Hướng dẫn cách làm bảng báo giá bằng Excel chuyên nghiệp và hiệu quả

Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc trình bày một bảng báo giá không chỉ đơn thuần là liệt kê các con số. Đó là cơ hội vàng đầu tiên để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và xây dựng lòng tin vững chắc với khách hàng. Một bảng báo giá được thiết kế rõ ràng, chính xác và đầy đủ thông tin có thể là yếu tố then chốt, giúp bạn vượt lên đối thủ và chốt giao dịch thành công. Mặc dù nhiều công ty có thể tìm đến các phần mềm chuyên dụng, Microsoft Excel vẫn là công cụ quen thuộc, mạnh mẽ và linh hoạt, luôn sẵn sàng giúp bạn tạo ra những bảng báo giá đẳng cấp.

Bài viết này, từ Viettopreview, sẽ đi sâu vào từng bước Hướng Dẫn Làm Bảng Báo Giá Bằng Excel một cách chi tiết, từ việc chuẩn bị nội dung, thiết kế bố cục cho đến áp dụng công thức và hoàn thiện. Chúng tôi cũng sẽ gợi ý các mẫu báo giá thông dụng và những lưu ý quan trọng để bạn có thể tự tay tạo ra một tài liệu kinh doanh không chỉ chuẩn chỉnh mà còn cực kỳ ấn tượng, mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động bán hàng của mình. Đặc biệt, để tối ưu hóa hiệu suất làm việc với bảng tính, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn dùng excel để nắm vững các mẹo và thủ thuật cơ bản, giúp quá trình tạo báo giá trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

1. Vai trò thiết yếu của bảng báo giá trong hoạt động kinh doanh

Bảng báo giá không chỉ là một tài liệu cung cấp thông tin về chi phí sản phẩm hay dịch vụ. Nó còn đóng một vai trò trung tâm, đa chiều trong chiến lược bán hàng và quản lý doanh nghiệp, góp phần trực tiếp vào sự thành công của một giao dịch. Một bảng báo giá được đầu tư kỹ lưỡng, chuyên nghiệp sẽ mang lại bốn giá trị cốt lõi sau:

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín: Bảng báo giá là một trong những tài liệu đầu tiên mà khách hàng tiếp cận từ doanh nghiệp của bạn. Một báo giá rõ ràng, minh bạch, được trình bày khoa học sẽ thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp, qua đó tạo dựng niềm tin và ấn tượng tốt đẹp ngay từ cái nhìn đầu tiên. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Thúc đẩy quyết định mua hàng của khách hàng: Bằng cách cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, chiết khấu, thuế và các điều khoản liên quan, bảng báo giá giúp khách hàng dễ dàng so sánh, đánh giá và đưa ra quyết định mua hàng một cách nhanh chóng và tự tin. Sự rõ ràng giúp giảm thiểu mọi thắc mắc và rào cản tâm lý.
• Là cơ sở pháp lý ban đầu cho hợp đồng: Báo giá có thể được xem là một loại “tiền hợp đồng” hoặc “thư chào hàng” có giá trị pháp lý nhất định. Nó là nền tảng quan trọng để hai bên tiến hành thương thảo, điều chỉnh và cuối cùng là ký kết hợp đồng mua bán chính thức. Việc có một báo giá được chấp thuận sẽ bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của cả bên bán và bên mua.
• Công cụ quản lý và phân tích kinh doanh nội bộ hiệu quả: Doanh nghiệp có thể lưu trữ, phân loại và phân tích các báo giá đã gửi đi để theo dõi hiệu suất bán hàng, nhận diện các xu hướng mua sắm của thị trường và khách hàng. Từ đó, bộ phận kinh doanh và marketing có thể tối ưu hóa chiến lược giá, điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ và cải thiện quy trình bán hàng một cách liên tục.

Bảng báo giá có rất nhiều vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

2. Cấu trúc chuẩn của một bảng báo giá chuyên nghiệp

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin và dễ hiểu, một bảng báo giá chuẩn mực cần được cấu trúc một cách logic và khoa học. Thông thường, một mẫu báo giá tiêu chuẩn sẽ được chia thành ba phần chính: phần mở đầu giới thiệu thông tin các bên, phần nội dung chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, và phần cuối cùng là các điều khoản quan trọng cùng với xác nhận.

