả: Minh họa kết quả sau khi thêm nhiều worksheet cùng lúc trong Excel.
Đổi tên worksheet
Việc đặt tên gợi nhớ cho worksheet giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin, đặc biệt khi làm việc với nhiều sheet.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào tab worksheet bạn muốn đổi tên ở dưới cùng màn hình.
Bước 2: Chọn Rename từ menu ngữ cảnh.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Rename để đổi tên trang tính.
Bước 3: Tên tab worksheet sẽ được tô sáng. Bạn chỉ cần gõ tên mới mà bạn muốn đặt và nhấn Enter.
Mô tả: Gõ tên mới cho worksheet vào ô tên đã được tô sáng.
Một cách nhanh hơn để đổi tên là nháy đúp chuột trực tiếp vào tên tab worksheet, sau đó gõ tên mới và nhấn Enter.
Xóa một hoặc nhiều worksheet
Nếu một worksheet không còn cần thiết, bạn có thể xóa nó đi để giữ cho workbook của mình gọn gàng. Lưu ý rằng thao tác xóa worksheet là vĩnh viễn và không thể hoàn tác bằng lệnh Undo thông thường.
Bạn chọn một hoặc nhiều worksheet muốn xóa. Để chọn nhiều worksheet, giữ phím Ctrl (để chọn các sheet không liền kề) hoặc Shift (để chọn một dải các sheet liền kề) và nhấp vào các tab sheet tương ứng.
Khi chọn nhiều worksheet, thanh tiêu đề trên cùng của cửa sổ Excel sẽ hiển thị tên file kèm theo chữ [Group]. Để bỏ chọn nhóm worksheet này, bạn chỉ cần nhấp vào một worksheet bất kỳ chưa được chọn. Nếu tất cả các worksheet đều đã được chọn (Select All Sheets), bạn nhấp chuột phải vào một tab sheet bất kỳ đã chọn và chọn Ungroup Sheets.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào tab sheet đã chọn trong một nhóm và chọn Ungroup Sheets.
Để xóa worksheet đã chọn:
Cách 1: Chọn tab Home > Nhóm Cells > Delete > Delete Sheet.
Mô tả: Menu Delete trong tab Home của Excel, chọn Delete Sheet để xóa trang tính.
Cách 2: Nhấp chuột phải vào tab sheet (hoặc một trong các tab sheet đã chọn) muốn xóa và chọn Delete từ menu ngữ cảnh.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào tab sheet muốn xóa và chọn Delete từ menu ngữ cảnh.
Excel sẽ hiển thị cảnh báo rằng dữ liệu trong sheet sẽ bị xóa vĩnh viễn. Bạn cần xác nhận thao tác này. Việc quản lý worksheet hiệu quả là một phần không thể thiếu của bất kỳ hướng dẫn cơ bản excel nào.
Làm quen với Ô (Cell) và Vùng chọn (Range)
Hiểu và thao tác với ô và vùng chọn là kiến thức nền tảng nhất khi làm việc với Excel.
Xem địa chỉ ô và vùng
Địa chỉ của một ô riêng lẻ được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của hàng. Ví dụ: A1 là ô ở cột A, hàng 1; B5 là ô ở cột B, hàng 5. Bạn có thể thấy địa chỉ của ô hiện tại (ô hoạt động) trong Hộp Tên (Name Box) nằm ở phía trên bên trái của bảng tính, ngay trên tiêu đề cột A.
Mô tả: Minh họa vị trí hiển thị địa chỉ của ô hoạt động trong Hộp Tên (Name Box) của Excel.
Địa chỉ của một vùng chọn được xác định bằng cách kết hợp địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và địa chỉ của ô ở góc dưới bên phải của vùng đó, phân cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ: A1:D5 đại diện cho vùng dữ liệu bắt đầu từ ô A1 và kết thúc ở ô D5, bao gồm tất cả các ô trong hình chữ nhật tạo bởi hai điểm này.
Cách chọn vùng dữ liệu
Thao tác chọn vùng dữ liệu là cần thiết để thực hiện các lệnh như sao chép, cắt, dán, định dạng, hoặc áp dụng công thức cho một nhóm ô.
Nếu sử dụng chuột, bạn di chuyển con trỏ chuột đến ô bắt đầu của vùng cần chọn (ví dụ: ô ở góc trên bên trái). Nhấn và giữ nút chuột trái, sau đó kéo chuột đến ô kết thúc của vùng (ví dụ: ô ở góc dưới bên phải) và thả chuột. Vùng được chọn sẽ được tô sáng.
Mô tả: Minh họa cách chọn một vùng dữ liệu (range) trong Excel bằng cách kéo chuột.
Nếu sử dụng bàn phím, bạn chọn ô đầu tiên của vùng. Nhấn giữ phím Shift, sau đó sử dụng các phím mũi tên (lên, xuống, trái, phải) để mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng mong muốn. Bạn cũng có thể bắt đầu từ ô cuối và sử dụng phím mũi tên theo hướng ngược lại.
