Hướng dẫn soạn thảo Mẫu thông báo đi du lịch của công ty chi tiết 2024

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc tổ chức các chuyến du lịch thường niên không chỉ là một chính sách phúc lợi hấp dẫn mà còn là chiến lược quan trọng nhằm tăng cường sự gắn kết, xây dựng văn hóa công ty và tái tạo năng lượng cho đội ngũ nhân viên. Đây là dịp để mọi người cùng nhau thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng, chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ và hiểu nhau hơn ngoài phạm vi công việc. Tuy nhiên, để chuyến đi diễn ra suôn sẻ và thành công, việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đầy đủ và kịp thời đến toàn thể nhân viên là vô cùng cần thiết. Chính vì vậy, một Mẫu Thông Báo đi Du Lịch Của Công Ty được soạn thảo chuyên nghiệp, chỉn chu đóng vai trò then chốt. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng một thông báo du lịch hiệu quả, cùng với các mẫu tham khảo phổ biến, giúp bộ phận hành chính nhân sự hoặc ban tổ chức dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị.

Tại sao Thông báo đi du lịch của công ty lại quan trọng?

Một thông báo du lịch tưởng chừng đơn giản nhưng lại mang nhiều ý nghĩa và tác động tích cực đến cả công ty và nhân viên:

1. Truyền đạt thông tin chính thức: Đây là kênh thông tin chính thống, đảm bảo mọi nhân viên đều nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và nhất quán về kế hoạch du lịch, tránh những hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch.
2. Thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm: Một thông báo được chuẩn bị kỹ lưỡng, rõ ràng cho thấy sự chu đáo và tôn trọng của Ban lãnh đạo đối với nhân viên, khẳng định giá trị của hoạt động phúc lợi này.
3. Giúp nhân viên chủ động sắp xếp: Thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, lịch trình giúp nhân viên dễ dàng lên kế hoạch cá nhân, sắp xếp công việc và chuẩn bị tốt nhất cho chuyến đi.
4. Khơi gợi sự hào hứng và mong đợi: Một thông báo được viết với giọng văn tích cực, nêu bật những điểm hấp dẫn của chuyến đi sẽ tạo ra không khí phấn khởi, khuyến khích tinh thần tham gia của mọi người.
5. Quản lý kỳ vọng: Việc nêu rõ các quy định, chi phí (nếu có), và yêu cầu cụ thể giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình, tránh những thắc mắc không đáng có sau này.
6. Cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh: Thông báo đóng vai trò như một văn bản ghi nhận kế hoạch chính thức, là căn cứ để tham chiếu khi có bất kỳ thay đổi hoặc vấn đề nào cần giải quyết liên quan đến chuyến đi.

Những Nội dung Không thể thiếu trong Mẫu thông báo đi du lịch của công ty Chuẩn

Để đảm bảo tính đầy đủ và chuyên nghiệp, một mẫu thông báo đi du lịch của công ty cần bao gồm các thành phần cốt lõi sau:

Tiêu đề và Thông tin Cơ bản (Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Số/Ký hiệu, Ngày tháng)

Đây là phần mở đầu theo đúng thể thức văn bản hành chính, tạo sự trang trọng và chính thức cho thông báo.

• Tên cơ quan/công ty: Ghi đầy đủ tên công ty ban hành thông báo ở góc trên bên trái.
• Quốc hiệu, Tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” ở góc trên bên phải.
• Số/Ký hiệu văn bản: Giúp dễ dàng quản lý và lưu trữ (ví dụ: Số: 05/2024/TB-ABC).
• Địa điểm, ngày tháng năm ban hành: Ghi rõ nơi và thời gian thông báo được phát hành.
• Tiêu đề thông báo: In hoa, căn giữa, nêu rõ nội dung chính (Ví dụ: THÔNG BÁO Về việc tổ chức chương trình tham quan, nghỉ mát hè năm 2024).

Kính gửi (Đối tượng nhận thông báo)

Phần này xác định rõ ràng những người hoặc bộ phận cần nhận và thực hiện theo thông báo. Thông thường sẽ là “Toàn thể Cán bộ Nhân viên Công ty TNHH [Tên công ty]”. Việc xác định đúng đối tượng giúp thông tin được chuyển đến đúng người cần biết.

