Hướng dẫn làm sơ đồ trong Word: Chi tiết 3 cách đơn giản nhất

Trong công việc văn phòng và học tập, việc trình bày thông tin một cách trực quan, logic là vô cùng quan trọng. Sơ đồ tư duy, sơ đồ tổ chức, hay quy trình làm việc giúp người xem nắm bắt ý tưởng nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều so với văn bản thuần túy. Microsoft Word, công cụ soạn thảo quen thuộc, cung cấp những tính năng mạnh mẽ để bạn thực hiện điều này. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa các công cụ này. Bài viết này sẽ cung cấp Hướng Dẫn Làm Sơ đồ Trong Word một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, giúp bạn tạo ra những sơ đồ chuyên nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản. Dù bạn đang sử dụng phiên bản Word nào, từ 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 đến Microsoft 365, bạn đều có thể áp dụng các phương pháp được giới thiệu dưới đây. Hãy cùng khám phá 3 cách vẽ sơ đồ phổ biến và hiệu quả nhất trong Word: sử dụng SmartArt, Shapes và Drawing Tools.

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng SmartArt (Nhanh chóng và Tiện lợi)

SmartArt là công cụ được Microsoft thiết kế đặc biệt để tạo các loại sơ đồ thông dụng một cách nhanh chóng. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn cần tạo sơ đồ tổ chức, quy trình, danh sách hay các mối quan hệ mà không cần tốn nhiều công sức tùy chỉnh chi tiết.

Bước 1: Chèn SmartArt vào văn bản

1. Mở tài liệu Word bạn muốn chèn sơ đồ.
2. Trên thanh công cụ Ribbon, chọn tab Insert (Chèn).
3. Trong nhóm Illustrations (Minh họa), nhấp vào SmartArt.

Chọn SmartArt trong thẻ Insert để bắt đầu hướng dẫn làm sơ đồ trong Word

Lưu ý: Vị trí của nút SmartArt có thể hơi khác biệt giữa các phiên bản Word. Trong Word 2007, 2010, 2016, nó thường nằm cạnh nút Shapes. Trong Word 2013 và các phiên bản mới hơn, giao diện có thể tương tự như hình minh họa.

Bước 2: Lựa chọn loại sơ đồ phù hợp

1. Một hộp thoại Choose a SmartArt Graphic (Chọn đồ họa SmartArt) sẽ xuất hiện.
2. Ở cột bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các loại sơ đồ. Hãy chọn loại phù hợp với mục đích trình bày thông tin của bạn. Dưới đây là giải thích ý nghĩa của một số loại phổ biến:
   • List (Danh sách): Hiển thị thông tin không theo thứ tự cụ thể hoặc các bước đơn giản.
   • Process (Quy trình): Mô tả các bước hoặc giai đoạn tuần tự trong một quy trình hoặc dòng thời gian.
   • Cycle (Chu kỳ): Thể hiện một quy trình liên tục, lặp đi lặp lại.
   • Hierarchy (Phân cấp): Tạo sơ đồ tổ chức, cây quyết định hoặc hệ thống phân cấp.
   • Relationship (Quan hệ): Minh họa các mối liên kết, so sánh hoặc tương quan giữa các yếu tố.
   • Matrix (Ma trận): Hiển thị mối quan hệ của các thành phần với tổng thể, thường dưới dạng các ô vuông.
   • Pyramid (Kim tự tháp): Biểu diễn các mối quan hệ theo tỷ lệ, nền tảng hoặc thứ bậc.
   • Picture (Hình ảnh): Cho phép chèn hình ảnh vào các hình dạng trong sơ đồ.
3. Sau khi chọn loại sơ đồ ở cột trái, các mẫu cụ thể sẽ hiển thị ở khung giữa. Chọn một mẫu bạn ưng ý.
4. Nhấp OK để chèn sơ đồ vào văn bản.