Để chọn cả sheet hiện hành, bạn nhấp vào biểu tượng tam giác nhỏ nằm ở góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau giữa tiêu đề cột và tiêu đề hàng.
Mô tả: Biểu tượng tam giác ở góc trên bên trái của bảng tính Excel để chọn toàn bộ sheet.
Nếu muốn chọn toàn bộ workbook (tức là chọn tất cả các sheet trong workbook), bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ tab sheet nào ở dưới cùng và chọn Select All Sheets. Để hủy chọn tất cả, nhấp chuột phải vào một tab sheet và chọn Ungroup Sheets.
Mô tả: Nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Select All Sheets để chọn tất cả các trang tính trong workbook.Nắm vững các cách chọn vùng này sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn khi xử lý dữ liệu. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn cách cố định dòng cột trong excel 2007 để hiểu thêm về các thao tác liên quan đến cấu trúc bảng tính.
Chuyển đổi giữa các Bảng tính (Workbook) đang mở
Khi bạn mở nhiều file Excel cùng một lúc, việc chuyển đổi qua lại giữa chúng một cách nhanh chóng sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tránh tình trạng phải thu nhỏ/phóng to cửa sổ liên tục.
Thay vì dùng chuột nhấp vào từng cửa sổ trên thanh taskbar, bạn có thể sử dụng một phím tắt đơn giản: Ctrl + Tab. Tổ hợp phím này cho phép bạn lần lượt chuyển qua các cửa sổ Excel đang mở, giúp bạn truy cập nhanh chóng đến workbook cần làm việc.
Mô tả: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Tab để chuyển đổi nhanh chóng giữa các cửa sổ Excel đang mở.
Đây là một phím tắt hữu ích không chỉ trong Excel mà còn trong nhiều ứng dụng khác của Windows, giúp bạn điều hướng giữa các cửa sổ một cách thuận tiện. Kỹ năng sử dụng phím tắt là một phần quan trọng của tin học văn phòng excel 2010 và các phiên bản khác, giúp tăng tốc độ xử lý công việc hàng ngày.
Cách Lưu File Excel
Lưu lại công việc của bạn là thao tác cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong mỗi phiên làm việc với Excel để đảm bảo dữ liệu không bị mất.
Để lưu file Excel, cách nhanh nhất và phổ biến nhất là nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. Nếu là lần đầu tiên bạn lưu file này, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Save As để bạn chọn vị trí và đặt tên file. Nếu file đã được lưu trước đó, Excel sẽ tự động cập nhật các thay đổi vào file hiện tại.
Mô tả: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S để lưu nhanh file Excel.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng menu File:
Bước 1: Chọn tab File trên thanh menu.
Bước 2: Chọn Save từ menu thả xuống. Tùy chọn Save As được dùng khi bạn muốn lưu file hiện tại với một tên khác hoặc ở một vị trí khác.
Mô tả: Menu File trong Excel, chọn Save để lưu file.
Bước 3: Excel sẽ hiển thị cửa sổ để bạn chọn thư mục muốn lưu file, đặt tên cho file (trong ô “File name”) và chọn định dạng file (thường là “.xlsx”). Sau khi hoàn tất, nhấn nút Save.
Mô tả: Hộp thoại Save As trong Excel, cho phép chọn vị trí, đặt tên và định dạng file để lưu.
Luôn nhớ lưu file thường xuyên trong quá trình làm việc để tránh mất dữ liệu do sự cố không mong muốn. Đây là một lời khuyên hữu ích cho bất kỳ người dùng máy tính nào, không chỉ riêng với Excel.
Kết luận
Thông qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu những bước đi đầu tiên và các thao tác cơ bản nhất khi làm quen với Microsoft Excel, từ việc khởi động phần mềm, tạo một workbook mới, quản lý các sheet bên trong, cho đến cách hiểu về ô, vùng chọn và cuối cùng là lưu lại thành quả công việc. Nắm vững những kiến thức nền tảng trong hướng dẫn cơ bản excel này là bước đệm vững chắc giúp bạn tiếp tục khám phá những tính năng nâng cao hơn của phần mềm bảng tính mạnh mẽ này.
Excel là một công cụ đa năng, có thể ứng dụng trong rất nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc. Dù bạn sử dụng nó để quản lý tài chính cá nhân, lên kế hoạch cho chuyến đi sắp tới, theo dõi thông tin hay đơn giản là sắp xếp dữ liệu, việc thành thạo các thao tác cơ bản là điều kiện tiên quyết. Hãy dành thời gian thực hành các bước đã được hướng dẫn để làm quen với giao diện và cách hoạt động của Excel. Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng tự tin và nhanh chóng làm chủ được công cụ hữu ích này. Chúc bạn thành công trên hành trình học Excel của mình!