Hướng Dẫn Chi Tiết Các Lệnh Cộng Tổng Trong Excel Nhanh Chóng và Hiệu Quả

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng, giúp người dùng xử lý số liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các phép tính phức tạp một cách dễ dàng. Trong đó, việc cộng tổng trong Excel là một thao tác cơ bản nhưng vô cùng quan trọng, giúp bạn nhanh chóng có được cái nhìn tổng quan về các dãy số liệu. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, việc nắm vững các Lệnh Cộng Tổng Trong Excel sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất đáng kể.

Bài viết này của Việt Topreview sẽ đi sâu vào hướng dẫn chi tiết 5 cách thực hiện phép tính tổng trong Excel, từ những phương pháp đơn giản nhất đến những kỹ thuật nâng cao hơn, đảm bảo bạn có thể áp dụng ngay lập tức vào công việc của mình. Các hướng dẫn được thực hiện trên Excel 2016 trên hệ điều hành Windows 10, nhưng bạn hoàn toàn có thể áp dụng tương tự trên Google Sheet hoặc các phiên bản Excel khác như 2010, 2013 và trên hệ điều hành macOS.

I. Cách Tính Tổng Một Cột Trong Excel Nhanh Nhất Bằng Thanh Trạng Thái

Đây là một trong những cách tính tổng đơn giản và nhanh gọn nhất, thường bị bỏ qua bởi nhiều người dùng. Thanh trạng thái (Status Bar) ở phía dưới cùng của cửa sổ Excel có thể cung cấp ngay kết quả tổng, trung bình, đếm số lượng mà không cần bạn phải nhập bất kỳ lệnh hàm trong excel nào.

Cách thực hiện:

1. Mở tài liệu Excel chứa dữ liệu bạn muốn tính tổng.
2. Chọn (bôi đen) toàn bộ cột hoặc dãy ô chứa các số liệu cần tính tổng.
3. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy kết quả tính tổng (Sum) hiển thị ở góc dưới bên phải của màn hình, trên thanh trạng thái. Ngoài ra, bạn còn có thể thấy các thông số khác như số lượng ô đã chọn (Count), giá trị trung bình (Average),…

Cách tính tổng một cột trong Excel nhanh nhất bằng thanh trạng thái

Kết quả tính tổng một cột hiển thị ngay trên thanh trạng thái của Excel.

Phương pháp này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xem tổng nhanh mà không muốn thay đổi cấu trúc bảng tính hoặc thêm công thức vào ô. Đây là một mẹo nhỏ nhưng có võ, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình làm việc với bảng lệnh excel.

II. Cách Tính Tổng Trong Excel Với Chức Năng AutoSum

Chức năng AutoSum là một công cụ tiện lợi được tích hợp sẵn trong Excel, cho phép bạn nhanh chóng tính tổng một dãy số mà không cần tự nhập công thức. Đây là một trong những lệnh cộng tổng Excel được sử dụng phổ biến nhất bởi tính đơn giản và hiệu quả.

Cách thực hiện:

1. Mở tài liệu Excel của bạn.
2. Chọn ô trống liền kề ngay bên dưới hoặc bên phải dãy số mà bạn muốn tính tổng. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng một cột, hãy chọn ô ngay bên dưới cột đó.
3. Trên thanh công cụ, vào tab Home (hoặc Formulas).
4. Tìm và nhấp vào biểu tượng AutoSum (thường là biểu tượng Sigma: Σ).

Sử dụng chức năng AutoSum để tính tổng các giá trị trong Excel

Giao diện của AutoSum tự động gợi ý vùng dữ liệu cần tính tổng.

5. Excel sẽ tự động đề xuất một vùng dữ liệu mà nó cho rằng bạn muốn tính tổng (thường là các ô số liền kề).
6. Kiểm tra xem vùng dữ liệu được đề xuất có chính xác không. Nếu cần, bạn có thể kéo chuột để điều chỉnh lại vùng dữ liệu mong muốn.
7. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Kết quả tính tổng hiển thị sau khi sử dụng AutoSum

Sau khi nhấn Enter, kết quả tổng sẽ xuất hiện.

AutoSum không chỉ dùng để tính tổng mà còn có thể nhanh chóng tính Average (trung bình), Count Numbers (đếm số lượng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất) chỉ với một cú nhấp chuột.

