Hướng dẫn sử dụng Word 2016 chi tiết từ A-Z cho người mới

Microsoft Word là một trong những trình soạn thảo văn bản phổ biến và mạnh mẽ nhất thế giới, được sử dụng rộng rãi trong học tập, công việc và cuộc sống hàng ngày. Phiên bản Word 2016, mặc dù không phải là mới nhất, vẫn giữ được vị thế quan trọng với giao diện trực quan và nhiều tính năng hữu ích. Nếu bạn là người mới bắt đầu hoặc muốn làm chủ công cụ này, bài Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2016 chi tiết này sẽ là kim chỉ nam hoàn hảo, giúp bạn tự tin tạo và chỉnh sửa tài liệu một cách chuyên nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá từng ngóc ngách của phần mềm, từ những thao tác cơ bản nhất đến các tính năng nâng cao, đảm bảo bạn có thể khai thác tối đa tiềm năng của Word 2016. Hãy bắt đầu hành trình làm quen và chinh phục ứng dụng văn phòng không thể thiếu này!

Làm quen với Giao diện Word 2016

Để bắt đầu sử dụng Word 2016 hiệu quả, việc đầu tiên là làm quen với giao diện làm việc của nó. Mặc dù có nhiều điểm tương đồng với các phiên bản trước như Word 2010 hay 2013, Word 2016 vẫn có những cải tiến đáng chú ý.

Khởi động Word 2016 và Màn hình Bắt đầu (Start Screen)

Khi bạn mở Microsoft Word 2016 lần đầu tiên, màn hình Start Screen sẽ chào đón bạn. Đây là nơi bạn có thể:

• Tạo tài liệu mới: Chọn “Blank document” để bắt đầu với một trang trắng.
• Sử dụng mẫu (Template): Lựa chọn từ các mẫu có sẵn (thư, sơ yếu lý lịch, báo cáo,…) để tiết kiệm thời gian định dạng.
• Mở tài liệu gần đây: Truy cập nhanh các tệp bạn đã chỉnh sửa gần đây.

Từ màn hình Start Screen, hãy chọn “Blank document” để đi vào giao diện soạn thảo chính của Word 2016.

Giao diện chính của Microsoft Word 2016 với các thành phần chính được đánh dấu

Tổng quan Giao diện Chính

Giao diện chính của Word 2016 bao gồm các thành phần cốt lõi sau:

1. Thanh Ribbon: Nằm ở phía trên cùng, chứa hầu hết các lệnh và tính năng của Word, được tổ chức theo các tab (Home, Insert, Design, Layout,…). Đây là trung tâm điều khiển chính khi bạn làm việc.
2. Thanh công cụ Truy cập Nhanh (Quick Access Toolbar – QAT): Một thanh nhỏ phía trên Ribbon (hoặc dưới), chứa các lệnh thường dùng như Save, Undo, Redo. Bạn có thể tùy chỉnh thanh này để thêm các lệnh yêu thích.
3. Thước (Ruler): Hiển thị dọc và ngang, giúp bạn căn chỉnh lề, tab, và các đối tượng trong tài liệu.
4. Vùng soạn thảo: Khu vực chính giữa màn hình, nơi bạn nhập và chỉnh sửa nội dung văn bản.
5. Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm ở dưới cùng, hiển thị thông tin về tài liệu (số trang, số từ,…) và các nút điều khiển chế độ xem, phóng to/thu nhỏ.
6. Backstage View: Truy cập bằng cách nhấp vào tab “File”, nơi chứa các lệnh quản lý tệp như Lưu, Mở, In, Chia sẻ, và các tùy chọn cài đặt Word.

Hướng dẫn chi tiết các khu vực trên giao diện Word 2016 bao gồm Ribbon, Quick Access Toolbar, Ruler

Khám phá Thanh Ribbon: Trung tâm Điều khiển của Word 2016

Thanh Ribbon là trái tim của giao diện Word 2016, thay thế cho hệ thống menu truyền thống của các phiên bản cũ. Việc hiểu rõ cấu trúc và chức năng của Ribbon là bước quan trọng trong hướng dẫn sử dụng Word 2016.