Căn cứ ban hành thông báo

Nêu rõ cơ sở pháp lý hoặc quyết định nội bộ dẫn đến việc tổ chức chuyến đi. Điều này tăng tính thuyết phục và minh bạch cho thông báo. Các căn cứ thường gặp:

• Căn cứ vào Kế hoạch hoạt động/Phúc lợi hàng năm của Công ty.
• Căn cứ vào Quyết định số […] ngày […] của Ban Giám đốc về việc tổ chức du lịch hè cho CBNV.
• Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh và ngân sách phúc lợi của công ty.
• Nhằm thực hiện chủ trương chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.

Nội dung chi tiết về chuyến đi

Đây là phần quan trọng nhất, cung cấp tất cả thông tin cần thiết liên quan đến chuyến du lịch. Cần trình bày rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu.

• Mục đích chuyến đi: Nêu bật ý nghĩa của hoạt động (ví dụ: ghi nhận đóng góp, tăng cường đoàn kết, tái tạo năng lượng, khám phá điểm đến mới…).
• Thời gian: Ghi cụ thể ngày đi, ngày về (bao gồm cả thứ). Ví dụ: “Từ Thứ Sáu, ngày 15/08/2024 đến hết Chủ Nhật, ngày 17/08/2024 (03 ngày 02 đêm)”. Nêu rõ thời gian tập trung, khởi hành và dự kiến về.
• Địa điểm: Ghi rõ tên địa điểm du lịch (thành phố, khu nghỉ dưỡng, khách sạn…). Ví dụ: “Thành phố biển Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa”.
• Lịch trình dự kiến: Tóm tắt các hoạt động chính theo từng ngày (không cần quá chi tiết như chương trình tour, nhưng đủ để nhân viên hình dung). Ví dụ: Ngày 1: Di chuyển, nhận phòng, gala dinner. Ngày 2: Tham quan đảo, team building. Ngày 3: Tự do mua sắm, trả phòng, di chuyển về.
• Đối tượng tham gia: Quy định rõ ai được tham gia (toàn thể nhân viên chính thức, có bao gồm nhân viên thử việc/thời vụ không?). Chính sách cho người thân đi kèm (vợ/chồng/con): số lượng, điều kiện, chi phí đóng thêm (nếu có).
• Chi phí: Nêu rõ các khoản chi phí công ty đài thọ (di chuyển, ăn uống theo đoàn, lưu trú, vé tham quan trong lịch trình…). Ghi rõ các khoản nhân viên tự túc (chi phí cá nhân, mua sắm, ăn uống ngoài chương trình, chi phí người thân đi kèm…).
• Phương tiện di chuyển: Máy bay, tàu hỏa, xe ô tô (ghi rõ loại xe, số chỗ nếu cần).
• Thông tin liên hệ: Cung cấp tên và thông tin liên lạc (số điện thoại, email) của người phụ trách (thường là phòng HCNS hoặc ban tổ chức) để nhân viên liên hệ khi cần hỏi đáp hoặc đăng ký.
• Yêu cầu/Lưu ý:
  • Thời hạn đăng ký tham gia (và đăng ký cho người thân).
  • Các giấy tờ cần thiết (CMND/CCCD, giấy khai sinh cho trẻ em…).
  • Những vật dụng cá nhân nên mang theo.
  • Quy định chung trong quá trình tham gia (đúng giờ, giữ gìn vệ sinh chung, tuân thủ hướng dẫn…).
  • Trang phục (cho các hoạt động cụ thể như gala dinner, team building nếu có yêu cầu).

Mẫu thông báo đi du lịch của công ty chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin

Chữ ký và Dấu (Tính pháp lý và Trách nhiệm)

Thông báo cần có chữ ký của người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng HCNS được ủy quyền) và đóng dấu của công ty để đảm bảo tính pháp lý và xác nhận thông tin là chính thức. Phần “Nơi nhận” cũng cần được liệt kê rõ ràng (ví dụ: Như trên, Ban Giám đốc, các phòng ban, Lưu VT, HCNS…).