Chọn kiểu sơ đồ SmartArt phù hợp với nhu cầu trình bày

Bước 3: Nhập nội dung và tùy chỉnh sơ đồ

1. Sau khi chèn, sơ đồ SmartArt sẽ xuất hiện trong Word cùng với một khung nhập văn bản (Text Pane) bên cạnh (hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên nhỏ ở cạnh trái sơ đồ để mở nó).
2. Nhập nội dung cho từng hình dạng (shape) trong sơ đồ vào khung Text Pane hoặc nhấp trực tiếp vào chữ [Text] trong từng hình dạng để nhập liệu.
3. Thêm hoặc xóa hình dạng:
   • Để thêm: Chọn một hình dạng hiện có trong sơ đồ. Trên thanh công cụ SmartArt Design (Thiết kế SmartArt) xuất hiện, nhấp vào mũi tên thả xuống của nút Add Shape (Thêm hình dạng). Bạn có thể chọn thêm hình dạng ở trước (Add Shape Before), sau (Add Shape After), trên (Add Shape Above), dưới (Add Shape Below), hoặc thêm trợ lý (Add Assistant – thường dùng cho sơ đồ tổ chức).
   • Để xóa: Chọn hình dạng bạn muốn xóa và nhấn phím Delete trên bàn phím.

Nhập liệu và tùy chỉnh thêm bớt hình dạng trong sơ đồ SmartArt

Ví dụ: Nếu bạn muốn thêm một ô phía trước ô “Bánh”, hãy chọn ô “Bánh”, vào tab SmartArt Design > Add Shape > Add Shape Before.

Ví dụ thêm hình dạng vào trước một ô đã có trong SmartArt

4. Tùy chỉnh giao diện: Sử dụng các tùy chọn trong tab SmartArt Design và Format (Định dạng) để thay đổi màu sắc (Change Colors), kiểu dáng (SmartArt Styles), bố cục (Layouts), định dạng từng hình dạng hoặc văn bản riêng lẻ.

Cách vẽ biểu đồ trong Word bằng công cụ Shapes (Linh hoạt và Tùy biến cao)

Phương pháp sử dụng Shapes cho phép bạn tự do sáng tạo sơ đồ với bất kỳ hình dạng và bố cục nào. Tuy nhiên, cách này đòi hỏi nhiều thao tác thủ công hơn so với SmartArt, phù hợp khi bạn cần vẽ các sơ đồ độc đáo hoặc không có mẫu sẵn trong SmartArt.

Bước 1: Chèn hình dạng (Shapes)

1. Mở tài liệu Word.
2. Vào tab Insert (Chèn).
3. Nhấp vào Shapes (Hình dạng). Một thư viện các hình dạng sẽ xổ xuống, bao gồm hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên, đường thẳng, hình khối cho lưu đồ (Flowchart), v.v.
4. Chọn hình dạng bạn muốn sử dụng làm khối cơ bản cho sơ đồ của mình (ví dụ: hình chữ nhật).

Chọn công cụ Shapes từ thẻ Insert để bắt đầu vẽ sơ đồ thủ công

Bước 2: Vẽ hình dạng lên trang Word

1. Con trỏ chuột sẽ biến thành hình dấu cộng (+).
2. Nhấp và kéo chuột trên trang Word tại vị trí bạn muốn đặt hình dạng để vẽ nó ra với kích thước mong muốn. Thả chuột khi hoàn thành.

Kéo thả chuột để vẽ hình dạng Shapes đã chọn lên văn bản

3. Để tạo nhanh các hình dạng giống hệt: Chọn hình dạng đã vẽ, nhấn giữ phím Ctrl, sau đó nhấp và kéo hình dạng đó đến vị trí mới. Thao tác này sẽ sao chép hình dạng. Lặp lại để tạo đủ số lượng khối cần thiết cho sơ đồ.

Bước 3: Định dạng hình dạng

1. Chọn một hoặc nhiều hình dạng bạn muốn định dạng.
2. Tab Shape Format (Định dạng Hình dạng) sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon.
3. Sử dụng các tùy chọn trong nhóm Shape Styles (Kiểu Hình dạng) để:
   • Chọn các kiểu định dạng có sẵn.
   • Shape Fill: Thay đổi màu nền bên trong hình dạng.
   • Shape Outline: Thay đổi màu sắc, độ dày và kiểu đường viền (nét đứt, nét liền).
   • Shape Effects: Thêm các hiệu ứng như đổ bóng (Shadow), phản chiếu (Reflection), phát sáng (Glow), góc xiên (Bevel), xoay 3D (3-D Rotation).