Cấu trúc Ribbon: Tabs và Groups Lệnh

Ribbon được tổ chức thành các Tab (Thẻ) chính nằm ngang phía trên (ví dụ: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View). Mỗi Tab lại chứa các Group (Nhóm) lệnh liên quan.

Ví dụ, Tab “Home” chứa các group như “Clipboard” (Sao chép, Cắt, Dán), “Font” (Phông chữ, Cỡ chữ, Kiểu chữ), “Paragraph” (Căn lề, Thụt dòng, Khoảng cách dòng), “Styles” (Định dạng kiểu), và “Editing” (Tìm kiếm, Thay thế).

Ví dụ về một group lệnh Font trên tab Home của thanh Ribbon Word 2016

Một số group có một mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải. Nhấp vào mũi tên này (gọi là Dialog Box Launcher) sẽ mở ra một hộp thoại với nhiều tùy chọn chi tiết hơn cho group đó.

Biểu tượng mũi tên nhỏ góc dưới bên phải group lệnh cho thấy các tùy chọn mở rộng trong Word 2016

Các Tab Chính và Chức năng (Sơ lược)

• File: Truy cập Backstage View (quản lý tệp).
• Home: Các lệnh định dạng văn bản và đoạn văn cơ bản, sao chép/cắt/dán, tìm kiếm/thay thế.
• Insert: Chèn các đối tượng vào tài liệu (bảng, hình ảnh, hình khối, biểu đồ, liên kết, đầu trang/chân trang, số trang, ký tự đặc biệt…).
• Design: Thay đổi giao diện tổng thể của tài liệu (chủ đề, màu sắc, phông chữ, hiệu ứng, watermark, màu nền trang, viền trang).
• Page Layout (Bố trí Trang): Thiết lập cấu trúc trang (lề, hướng giấy, kích thước, cột), khoảng cách đoạn, thụt lề.
• References (Tham chiếu): Quản lý mục lục, chú thích cuối trang/cuối văn bản, trích dẫn, danh mục tài liệu tham khảo, chú thích hình ảnh/bảng biểu.
• Mailings (Gửi thư): Các công cụ tạo thư trộn (mail merge), nhãn thư, phong bì.
• Review (Xem lại): Kiểm tra chính tả/ngữ pháp, thêm chú thích (comment), theo dõi thay đổi, so sánh tài liệu, bảo vệ tài liệu.
• View (Xem): Thay đổi chế độ hiển thị tài liệu (Read Mode, Print Layout, Web Layout), hiển thị/ẩn Thước (Ruler), lưới (Gridlines), thanh điều hướng (Navigation Pane), phóng to/thu nhỏ, quản lý cửa sổ.

Tùy chỉnh Ribbon: Ẩn/Hiện và Thêm Tab

1. Ẩn/Hiện Ribbon:
Nếu bạn muốn có thêm không gian soạn thảo, bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị Ribbon. Nhấp vào biểu tượng Ribbon Display Options (mũi tên hướng lên) ở góc trên cùng bên phải:

Menu Ribbon Display Options trong Word 2016 để tùy chỉnh hiển thị thanh Ribbon

• Auto-hide Ribbon: Ẩn hoàn toàn Ribbon. Để xem lại, nhấp vào cạnh trên cùng của cửa sổ Word.
• Show Tabs: Chỉ hiển thị tên các Tab. Nhấp vào một Tab để tạm thời hiển thị các lệnh của Tab đó.
• Show Tabs and Commands: Hiển thị đầy đủ cả Tab và các lệnh (chế độ mặc định).