Mẫu thông báo đi du lịch của công ty: Các Mẫu Tham khảo Phổ biến và Hướng dẫn Sử dụng

Dưới đây là hai mẫu thông báo phổ biến mà các công ty có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

Mẫu số 01: Dành cho thông báo ngắn gọn, súc tích

Mẫu này phù hợp khi cần truyền đạt thông tin nhanh chóng, tập trung vào các yếu tố cốt lõi.

**TÊN CƠ QUAN/CÔNG TY** **CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM**
**Số: ……/TB-……** **Độc lập – Tự do – Hạnh phúc**
----------------------- ------------------------------------
*……, ngày …. tháng …. năm 20…*

**THÔNG BÁO**
**(Về việc tổ chức chương trình du lịch hè năm 20… cho CBNV)**

**Kính gửi: Toàn thể Cán bộ Nhân viên Công ty ………………….**

Căn cứ Kế hoạch hoạt động năm 20… của Công ty ……………;
Căn cứ Quyết định số …/QĐ-… ngày …/…/20… của Giám đốc Công ty về việc phê duyệt kế hoạch tổ chức du lịch hè cho CBNV;
Nhằm tạo điều kiện nghỉ ngơi, tái tạo sức lao động và tăng cường tinh thần đoàn kết, Công ty …………… trân trọng thông báo về kế hoạch tổ chức chuyến du lịch hè năm 20… như sau:

**Điều 1: Tổ chức chuyến đi**
Toàn thể Cán bộ Nhân viên Công ty được tham gia chuyến du lịch hè năm 20… theo chính sách phúc lợi của công ty.
*   **Thời gian:** Từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20… (… ngày … đêm).
*   **Địa điểm:** …………………………………………………..
*   **Đối tượng:** Toàn thể CBNV ký Hợp đồng lao động chính thức tính đến ngày …/…/20… (Chính sách cho người thân đi kèm sẽ được thông báo chi tiết qua email/bảng tin).

**Điều 2: Lịch trình dự kiến và Chi phí**
*   Lịch trình chi tiết sẽ được gửi đến từng CBNV qua email và niêm yết tại bảng tin Công ty.
*   Toàn bộ chi phí di chuyển, lưu trú, ăn uống theo chương trình và vé tham quan (nếu có) do Công ty đài thọ. Chi phí cá nhân và chi phí cho người thân đi kèm (nếu có) do CBNV tự túc.

**Điều 3: Yêu cầu đăng ký và chuẩn bị**
*   Đề nghị CBNV đăng ký tham gia (và đăng ký người thân nếu có) với Phòng HCNS trước ngày …/…/20…
*   Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) và các vật dụng cá nhân cần thiết.

**Điều 4: Tổ chức thực hiện**
Giao Phòng Hành chính – Nhân sự phối hợp với các bộ phận liên quan triển khai thực hiện thông báo này. Đề nghị các Trưởng bộ phận phổ biến thông báo đến toàn thể nhân viên và tạo điều kiện để nhân viên tham gia đầy đủ.

Trân trọng thông báo./.

**Nơi nhận:**
- Như trên;
- Ban Giám đốc (để b/c);
- Các phòng ban;
- Lưu: VT, HCNS.

**GIÁM ĐỐC**
*(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)*

Mẫu số 02: Dành cho thông báo chi tiết, truyền cảm hứng

Mẫu này có phần mở đầu giàu cảm xúc hơn, nhấn mạnh ý nghĩa chuyến đi, phù hợp để tạo không khí hào hứng.

**TÊN CƠ QUAN/CÔNG TY** **CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM**
**Số: ……/TB-……** **Độc lập – Tự do – Hạnh phúc**
----------------------- ------------------------------------
*……, ngày …. tháng …. năm 20…*

**THÔNG BÁO**
**(Về kế hoạch tổ chức chương trình tham quan, nghỉ mát hè 20… )**

**Kính gửi: Toàn thể Cán bộ Nhân viên Công ty ………………….**

Việc tổ chức nghỉ mát hàng năm cho Cán bộ Nhân viên (CBNV) là một trong những hoạt động thường niên mà Ban Lãnh đạo Công ty …………… luôn quan tâm, chú trọng. Đây không chỉ là món quà tri ân những nỗ lực, cống hiến không ngừng nghỉ của mỗi thành viên trong suốt một năm qua, mà còn là cơ hội quý báu để đại gia đình …………… chúng ta cùng nhau tận hưởng những giây phút nghỉ ngơi, thư giãn, tái tạo năng lượng và thắt chặt hơn nữa tình đồng nghiệp.