2.1. Phần mở đầu: Thông tin định danh doanh nghiệp và khách hàng

Đây là phần tạo ấn tượng đầu tiên và cung cấp thông tin nhận diện cơ bản. Một phần mở đầu đầy đủ sẽ giúp khách hàng dễ dàng nhận biết thương hiệu của bạn và thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu. Các mục cần có bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm logo công ty (đặt ở vị trí nổi bật), tên đầy đủ của doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, số điện thoại liên hệ, email và địa chỉ website (nếu có).
• Tiêu đề chính: Cần ghi rõ ràng, in đậm và nổi bật, ví dụ: “BẢNG BÁO GIÁ”, “THƯ BÁO GIÁ” hoặc “QUOTATION” (đối với báo giá tiếng Anh).
• Thông tin định danh báo giá: Bao gồm số báo giá duy nhất và ngày, tháng, năm phát hành. Hai thông tin này cực kỳ quan trọng cho việc quản lý nội bộ, tra cứu và đối chiếu sau này.
• Thông tin khách hàng: Ghi rõ tên công ty hoặc cá nhân người nhận báo giá, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và tên người đại diện/liên hệ trực tiếp (nếu có).

2.2. Phần nội dung: Chi tiết sản phẩm/dịch vụ và tổng hợp giá trị

Đây là trái tim của bảng báo giá, nơi trình bày chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp. Sự rõ ràng, chính xác và đầy đủ trong phần này sẽ giúp khách hàng hiểu rõ giá trị họ nhận được tương ứng với chi phí bỏ ra.

• Bảng chi tiết sản phẩm/dịch vụ: Thường được cấu trúc dưới dạng bảng với các cột cơ bản như: STT, Tên sản phẩm/Dịch vụ, Mô tả/Quy cách kỹ thuật (càng chi tiết càng tốt), Đơn vị tính (cái, bộ, gói, giờ,…), Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót, cột “Thành tiền” nên được thiết lập công thức tính toán tự động: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.
• Bảng tổng hợp giá trị: Phần này tổng kết toàn bộ chi phí mà khách hàng cần thanh toán, bao gồm:
  • Tổng cộng tiền hàng (Subtotal).
  • Chiết khấu/Giảm giá (Discount) nếu có, có thể tính theo phần trăm hoặc số tiền cụ thể.
  • Thuế suất và Tiền thuế GTGT (VAT) áp dụng (nếu có).
  • Tổng giá trị thanh toán cuối cùng (Total). Con số này cần được ghi rõ bằng cả số và bằng chữ để tránh mọi nhầm lẫn.

2.3. Phần cuối: Các điều khoản ràng buộc và xác nhận pháp lý

Phần cuối của bảng báo giá chứa các điều khoản quan trọng và thông tin xác nhận, đóng vai trò như một cam kết sơ bộ giữa hai bên. Việc quy định rõ ràng các điều khoản này sẽ giúp ngăn ngừa các tranh chấp không đáng có trong tương lai và đảm bảo sự minh bạch.

• Các điều khoản đi kèm:
  • Hiệu lực báo giá: Cần ghi rõ thời hạn báo giá này có giá trị (ví dụ: “Báo giá có hiệu lực trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát hành”). Điều này giúp kiểm soát sự biến động về giá và nguồn hàng.
  • Điều khoản thanh toán: Quy định rõ các phương thức thanh toán được chấp nhận (tiền mặt, chuyển khoản), thông tin tài khoản ngân hàng, và thời hạn thanh toán (ví dụ: đặt cọc 50% khi ký hợp đồng, thanh toán 50% còn lại khi nhận hàng).
  • Điều khoản giao hàng: Nêu rõ thời gian giao hàng dự kiến, địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển (ai là người chịu phí).
  • Điều khoản bảo hành/hậu mãi (nếu có): Chi tiết về chính sách bảo hành, đổi trả, hỗ trợ kỹ thuật.
• Xác nhận: Phần này cần có chữ ký, ghi rõ họ tên và chức vụ của người lập báo giá (thường là người đại diện bán hàng hoặc quản lý), cùng với dấu mộc đỏ của công ty để đảm bảo tính pháp lý và sự trang trọng.

Bảng báo giá chuẩn sẽ có 3 thành phần chính

3. Hướng dẫn chi tiết các bước tạo bảng báo giá bằng Excel

Với những thành phần cấu trúc đã được xác định, việc tạo một bảng báo giá chuyên nghiệp bằng Excel trở nên vô cùng đơn giản và hiệu quả. Excel không chỉ giúp bạn trình bày thông tin một cách khoa học mà còn tự động hóa các phép tính, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công. Dưới đây là quy trình 4 bước cơ bản để bạn có thể tự mình xây dựng một mẫu báo giá chuẩn chỉnh từ một trang tính trống.