2. Thêm Tab Developer:
Tab Developer chứa các công cụ nâng cao như tạo Macro, điều khiển biểu mẫu (Form Controls), quản lý Add-ins. Tab này mặc định bị ẩn. Để hiển thị:

1. Vào File > Options.
2. Trong hộp thoại Word Options, chọn Customize Ribbon ở cột bên trái.
3. Ở cột bên phải (Customize the Ribbon), đảm bảo mục Main Tabs được chọn trong danh sách thả xuống.
4. Tích vào ô Developer trong danh sách các Tab chính.
5. Nhấn OK.

Tab Developer giờ đây sẽ xuất hiện trên Ribbon, cung cấp cho bạn quyền truy cập vào:

• Code: Ghi và quản lý Macro (VBA).
• Add-ins: Quản lý các tiện ích bổ sung.
• Controls: Chèn các điều khiển biểu mẫu (nút chọn, hộp kiểm, danh sách thả xuống…) để tạo biểu mẫu tương tác.
• Protect: Hạn chế chỉnh sửa tài liệu.

Sử dụng tính năng “Tell Me” hiệu quả

Nếu bạn không nhớ một lệnh nằm ở đâu, hãy sử dụng hộp “Tell me what you want to do…” trên Ribbon. Chỉ cần gõ từ khóa mô tả chức năng bạn cần (ví dụ: “chèn bảng”, “kiểm tra lỗi”, “tạo mục lục”), Word sẽ gợi ý các lệnh liên quan. Bạn có thể thực thi lệnh trực tiếp từ danh sách gợi ý này.

Tối ưu quy trình làm việc với Quick Access Toolbar (QAT)

Nằm ngay phía trên (hoặc dưới) thanh Ribbon, Quick Access Toolbar là công cụ tuyệt vời để tăng tốc độ làm việc bằng cách đặt các lệnh bạn hay dùng nhất vào vị trí dễ truy cập.

Vị trí của Quick Access Toolbar phía trên thanh Ribbon trong Word 2016

QAT là gì và lợi ích?

QAT là một thanh công cụ nhỏ, tùy biến được, luôn hiển thị bất kể bạn đang ở Tab nào trên Ribbon. Lợi ích chính là bạn có thể truy cập các lệnh yêu thích (như Lưu, Hoàn tác, In nhanh, Kiểm tra chính tả…) chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không cần tìm kiếm qua các Tab.

Cách thêm/bớt lệnh vào QAT

1. Nhấp vào mũi tên nhỏ thả xuống ở cuối thanh QAT.
2. Một danh sách các lệnh phổ biến sẽ hiện ra (Save, Undo, Redo, New, Open, Quick Print…). Tích vào lệnh bạn muốn thêm.

Menu thả xuống để thêm lệnh mới vào Quick Access Toolbar trong Word 2016

3. Nếu lệnh bạn muốn không có trong danh sách, chọn More Commands….
4. Hộp thoại Word Options sẽ mở ra ở mục Quick Access Toolbar.
5. Ở cột bên trái (Choose commands from), chọn lệnh bạn muốn thêm. Bạn có thể lọc theo “Popular Commands” hoặc “All Commands”.
6. Nhấp nút Add >> để chuyển lệnh sang cột bên phải (Customize Quick Access Toolbar).
7. Để xóa lệnh, chọn lệnh ở cột bên phải và nhấp Remove.
8. Nhấn OK để lưu thay đổi. Lệnh mới sẽ xuất hiện trên QAT.

Backstage View: Quản lý Tài liệu Chuyên nghiệp

Backstage View là khu vực hậu trường, nơi bạn thực hiện các thao tác liên quan đến quản lý tệp tài liệu thay vì chỉnh sửa nội dung.

Truy cập Backstage View (Tab File)

Để vào Backstage View, bạn chỉ cần nhấp vào tab File trên thanh Ribbon.