Với mong muốn mang lại một kỳ nghỉ thật vui vẻ, ý nghĩa và đáng nhớ, Phòng Hành chính – Nhân sự xin trân trọng thông báo kế hoạch tổ chức chuyến tham quan, nghỉ mát hè 20… cho toàn thể CBNV Công ty, cụ thể như sau:

**I. MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU**

1.  **Mục đích:**
    *   Tạo điều kiện để toàn thể CBNV được nghỉ ngơi, vui chơi, giải trí sau thời gian làm việc tận tâm.
    *   Tăng cường sự gắn bó, đoàn kết, giao lưu, chia sẻ và hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong công ty.
    *   Khám phá những vùng đất mới, trải nghiệm văn hóa địa phương.
    *   Thể hiện sự quan tâm của Ban lãnh đạo tới đời sống tinh thần của CBNV.
2.  **Yêu cầu:**
    *   Khuyến khích toàn thể CBNV sắp xếp công việc tham gia đầy đủ để chuyến đi thêm trọn vẹn (Trường hợp có lý do chính đáng không thể tham gia, vui lòng báo cáo Trưởng bộ phận và Phòng HCNS).
    *   Đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và tài sản trong suốt chuyến đi.
    *   Phát huy tinh thần tập thể, đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau.
    *   Thực hiện chuyến đi trên tinh thần vui vẻ, tiết kiệm, hiệu quả.

**II. ĐỐI TƯỢNG – THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – KINH PHÍ**

1.  **Đối tượng:**
    *   Toàn thể CBNV đang làm việc tại công ty (có HĐLĐ chính thức tính đến ngày …/…/20…).
    *   Người thân CBNV (vợ/chồng/con) được đăng ký đi cùng theo chính sách của công ty (chi tiết về chi phí đóng thêm sẽ được thông báo riêng).
2.  **Thời gian:**
    *   Dự kiến: Từ Thứ …, ngày …/…/20… đến hết Thứ …, ngày …/…/20… (… ngày … đêm).
    *   Thời gian tập trung và khởi hành: ……………………..
3.  **Địa điểm:**
    *   Điểm đến chính: …………………………………………………..
    *   Khách sạn/Resort lưu trú: …………………………………………………..
4.  **Kinh phí:**
    *   Công ty đài thọ: Chi phí di chuyển, lưu trú theo tiêu chuẩn, các bữa ăn theo chương trình, vé tham quan các điểm trong lịch trình, bảo hiểm du lịch.
    *   CBNV tự túc: Chi phí cá nhân ngoài chương trình, chi phí cho người thân đi kèm (nếu có, theo mức thông báo).

**III. LỊCH TRÌNH DỰ KIẾN VÀ HOẠT ĐỘNG**

*(Nêu tóm tắt lịch trình theo từng ngày)*
*   Ngày 1: ……………………………………………………………..
*   Ngày 2: …………………………………………………………….. (Dự kiến có chương trình Team Building/Gala Dinner đặc sắc với nhiều phần quà hấp dẫn).
*   Ngày 3: ……………………………………………………………..

*Lưu ý: Lịch trình chi tiết sẽ được gửi đến email cá nhân và đăng tải trên kênh truyền thông nội bộ của công ty.*

**IV. ĐĂNG KÝ THAM GIA VÀ THÔNG TIN LIÊN HỆ**

*   Đề nghị CBNV xác nhận tham gia và đăng ký người thân đi kèm (nếu có) với Phòng HCNS (Ms./Mr. ……………… - SĐT: …………… - Email: ……………) chậm nhất vào ngày … /… /20…
*   Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ người phụ trách nêu trên để được giải đáp.

Ban Lãnh đạo và Ban Tổ chức rất mong nhận được sự hưởng ứng và tham gia nhiệt tình của toàn thể CBNV để chuyến đi thực sự là một kỷ niệm đẹp và ý nghĩa.

Trân trọng thông báo./.