3.1. Bước 1: Chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng

Trước khi bắt tay vào thiết kế trên Excel, hãy đảm bảo rằng bạn đã thu thập đầy đủ và chính xác tất cả mọi thông tin cần thiết. Bước chuẩn bị kỹ lưỡng này là nền tảng giúp quá trình thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần. Bạn cần lập một danh sách chi tiết về:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email, website.
• Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Tên sản phẩm/dịch vụ, mã sản phẩm (nếu có), mô tả chi tiết, quy cách kỹ thuật, đơn vị tính, đơn giá.
• Chính sách kinh doanh: Các mức chiết khấu (nếu áp dụng), thuế suất VAT, các điều khoản về thanh toán (phương thức, thời hạn, đặt cọc), và quy trình giao hàng.

Việc chuẩn bị tốt ở bước này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng cấu trúc báo giá và dữ liệu cần nhập.

3.2. Bước 2: Thiết kế bố cục và tạo bảng trên Excel

Mở một file Excel mới và bắt đầu thiết kế bố cục tổng thể. Hãy chia trang tính thành 3 phần rõ ràng, tương ứng với cấu trúc của báo giá đã phân tích ở trên: phần mở đầu, phần nội dung (chi tiết sản phẩm/dịch vụ) và phần cuối (điều khoản, xác nhận).

• Tạo tiêu đề chính: Sử dụng tính năng “Merge & Center” trong tab “Home” để hợp nhất các ô và tạo tiêu đề “BẢNG BÁO GIÁ” thật nổi bật, căn giữa và in đậm.
• Thiết kế phần mở đầu và cuối: Nhập các thông tin định danh doanh nghiệp, khách hàng và các điều khoản vào các ô tương ứng.
• Vẽ bảng chi tiết sản phẩm: Chọn một vùng dữ liệu thích hợp cho bảng sản phẩm, sau đó sử dụng tính năng “Borders” (trong tab “Home”) để kẻ khung cho bảng. Bạn có thể nhấp chuột phải, chọn “Format Cells”, vào tab “Border” để tùy chỉnh kiểu đường viền, màu sắc sao cho bảng trông gọn gàng, chuyên nghiệp và dễ theo dõi.

3.3. Bước 3: Điền thông tin và áp dụng công thức tự động

Bắt đầu nhập các thông tin cố định như tên công ty, địa chỉ, thông tin khách hàng vào các ô đã định. Sau đó, chuyển sang phần bảng chi tiết sản phẩm/dịch vụ:

• Nhập dữ liệu: Điền STT, Tên sản phẩm/Dịch vụ, Mô tả, Đơn vị tính, và Số lượng, Đơn giá cho từng dòng sản phẩm.
• Thiết lập công thức cho cột “Thành tiền”: Đây là bước quan trọng để tự động hóa tính toán. Tại ô “Thành tiền” đầu tiên, bạn nhập công thức: =Số lượng * Đơn giá (ví dụ: =D6*E6). Sau đó, kéo công thức xuống các ô bên dưới để áp dụng cho tất cả các dòng sản phẩm.
• Tính tổng cộng: Thiết lập công thức tính “Tổng cộng tiền hàng” bằng hàm SUM (ví dụ: =SUM(F6:F15)).
• Áp dụng chiết khấu và thuế: Nếu có chiết khấu, bạn có thể tạo một ô riêng và nhập công thức (ví dụ: =Tổng tiền hàng * Tỷ lệ chiết khấu). Tương tự cho tiền thuế GTGT.
• Tính tổng giá trị thanh toán cuối cùng: Đây là kết quả cuối cùng, tổng hợp tất cả các chi phí (Tổng tiền hàng – Chiết khấu + Tiền thuế). Bạn cũng nên có một ô để chuyển đổi tổng số tiền bằng số sang dạng chữ để tăng tính chính xác.

Để nâng cao khả năng xử lý số liệu, bạn có thể tìm hiểu thêm về hướng dẫn cách làm tròn số trong excel, điều này rất hữu ích khi cần hiển thị các con số một cách gọn gàng và chuẩn xác trong báo giá.

3.4. Bước 4: Hoàn thiện và định dạng bảng báo giá chuyên nghiệp

Sau khi đã nhập đủ dữ liệu và thiết lập công thức, bước cuối cùng là điều chỉnh định dạng để bảng báo giá trông thật chuyên nghiệp và thu hút.