Vị trí tab File để truy cập Backstage View trong Word 2016

Các tùy chọn chính

Giao diện Backstage View có một menu dọc bên trái với các tùy chọn quan trọng:

• Info (Thông tin): Xem và chỉnh sửa thuộc tính tài liệu (tác giả, tiêu đề…), bảo vệ tài liệu (đặt mật khẩu), kiểm tra vấn đề tương thích, quản lý phiên bản.
• New (Mới): Tạo tài liệu trống hoặc từ mẫu.
• Open (Mở): Mở tài liệu đã có từ máy tính hoặc OneDrive.
• Save (Lưu): Lưu các thay đổi vào tệp hiện tại.
• Save As (Lưu thành): Lưu tài liệu với tên mới, định dạng khác hoặc vị trí khác.
• Print (In): Xem trước bản in và thiết lập các tùy chọn in ấn (chọn máy in, số bản, phạm vi trang…).
• Share (Chia sẻ): Chia sẻ tài liệu qua email, lưu lên đám mây (OneDrive), đăng lên blog…
• Export (Xuất): Lưu tài liệu dưới định dạng khác như PDF, XPS.
• Close (Đóng): Đóng tài liệu hiện tại.
• Account (Tài khoản): Quản lý tài khoản Microsoft, chủ đề Office, các dịch vụ kết nối.
• Options (Tùy chọn): Mở hộp thoại Word Options để tùy chỉnh sâu các cài đặt của Word.

Giao diện Backstage View trong Word 2016 với các tùy chọn quản lý tài liệu

Định dạng và Trình bày Văn bản Cơ bản

Phần cốt lõi của việc hướng dẫn sử dụng Word 2016 là nắm vững các kỹ thuật định dạng văn bản để tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ đọc. Hầu hết các công cụ định dạng cơ bản đều nằm trên tab Home.

Định dạng Font chữ

Nhóm lệnh Font trên tab Home cho phép bạn:

• Thay đổi Phông chữ (Font).
• Điều chỉnh Cỡ chữ (Font Size).
• Áp dụng các kiểu chữ: Đậm (Bold – B), Nghiêng (Italic – I), Gạch chân (Underline – U).
• Thay đổi Màu chữ (Font Color).
• Tô Màu nền chữ (Text Highlight Color).
• Sử dụng các hiệu ứng chữ (Text Effects).

Căn chỉnh đoạn văn

Nhóm lệnh Paragraph giúp bạn kiểm soát cách trình bày các đoạn văn:

• Căn lề: Căn trái (Align Left), Căn giữa (Center), Căn phải (Align Right), Căn đều hai biên (Justify).
• Khoảng cách dòng và đoạn (Line and Paragraph Spacing): Điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn và khoảng cách trước/sau mỗi đoạn.
• Thụt lề (Increase/Decrease Indent): Tăng hoặc giảm thụt lề cho cả đoạn văn.
• Tạo danh sách: Sử dụng Bullets (danh sách dấu đầu dòng) hoặc Numbering (danh sách đánh số).
• Đường viền và Tô nền (Borders and Shading): Thêm đường viền hoặc màu nền cho đoạn văn.

Sử dụng Styles để định dạng nhất quán

Styles (Kiểu) là tập hợp các định dạng (font, cỡ chữ, màu sắc, căn lề, khoảng cách…) được đặt tên. Sử dụng Styles (trong nhóm Styles trên tab Home) giúp đảm bảo tính nhất quán về định dạng trong toàn bộ tài liệu, đặc biệt là với các tài liệu dài. Word có sẵn nhiều Styles (Normal, Heading 1, Heading 2…), và bạn cũng có thể tự tạo Styles riêng. Việc sử dụng Heading Styles còn giúp tạo mục lục tự động dễ dàng.

Chế độ xem và Điều chỉnh Hiển thị

Word 2016 cung cấp nhiều cách để xem tài liệu, phù hợp với các mục đích khác nhau, cũng như các công cụ để điều chỉnh cách hiển thị.

Các Chế độ Xem Chính

Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem bằng các nút ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Word hoặc qua tab View:

• Read Mode (Chế độ Đọc): Tối ưu hóa hiển thị để đọc tài liệu trên màn hình, ẩn hầu hết các công cụ chỉnh sửa, văn bản được bố trí thành các cột dễ đọc.