Sử dụng các tùy chọn trong Shape Format để định dạng hình dạng sơ đồ

Bước 4: Vẽ đường nối và mũi tên

1. Để thể hiện mối liên kết giữa các khối trong sơ đồ, bạn cần vẽ các đường nối hoặc mũi tên.
2. Vào lại Insert > Shapes.
3. Trong phần Lines (Đường kẻ), chọn kiểu đường thẳng, mũi tên, hoặc đường nối khuỷu (Elbow Connector) phù hợp.
4. Nhấp và kéo chuột từ điểm bắt đầu (thường là cạnh của một hình dạng) đến điểm kết thúc (cạnh của hình dạng khác) để vẽ đường nối.

Chèn đường thẳng hoặc mũi tên từ Shapes để kết nối các khối sơ đồ

Mẹo: Khi kéo đường nối, hãy di chuột gần cạnh của hình dạng cho đến khi các điểm kết nối (chấm tròn nhỏ) xuất hiện. Nối đường vào các điểm này sẽ giúp đường nối tự động điều chỉnh khi bạn di chuyển các hình dạng.

Bước 5: Thêm văn bản vào hình dạng

1. Nhấp chuột phải vào hình dạng bạn muốn thêm chữ.
2. Chọn Add Text (Thêm Văn bản) từ menu ngữ cảnh.
3. Một con trỏ văn bản sẽ xuất hiện bên trong hình dạng. Bắt đầu gõ nội dung của bạn.
4. Bạn có thể định dạng văn bản này (font chữ, cỡ chữ, màu sắc, căn lề) bằng các công cụ trong tab Home (Trang đầu) hoặc menu mini xuất hiện khi bôi đen văn bản.

Bước 6: Nhóm các đối tượng (Tùy chọn nhưng hữu ích)

Sau khi hoàn thành sơ đồ, bạn nên nhóm tất cả các hình dạng và đường nối lại thành một đối tượng duy nhất. Điều này giúp việc di chuyển hoặc thay đổi kích thước toàn bộ sơ đồ dễ dàng hơn mà không làm lệch các thành phần.

1. Nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl.
2. Nhấp chuột để chọn lần lượt tất cả các hình dạng và đường nối thuộc sơ đồ của bạn.
3. Nhấp chuột phải vào một trong các đối tượng đã chọn.
4. Đi đến Group (Nhóm) > Group (Nhóm).

Cách tạo sơ đồ trong Word bằng Drawing Canvas (Khung vẽ chuyên dụng)

Drawing Canvas (Khung vẽ) hoạt động như một vùng chứa riêng biệt cho các đối tượng vẽ (Shapes, đường nối, text box). Khi bạn vẽ trong Drawing Canvas, tất cả các thành phần sẽ được giữ lại với nhau trong một khung, giúp quản lý các sơ đồ phức tạp dễ dàng hơn, đặc biệt là khi bạn cần di chuyển hoặc thay đổi kích thước cả cụm sơ đồ mà không muốn nó bị tách rời hay ảnh hưởng đến bố cục văn bản xung quanh.

Bước 1: Chèn Drawing Canvas

1. Vào tab Insert (Chèn).
2. Nhấp vào Shapes (Hình dạng).
3. Ở cuối danh sách thả xuống, chọn New Drawing Canvas (Khung vẽ Mới).

Chọn New Drawing Canvas từ menu Shapes để tạo khung vẽ sơ đồ

Một khung hình chữ nhật có đường viền nét đứt sẽ xuất hiện trên trang Word. Đây chính là khu vực làm việc của bạn.

Bước 2: Điều chỉnh kích thước khung vẽ và vẽ hình dạng

1. Nhấp vào đường viền của Drawing Canvas. Các chấm tròn điều khiển kích thước sẽ xuất hiện.
2. Kéo các chấm tròn này để điều chỉnh kích thước khung vẽ sao cho phù hợp với không gian dự kiến của sơ đồ.

Điều chỉnh kích thước khung Drawing Canvas cho phù hợp

3. Bây giờ, bạn có thể chèn và vẽ các hình dạng (Shapes) vào bên trong khung vẽ này tương tự như cách làm với công cụ Shapes thông thường (Bước 1 và 2 của phần trước). Chọn Insert > Shapes, chọn hình dạng mong muốn, sau đó nhấp và kéo chuột bên trong khung Drawing Canvas để vẽ.