• Định dạng số tiền: Chọn tất cả các ô chứa số tiền (Đơn giá, Thành tiền, Tổng cộng), nhấp chuột phải, chọn “Format Cells” -> “Number”. Tích vào ô “Use 1000 Separator (,)” để thêm dấu phân cách hàng nghìn và chọn định dạng tiền tệ phù hợp (ví dụ: VND).
• Chèn logo: Chèn logo công ty vào phần đầu trang báo giá để tăng tính nhận diện thương hiệu.
• Căn chỉnh và font chữ: Căn chỉnh lề (căn trái cho chữ, căn phải cho số) để bố cục gọn gàng. Sử dụng font chữ và kích thước chữ đồng bộ, phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của bạn.
• Kiểm tra cuối cùng: Rà soát lại toàn bộ số liệu, công thức, và đặc biệt là lỗi chính tả. Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác trước khi lưu và gửi cho khách hàng.

Quy trình làm bảng báo giá gồm 4 bước cơ bản

4. Excel trong dòng chảy phát triển kinh doanh: Từ công cụ bảng tính đến trợ thủ báo giá chuyên nghiệp

Trong lịch sử phát triển của các công cụ văn phòng điện tử, Excel của Microsoft đã khẳng định vị thế là một trong những ứng dụng bảng tính mạnh mẽ và phổ biến nhất thế giới. Khởi nguồn từ việc thay thế các sổ sách kế toán giấy tờ thủ công, Excel nhanh chóng trở thành một công cụ không thể thiếu trong mọi hoạt động kinh doanh, từ quản lý dữ liệu, phân tích tài chính đến tạo các tài liệu giao dịch quan trọng như báo giá.

Vào những năm đầu của kỷ nguyên máy tính cá nhân, các doanh nghiệp thường dựa vào các phương pháp thủ công hoặc các phần mềm kế toán chuyên biệt, cồng kềnh để tạo ra các báo giá. Tuy nhiên, sự ra đời và phát triển của Excel đã mang đến một cuộc cách mạng thực sự. Với giao diện trực quan, khả năng tạo bảng biểu linh hoạt và đặc biệt là hệ thống công thức tính toán tự động, Excel cho phép người dùng tự do thiết kế các mẫu báo giá phù hợp với mọi loại hình sản phẩm, dịch vụ và quy mô doanh nghiệp.

Ban đầu, Excel được biết đến chủ yếu với khả năng tính toán phức tạp và lưu trữ dữ liệu. Nhưng theo thời gian, với các tính năng định dạng nâng cao, khả năng chèn hình ảnh, logo và tạo các biểu đồ trực quan, nó đã biến từ một công cụ bảng tính đơn thuần thành một nền tảng đa năng để tạo ra các tài liệu kinh doanh chuyên nghiệp. Khả năng tùy biến cao, cùng với việc hầu hết các máy tính văn phòng đều có sẵn Excel, đã biến nó thành lựa chọn hàng đầu cho việc tạo báo giá một cách nhanh chóng, hiệu quả và đáng tin cậy.

Sự phát triển không ngừng của Excel, từ các phiên bản sơ khai đến những bản cập nhật hiện đại, đã giúp nó luôn bắt kịp và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp. Cho dù là một startup nhỏ hay một tập đoàn lớn, Excel vẫn là một “trợ thủ” đắc lực, giúp các phòng ban kinh doanh dễ dàng xây dựng, quản lý và gửi đi những bảng báo giá ấn tượng, góp phần quan trọng vào sự thành công của mỗi giao dịch.

5. Gợi ý 5 mẫu bảng báo giá Excel thông dụng cho doanh nghiệp

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình và có thêm ý tưởng thiết kế, dưới đây là một số mẫu bảng báo giá thông dụng được thiết kế cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn có thể dựa vào các mẫu này để tùy chỉnh, biến tấu sao cho phù hợp nhất với đặc thù sản phẩm, dịch vụ và bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp mình, đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho khách hàng.