III. Cách Tính Tổng Bằng Nhập Hàm SUM Trực Tiếp

Hàm SUM là lệnh hàm trong excel cơ bản và quan trọng nhất để tính tổng các giá trị số. Việc nhập hàm SUM trực tiếp cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn vùng dữ liệu cần tính và tùy chỉnh công thức linh hoạt hơn.

Cú pháp cơ bản của hàm SUM:

=SUM(number1, [number2], ...)

Trong đó:

• number1: Là giá trị số đầu tiên, tham chiếu ô, hoặc một dãy ô mà bạn muốn tính tổng.
• number2,…: Là các giá trị số, tham chiếu ô, hoặc dãy ô bổ sung.

Hướng dẫn nhanh:

Mở file Excel, nhập hàm =SUM(B2:B10) tại vị trí bạn muốn > Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Trong đó, B2:B10 là vị trí vùng dữ liệu bạn muốn tính tổng.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở file Excel. Chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tính tổng. Nhập công thức =SUM( vào ô đó.

Bước 2: Chỉ định vùng dữ liệu bạn muốn tính tổng. Có ba cách chính để làm điều này:

• Chọn một dãy ô: Kéo chuột để chọn một dãy ô liên tục (ví dụ: B2:B10).
• Chọn các ô riêng lẻ: Giữ phím Ctrl và nhấp vào từng ô bạn muốn cộng (ví dụ: B2, C5, D8).
• Nhập trực tiếp tham chiếu ô hoặc dãy ô: Ví dụ, nhập B2:B10 để tính tổng các giá trị từ ô B2 đến B10. Hoặc B2, C5, D8 để tính tổng ba ô cụ thể.

Sử dụng chức năng AutoSum để tính tổng các giá trị trong Excel

Ví dụ về việc nhập hàm SUM và vùng dữ liệu B2:B10.

Bước 3: Đóng ngoặc ) và nhấn Enter. Kết quả tính tổng sẽ hiển thị trong ô bạn đã chọn.

Kết quả của hàm SUM sau khi nhấn Enter

Hàm SUM là một trong những lệnh hàm trong excel cơ bản nhất.

Hàm SUM rất linh hoạt và là nền tảng cho nhiều các lệnh excel nâng cao khác, cho phép bạn thực hiện các phép tính tổng phức tạp hơn khi kết hợp với các hàm điều kiện (ví dụ: SUMIF, SUMIFS).

IV. Tính Tổng Các Ô Được Lọc Bằng Hàm SUBTOTAL Trong Excel

Khi bạn làm việc với dữ liệu đã được lọc (filter), hàm SUM thông thường sẽ tính tổng tất cả các giá trị trong vùng được chọn, bao gồm cả những hàng đang bị ẩn bởi bộ lọc. Để tính tổng chỉ những ô hiển thị (đã được lọc), bạn cần sử dụng hàm SUBTOTAL.

Hàm SUBTOTAL có thể thực hiện nhiều phép tính khác nhau (tổng, trung bình, đếm,…) trên một tập hợp con dữ liệu đã được lọc.

Cú pháp cơ bản:

=SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], ...)

Trong đó:

• function_num: Một số từ 1 đến 11 hoặc từ 101 đến 111, chỉ định loại phép tính. Để tính tổng các giá trị hiển thị, bạn sẽ dùng số 9 (cho SUM) hoặc 109 (cho SUM, bỏ qua các hàng ẩn thủ công).
• ref1, ref2,…: Vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện phép tính.

Hướng dẫn nhanh:

Mở file Excel, chọn vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu > Chọn tab Data > Chọn Filter > Chọn biểu tượng hình tam giác ngược của cột muốn lọc > Tích chọn các mục muốn tính tổng > Bấm OK > Chọn ô muốn hiện kết quả > Sử dụng AutoSum (Excel sẽ tự động chuyển thành hàm SUBTOTAL) hoặc nhập trực tiếp hàm =SUBTOTAL(9, Vùng_Dữ_Liệu) để tính tổng sau khi đã lọc.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở file Excel chứa bảng dữ liệu. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu của bạn.
Bước 2: Trên thanh công cụ, vào tab Data và nhấp vào biểu tượng Filter (Bộ lọc). Các mũi tên lọc sẽ xuất hiện ở tiêu đề mỗi cột.

Bật chế độ Filter cho bảng dữ liệu trong Excel

Kích hoạt chức năng lọc dữ liệu trên tab Data.

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng hình tam giác ngược (mũi tên lọc) ở tiêu đề cột mà bạn muốn lọc. Bỏ chọn “Select All” và tích chọn vào các mục bạn muốn tính tổng. Sau đó, bấm OK. Các hàng không được chọn sẽ bị ẩn đi.