Vẽ các hình dạng Shapes bên trong khung Drawing Canvas

Bước 3: Định dạng hình dạng trong Canvas

Việc định dạng các hình dạng bên trong Drawing Canvas hoàn toàn giống với khi bạn làm việc với Shapes bên ngoài.

1. Chọn hình dạng cần định dạng bên trong Canvas.
2. Sử dụng các tùy chọn trong tab Shape Format (Định dạng Hình dạng) để thay đổi màu nền (Shape Fill), đường viền (Shape Outline), hiệu ứng (Shape Effects), v.v.

Định dạng màu sắc, đường viền, hiệu ứng cho Shapes trong Canvas

Bước 4: Vẽ đường nối và mũi tên trong Canvas

Tương tự, việc vẽ đường nối giữa các hình dạng cũng được thực hiện bên trong Drawing Canvas.

1. Vào Insert > Shapes.
2. Chọn loại đường thẳng hoặc mũi tên bạn muốn.
3. Nhấp và kéo chuột bên trong Canvas để nối các hình dạng lại với nhau.

Vẽ các đường nối, mũi tên liên kết các Shapes trong Canvas

Bước 5: Thêm văn bản vào sơ đồ trong Canvas

Bạn có hai cách chính để thêm văn bản vào sơ đồ bên trong Drawing Canvas:

1. Thêm trực tiếp vào Shapes: Nhấp chuột phải vào hình dạng > Add Text > Nhập nội dung. Đây là cách thông thường và tiện lợi nhất cho các khối chính.

Thêm văn bản trực tiếp vào hình dạng trong Drawing Canvas bằng Add Text

2. Sử dụng Text Box: Nếu bạn muốn thêm văn bản ở vị trí bất kỳ bên trong Canvas (không nằm trong một hình dạng cụ thể, ví dụ: tiêu đề sơ đồ, chú thích), hãy sử dụng Text Box.
   • Vào Insert > Text Box (Hộp Văn bản) > Draw Text Box (Vẽ Hộp Văn bản).
   • Nhấp và kéo chuột bên trong Canvas để vẽ Text Box.
   • Nhập nội dung vào Text Box.
   • Bạn có thể định dạng Text Box (bỏ đường viền, bỏ màu nền) trong tab Shape Format để nó hòa vào sơ đồ một cách tự nhiên.

Sử dụng Draw Text Box để thêm văn bản tự do vào Drawing Canvas

Ưu điểm lớn nhất của Drawing Canvas là toàn bộ sơ đồ (shapes, lines, text boxes) sẽ được coi là một đối tượng duy nhất. Bạn có thể dễ dàng di chuyển cả khung vẽ mà không sợ các thành phần bên trong bị xê dịch hay tách rời.

Kết luận

Việc nắm vững hướng dẫn làm sơ đồ trong Word mở ra nhiều khả năng trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Tùy thuộc vào nhu cầu và mức độ phức tạp của sơ đồ, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp:

• SmartArt: Nhanh chóng, tiện lợi cho các cấu trúc sơ đồ phổ biến, dễ dàng nhập liệu và thay đổi bố cục/màu sắc theo mẫu có sẵn.
• Shapes: Linh hoạt tối đa, cho phép tự do sáng tạo mọi loại sơ đồ nhưng đòi hỏi nhiều thao tác thủ công hơn trong việc vẽ, căn chỉnh và kết nối.
• Drawing Canvas: Lý tưởng cho các sơ đồ phức tạp gồm nhiều đối tượng, giúp quản lý, di chuyển và thay đổi kích thước toàn bộ sơ đồ như một khối thống nhất mà không ảnh hưởng bố cục chung của tài liệu.

Bằng cách thực hành thường xuyên với ba công cụ này, bạn sẽ có thể tạo ra các sơ đồ rõ ràng, trực quan, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu, bài thuyết trình hay báo cáo của mình. Đừng ngần ngại thử nghiệm các tùy chọn định dạng và bố cục khác nhau để tìm ra phong cách phù hợp nhất với nội dung và mục đích sử dụng của bạn. Chúc bạn thành công trong việc ứng dụng kỹ năng này vào công việc và học tập!