**Nơi nhận:**
- Như trên;
- Ban Giám đốc (để b/c);
- Công đoàn Công ty;
- Các phòng ban;
- Lưu: VT, HCNS.

**GIÁM ĐỐC**
*(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)*

Bí quyết Soạn thảo Mẫu thông báo đi du lịch của công ty Hiệu quả

Để thông báo không chỉ đầy đủ mà còn thu hút và đạt hiệu quả truyền thông tốt, bạn có thể áp dụng một số bí quyết sau:

• Rõ ràng, súc tích: Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh các thuật ngữ phức tạp. Đi thẳng vào vấn đề, trình bày thông tin một cách logic.
• Thông tin đầy đủ, chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết về thời gian, địa điểm, chi phí, lịch trình trước khi ban hành. Sự chính xác thể hiện tính chuyên nghiệp.
• Giọng văn tích cực, hào hứng: Sử dụng từ ngữ thể hiện sự mong đợi, niềm vui và ý nghĩa của chuyến đi để khơi gợi sự quan tâm và phấn khởi của nhân viên.
• Gửi thông báo sớm: Nên gửi thông báo trước chuyến đi ít nhất 2-4 tuần (tùy quy mô và tính chất chuyến đi) để nhân viên có đủ thời gian sắp xếp công việc và chuẩn bị cá nhân.
• Kênh truyền thông phù hợp: Gửi qua email toàn thể công ty, niêm yết tại bảng tin, đăng trên mạng nội bộ (intranet) hoặc nhóm chat chung để đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin.
• Thiết kế hấp dẫn (nếu có thể): Nếu gửi qua email hoặc đăng trên intranet, có thể cân nhắc thiết kế thông báo với hình ảnh đẹp về địa điểm du lịch, màu sắc thương hiệu công ty để tăng tính hấp dẫn thị giác.
• Có phần hỏi đáp (FAQ): Đối với các chuyến đi phức tạp hoặc có nhiều chính sách liên quan đến người thân, chi phí, có thể đính kèm một danh sách câu hỏi thường gặp (FAQ) để giải đáp trước các thắc mắc phổ biến.

Giải đáp Thắc mắc: Nhân viên không đi du lịch có bị kỷ luật không?

Đây là một câu hỏi mà nhiều người lao động và cả người sử dụng lao động quan tâm. Việc công ty tổ chức du lịch là một chính sách phúc lợi, mang tính chất khuyến khích và tự nguyện tham gia đối với người lao động.

Theo quy định tại Điều 124 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Việc sa thải chỉ được áp dụng trong những trường hợp vi phạm nghiêm trọng như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, tiết lộ bí mật kinh doanh, tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng,…

Đồng thời, Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp người sử dụng lao động được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc.
• Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị quá thời hạn quy định mà khả năng lao động chưa hồi phục.
• Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, địch họa hoặc thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế… mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc.
• Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng.
• Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu (trừ có thỏa thuận khác).
• Người lao động tự ý bỏ việc không lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.
• Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động.

Như vậy, việc người lao động không tham gia chuyến du lịch do công ty tổ chức (dù có lý do chính đáng hay không) không thuộc các trường hợp bị xử lý kỷ luật lao động hoặc bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật. Đây là quyền lợi chứ không phải nghĩa vụ của người lao động. Công ty không được phép dựa vào lý do này để sa thải hay áp dụng bất kỳ hình thức kỷ luật nào đối với nhân viên.

Kết luận

Soạn thảo một mẫu thông báo đi du lịch của công ty chuyên nghiệp, đầy đủ và hấp dẫn là bước khởi đầu quan trọng cho một chuyến đi thành công tốt đẹp. Thông báo không chỉ đơn thuần cung cấp thông tin mà còn là công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống tinh thần của nhân viên, góp phần xây dựng văn hóa công ty tích cực và bền vững. Bằng việc nắm vững các thành phần cần có, lựa chọn mẫu phù hợp và áp dụng các bí quyết soạn thảo hiệu quả, các công ty có thể dễ dàng tạo ra những thông báo du lịch chất lượng, nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ đội ngũ nhân viên và đảm bảo mọi người đều có sự chuẩn bị tốt nhất cho hành trình gắn kết sắp tới. Đồng thời, việc hiểu rõ quy định pháp luật liên quan đến quyền lợi của người lao động cũng giúp doanh nghiệp hành xử đúng mực và xây dựng môi trường làm việc tôn trọng, tin cậy.