Ví dụ hiển thị tài liệu Word 2016 ở chế độ Read Mode toàn màn hình

• Print Layout (Bố cục In): Chế độ xem mặc định, hiển thị tài liệu chính xác như khi in ra giấy, bao gồm lề, đầu trang, chân trang. Đây là chế độ tốt nhất để chỉnh sửa và định dạng.

Giao diện tài liệu Word 2016 ở chế độ xem Print Layout mặc định

• Web Layout (Bố cục Web): Hiển thị tài liệu dưới dạng một trang web liên tục, không phân trang. Hữu ích khi bạn soạn thảo nội dung để đăng lên web.

Hiển thị tài liệu Word 2016 dưới dạng trang web trong chế độ Web Layout

Sử dụng Thước (Ruler) để căn chỉnh

Thước ngang và dọc (Ruler) là công cụ hữu ích để đặt lề, điểm dừng tab (tab stop), và căn chỉnh vị trí các đối tượng. Nếu thước không hiển thị, bạn có thể bật nó lên:

1. Đi đến tab View.
2. Trong nhóm Show, tích vào ô Ruler.

Vị trí tab View trên thanh Ribbon của Word 2016

Phóng to/Thu nhỏ (Zoom) tài liệu

Để nhìn rõ hơn các chi tiết nhỏ hoặc bao quát tổng thể trang, bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ:

• Sử dụng thanh trượt Zoom ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Word. Kéo về phía dấu (+) để phóng to, về phía dấu (-) để thu nhỏ.
• Nhấp vào tỷ lệ phần trăm (%) bên cạnh thanh trượt để mở hộp thoại Zoom và chọn mức phóng cụ thể hoặc các tùy chọn như “Page Width” (Vừa chiều rộng trang).
• Giữ phím Ctrl và lăn nút cuộn chuột lên/xuống.

Thực hành các thao tác cơ bản

Để củng cố kiến thức từ hướng dẫn sử dụng Word 2016 này, hãy thử thực hành các bước sau:

1. Mở Word 2016, tạo một tài liệu trống.
2. Ẩn thanh Ribbon bằng cách chọn “Show Tabs” trong Ribbon Display Options.
3. Tùy chỉnh Quick Access Toolbar: Thêm lệnh “New”, “Quick Print”, và “Spelling & Grammar”.
4. Trong hộp “Tell me”, gõ “Shape” và nhấn Enter. Chọn một hình khối bất kỳ từ menu và vẽ nó lên tài liệu.
5. Hiển thị Ruler (Thước) nếu nó đang bị ẩn (Tab View > Ruler).
6. Phóng to tài liệu lên 120% bằng thanh trượt Zoom.
7. Chuyển chế độ xem tài liệu sang “Web Layout”.
8. Quan sát sự thay đổi trên màn hình.

Kết quả thực hành các thao tác cơ bản theo hướng dẫn sử dụng Word 2016

9. Sau khi thực hành xong, hãy đưa Ribbon trở về chế độ “Show Tabs and Commands” và chuyển chế độ xem về “Print Layout”.

Kết luận

Qua bài hướng dẫn sử dụng Word 2016 chi tiết này, hy vọng bạn đã nắm vững được những kiến thức cơ bản về giao diện và các tính năng cốt lõi của phần mềm. Từ việc làm quen với màn hình khởi động, khám phá thanh Ribbon đa năng, tối ưu hóa công việc với Quick Access Toolbar, quản lý tệp hiệu quả trong Backstage View, đến việc thực hiện các thao tác định dạng văn bản cơ bản và điều chỉnh chế độ hiển thị, bạn đã có nền tảng vững chắc để bắt đầu tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp.

Word 2016 là một công cụ mạnh mẽ với vô vàn tính năng. Đừng ngần ngại thực hành thường xuyên và khám phá thêm các chức năng nâng cao khác. Việc thành thạo Word không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt công việc văn phòng mà còn nâng cao kỹ năng tin học thiết yếu trong thời đại số. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục Microsoft Word 2016!