Lọc các giá trị cụ thể trong cột dữ liệu

Thực hiện lọc dữ liệu theo tiêu chí mong muốn.

Bước 4: Chọn ô trống ngay bên dưới cột chứa các số liệu đã lọc mà bạn muốn tính tổng. Sau đó, nhấp vào biểu tượng AutoSum trên tab Home (hoặc Formulas). Excel sẽ tự động nhận diện và nhập hàm SUBTOTAL(9, ...) với vùng dữ liệu tương ứng.

Sử dụng AutoSum trên dữ liệu đã lọc để tạo hàm SUBTOTAL

AutoSum sẽ tự động sử dụng hàm SUBTOTAL khi dữ liệu được lọc.

Bước 5: Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Lúc này, tổng số hiển thị sẽ chỉ bao gồm các giá trị của các ô đang hiển thị sau khi đã lọc.

Kết quả tính tổng của dữ liệu đã lọc bằng hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL chỉ tính tổng các giá trị hiển thị sau khi lọc.

Việc sử dụng hàm SUBTOTAL đặc biệt hữu ích khi bạn thường xuyên phải phân tích các tập dữ liệu lớn và cần tính tổng các nhóm con khác nhau. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của các báo cáo khi dữ liệu được lọc.

V. Chuyển Đổi Dữ Liệu Của Bạn Vào Bảng Excel Để Có Được Tổng Số Của Các Cột

Excel Tables (Bảng Excel) là một tính năng mạnh mẽ giúp quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Khi chuyển đổi dữ liệu thành Bảng Excel, bạn sẽ có thể dễ dàng thêm hàng tổng (Total Row) để tự động tính tổng, trung bình, đếm,… cho từng cột mà không cần nhập công thức thủ công.

Hướng dẫn nhanh:

Mở file Excel, bôi đen bảng bạn muốn tính tổng > Bấm tổ hợp phím Ctrl + T > Bấm OK > Tích chuột vào mục Total Row (Hàng Tổng) trên tab Table Design là phần mềm sẽ tự động thêm một hàng và tính tổng cho bạn.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở file Excel. Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi thành bảng.
Bước 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + T (phím tắt để tạo bảng) hoặc vào tab Insert và chọn Table.
Bước 3: Một hộp thoại “Create Table” sẽ xuất hiện. Đảm bảo vùng dữ liệu đã chọn là chính xác và tích chọn “My table has headers” (nếu bảng của bạn có hàng tiêu đề). Bấm OK.

Chuyển đổi dữ liệu thành Bảng Excel bằng Ctrl + T

Tạo bảng Excel từ vùng dữ liệu đã chọn.

Bước 4: Sau khi bảng được tạo, một tab mới mang tên Table Design (hoặc Design) sẽ xuất hiện trên thanh công cụ. Trong nhóm “Table Style Options”, tích chuột vào ô Total Row (Hàng Tổng).

Kích hoạt Total Row (Hàng Tổng) trong Bảng Excel

Tích chọn “Total Row” để Excel tự động thêm hàng tổng.

Bước 5: Excel sẽ tự động thêm một hàng mới ở cuối bảng với nhãn “Total” và tính tổng cho cột cuối cùng có dữ liệu số.
Bước 6: Để thay đổi phép tính hoặc áp dụng cho các cột khác, nhấp vào ô trong hàng tổng của cột bạn muốn và chọn loại phép tính mong muốn từ danh sách thả xuống (Sum, Average, Count, Max, Min,…).

Phương pháp này không chỉ giúp tính tổng dễ dàng mà còn mang lại nhiều lợi ích khác của Bảng Excel như tự động mở rộng khi thêm dữ liệu, dễ dàng lọc và sắp xếp.

Kết Luận

Việc nắm vững các lệnh cộng tổng trong Excel là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc với bảng tính. Từ việc kiểm tra nhanh trên thanh trạng thái, sử dụng AutoSum tiện lợi, nhập hàm SUM trực tiếp để tùy chỉnh, đến việc tính tổng có điều kiện với SUBTOTAL hoặc khai thác sức mạnh của Excel Tables, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết từ Việt Topreview, bạn đã có thể dễ dàng xử lý các phép tính tổng trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa công việc hàng ngày của mình. Đừng ngần ngại khám phá thêm các lệnh hàm trong excel khác để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel của bạn!