5.1. Mẫu bảng báo giá sản phẩm cơ bản

Đây là mẫu báo giá phổ biến nhất và phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hữu hình. Bố cục của mẫu này tập trung vào các cột thông tin chính yếu như: STT, Tên sản phẩm, Mã sản phẩm (nếu có), Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Mẫu báo giá sản phẩm cơ bản thường có thiết kế đơn giản, sạch sẽ, làm nổi bật thông tin về giá cả và tổng giá trị đơn hàng. Phần mô tả sản phẩm có thể được giữ ở mức tối giản hoặc lược bỏ nếu tên sản phẩm đã đủ rõ ràng. Mẫu này ưu tiên sự nhanh chóng, chính xác và dễ hiểu cho cả người gửi lẫn người nhận.

Mẫu bảng báo giá sản phẩm cơ bản

5.2. Mẫu bảng báo giá dịch vụ, dự án/xây dựng

Khác biệt với báo giá sản phẩm, bảng báo giá dịch vụ cần chú trọng nhiều hơn vào việc mô tả chi tiết nội dung công việc và các hạng mục dịch vụ. Mẫu này sẽ thay thế cột “Tên sản phẩm” bằng “Nội dung công việc” hoặc “Hạng mục dịch vụ”. Phần mô tả trở nên cực kỳ quan trọng, cần chi tiết hóa phạm vi công việc, các kết quả đầu ra dự kiến, tiến độ thực hiện và những điểm không bao gồm trong gói dịch vụ. Bố cục của mẫu này thường linh hoạt hơn để có đủ không gian trình bày các nội dung dạng văn bản dài, phức tạp của các dự án.

5.3. Mẫu bảng báo giá có hình ảnh sản phẩm

Trong các ngành đặc thù như thời trang, nội thất, F&B (Thực phẩm và Đồ uống), hoặc các sản phẩm có tính thẩm mỹ cao, việc thêm hình ảnh sản phẩm vào báo giá sẽ làm tăng tính trực quan, hấp dẫn và thuyết phục đáng kể. Mẫu này sẽ có thêm một cột “Hình ảnh” bên cạnh cột “Tên sản phẩm”. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hình dung sản phẩm một cách sinh động, tránh nhầm lẫn và tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý tối ưu kích thước và độ phân giải của ảnh để file báo giá không quá nặng khi gửi qua email hoặc các nền tảng khác.

5.4. Mẫu bảng báo giá vật tư

Mẫu báo giá vật tư chuyên biệt được thiết kế cho các nhà cung cấp vật liệu xây dựng, linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu sản xuất, hoặc các mặt hàng kỹ thuật. Đặc điểm nổi bật của mẫu này là sự tập trung tối đa vào các thông số kỹ thuật chi tiết của vật tư. Ngoài các cột cơ bản, nó thường có thêm các cột như: Quy cách, Xuất xứ, Thương hiệu, Tiêu chuẩn kỹ thuật, Thời gian bảo hành. Sự chính xác tuyệt đối về thông số và mã vật tư là yếu tố quan trọng nhất trong mẫu báo giá này, đảm bảo khách hàng nhận đúng loại sản phẩm họ cần cho dự án của mình, tránh sai sót gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình hoặc sản xuất.

5.5. Mẫu bảng báo giá bằng tiếng Anh (Quotation)

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng hợp tác với các đối tác nước ngoài, việc cung cấp một bảng báo giá bằng tiếng Anh (Quotation) là một yêu cầu bắt buộc và thể hiện sự chuyên nghiệp. Về cơ bản, cấu trúc của mẫu báo giá này không thay đổi, nhưng toàn bộ tiêu đề, nhãn cột và nội dung cần được dịch chính xác sang tiếng Anh. Ví dụ: “Bảng Báo Giá” thành “Quotation”, “Tên sản phẩm” thành “Description” hoặc “Item”, “Số lượng” thành “Quantity” (Qty.), “Đơn giá” thành “Unit Price”, và “Thành tiền” thành “Amount”. Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý về đơn vị tiền tệ (ví dụ: USD, EUR) và các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms) nếu có để đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng trong giao dịch quốc tế.

6. Những lưu ý quan trọng để tối ưu bảng báo giá Excel

Tạo một bảng báo giá bằng Excel có vẻ đơn giản, nhưng để nó thực sự hiệu quả, chuyên nghiệp và mang lại giá trị cao, bạn cần chú ý đến một vài nguyên tắc vàng sau đây:

• Đảm bảo độ chính xác 100%: Đây là nguyên tắc tối thượng. Chỉ một sai sót nhỏ về số liệu, đơn giá, công thức tính toán hay chiết khấu cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp và nghiêm trọng hơn là uy tín với khách hàng. Luôn kiểm tra kỹ lưỡng ít nhất hai lần trước khi gửi đi.
• Thông tin rõ ràng, đầy đủ: Một bảng báo giá tốt là bảng báo giá giúp khách hàng có thể ra quyết định ngay mà không cần phải gọi điện hay email hỏi lại. Hãy trình bày tất cả các chi tiết cần thiết, từ mô tả sản phẩm/dịch vụ, điều khoản thanh toán, giao hàng cho đến chính sách bảo hành.
• Hình thức gọn gàng, chuyên nghiệp: Bố cục cân đối, sử dụng font chữ thống nhất, kích thước chữ dễ đọc và tuyệt đối tránh lỗi chính tả. Hình thức trình bày chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu và thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng.
• Xuất file PDF trước khi gửi: Luôn chuyển đổi bảng báo giá từ Excel sang định dạng PDF trước khi gửi cho khách hàng. Điều này giúp giữ nguyên định dạng ban đầu trên mọi thiết bị, ngăn chặn việc nội dung bị chỉnh sửa một cách vô ý hoặc cố ý, và tăng tính bảo mật thông tin.
• Quy tắc lưu trữ khoa học: Phát triển một quy tắc đặt tên file và lưu trữ nhất quán (ví dụ: BaoGia_TenKhachHang_NgayThangNam.pdf). Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý, tra cứu và đối chiếu các báo giá đã gửi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn cách lọc trùng trong excel để tối ưu hóa việc quản lý danh sách sản phẩm hoặc thông tin khách hàng, tránh lặp lại dữ liệu và giữ cho bảng tính của bạn luôn gọn gàng, chính xác.

Có 5 điều cần lưu ý khi làm bảng báo giá

7. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về bảng báo giá Excel

Làm thế nào để cố định dòng tiêu đề khi cuộn chuột trong Excel?

Để cố định dòng tiêu đề của bảng (ví dụ: dòng chứa “Tên sản phẩm”, “Số lượng”, “Đơn giá”), bạn hãy chọn ô ngay bên dưới dòng tiêu đề mà bạn muốn cố định. Sau đó, vào tab “View” trên thanh công cụ, chọn “Freeze Panes”, và nhấp vào tùy chọn “Freeze Panes”. Thao tác này sẽ giữ cho các hàng phía trên và các cột bên trái của ô bạn chọn được cố định, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiêu đề khi cuộn trang tính xuống hoặc sang ngang.

Khi gửi báo giá cho khách hàng, nên gửi file Excel hay chuyển sang PDF?

Bạn nên gửi báo giá cho khách hàng dưới dạng file PDF. Điều này đảm bảo tính chuyên nghiệp cao, bảo mật thông tin, giữ nguyên định dạng file trên mọi thiết bị mà khách hàng sử dụng, và quan trọng nhất là ngăn không cho khách hàng vô tình hay cố ý thay đổi nội dung trong báo giá. File Excel chỉ nên được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp để chỉnh sửa, quản lý, hoặc khi có sự thống nhất rõ ràng với khách hàng về việc cùng nhau chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên file Excel.

Làm thế nào để bảng báo giá Excel trông chuyên nghiệp hơn?

Để tăng tính chuyên nghiệp cho bảng báo giá Excel, bạn nên:

• Đồng bộ font chữ và kích thước chữ: Chọn một hoặc hai loại font chữ rõ ràng, dễ đọc và sử dụng nhất quán trên toàn bộ báo giá.
• Sử dụng màu sắc tinh tế: Phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của bạn để nhấn nhá các tiêu đề, dòng tổng kết hoặc các thông tin quan trọng mà không gây rối mắt.
• Chèn logo công ty: Đặt logo ở vị trí hợp lý (thường là góc trên bên trái hoặc giữa phần đầu trang).
• Căn chỉnh dữ liệu hợp lý: Căn trái cho các đoạn văn bản, căn phải cho các số tiền hoặc số lượng để dễ nhìn.
• Sử dụng khung viền và đường kẻ: Tạo bố cục sạch sẽ, cân đối và phân tách rõ ràng các phần nội dung.
• Kiểm tra lỗi chính tả: Tuyệt đối tránh các lỗi chính tả và định dạng lộn xộn.
• Tận dụng Header/Footer: Thêm thông tin liên hệ hoặc số trang vào phần đầu/chân trang.

Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể tự tin tạo ra những bảng báo giá chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả bằng Excel, góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Một quy trình bán hàng tối ưu luôn bắt đầu từ những tài liệu chỉn chu nhất.