Microsoft Excel là một trong những Phần Mềm Excel Trên Máy Tính phổ biến và mạnh mẽ nhất hiện nay, thuộc bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office do Microsoft phát triển. Được thiết kế để tạo và chỉnh sửa bảng tính một cách chuyên nghiệp và tiện lợi, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc văn phòng, học tập, quản lý tài chính cá nhân và nhiều lĩnh vực khác tại Việt Nam. Từ các phiên bản đầu tiên cho đến những bản cập nhật mới nhất như Excel 2021 và Excel 2019, phần mềm này liên tục được cải tiến, bổ sung các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, giúp người dùng xử lý dữ liệu, thực hiện các phép tính phức tạp, và trực quan hóa thông tin một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ các tính năng và cách cập nhật phần mềm excel trên máy tính sẽ giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của công cụ này, nâng cao năng suất làm việc và đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các phiên bản Excel gần đây, hướng dẫn cách cập nhật và khám phá những tính năng đáng chú ý nhất.
Cách Cập Nhật Phần Mềm Excel Trên Máy Tính Windows
Nội dung
Việc giữ cho phần mềm excel trên máy tính của bạn luôn được cập nhật là rất quan trọng để đảm bảo bạn có được các tính năng mới nhất, bản vá lỗi và cải tiến bảo mật. Thông thường, giống như hầu hết các sản phẩm Microsoft Office khác, Excel sẽ tự động cập nhật. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy tùy chọn cập nhật hoặc muốn kiểm tra thủ công, bạn có thể làm theo các bước sau. Lưu ý rằng nếu phiên bản Excel của bạn được cài đặt thông qua giấy phép số lượng lớn (volume license) hoặc do bộ phận IT của công ty quản lý, quy trình cập nhật có thể khác.
Các bước cập nhật Excel trên Windows:
- Mở Excel: Tìm và nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel trên máy tính của bạn (thường có màu xanh lá cây với chữ “X” màu trắng). Thao tác này sẽ mở trang khởi động của Excel. Nếu bạn đã mở sẵn một tệp Excel, hãy đảm bảo bạn đã lưu công việc của mình (nhấn Ctrl+S) trước khi tiếp tục.
- Mở một sổ làm việc trống: Nhấp vào “Blank workbook” (Sổ làm việc trống) ở phía trên bên trái của trang khởi động.
- Truy cập menu File: Nhấp vào tab “File” (Tệp) ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel. Một menu sẽ xuất hiện ở phía bên trái.
- Chọn Account: Trong cột tùy chọn bên trái, nhấp vào “Account” (Tài khoản).
- Tìm tùy chọn cập nhật: Ở khu vực giữa cửa sổ, bạn sẽ thấy nút “Update Options” (Tùy chọn Cập nhật). Nhấp vào nút này để mở menu thả xuống.
- Bắt đầu cập nhật: Trong menu vừa xuất hiện, nhấp vào “Update Now” (Cập nhật Ngay).
- Nếu bạn không thấy tùy chọn “Update Now”, có thể bạn cần bật tính năng cập nhật trước. Hãy tìm và nhấp vào “Enable Updates” (Bật Cập nhật) trong menu, sau đó quay lại menu “Update Options” và chọn “Update Now”.
- Chờ quá trình hoàn tất: Excel sẽ kiểm tra và tải xuống các bản cập nhật có sẵn. Bạn có thể cần làm theo một số hướng dẫn hoặc lời nhắc trên màn hình. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, cửa sổ cập nhật sẽ đóng lại và Excel có thể sẽ khởi động lại.
- Nếu không có bản cập nhật nào mới, bạn sẽ không thấy cửa sổ tiến trình cập nhật xuất hiện hoặc nhận được thông báo tương ứng.
Khám Phá Các Tính Năng Nổi Bật Của Microsoft Excel 2021
Microsoft Excel 2021 là phiên bản độc lập mới nhất (tính đến thời điểm bài viết gốc), mang đến nhiều cải tiến và tính năng mới nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cộng tác. Đây là một phần của bộ Microsoft Office 2021.
- Đồng tác giả (Co-authoring): Một trong những cải tiến lớn nhất là khả năng đồng tác giả theo thời gian thực. Bạn và đồng nghiệp có thể cùng mở và làm việc trên cùng một sổ tính Excel được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint. Mọi thay đổi sẽ được hiển thị gần như ngay lập tức cho tất cả mọi người.
- Cộng tác tốt hơn với chú thích hiện đại (Modern Comments): Trải nghiệm chú thích đã được cải tiến, cho phép bạn kiểm soát thời điểm gửi nhận xét đến đồng tác giả và duy trì một luồng thảo luận nhất quán, tương tự như trong Word và PowerPoint.
- Biết ai đang làm việc cùng bạn: Excel 2021 hiển thị rõ ràng những người đang cùng làm việc trên sổ tính và vị trí con trỏ của họ trong tài liệu, giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn.
- Giao diện được làm mới (Visual Refresh): Phiên bản này có giao diện được hiện đại hóa với các tab được làm mới trên dải băng (Ribbon), phong cách gọn gàng, biểu tượng đơn sắc, bảng màu trung tính và các góc cửa sổ mềm mại hơn, tạo cảm giác hiện đại và dễ nhìn.
Giao diện các tab được làm mới trong Excel 2021
- Hàm XLOOKUP: Đây là hàm tìm kiếm mạnh mẽ và linh hoạt, được xem là sự thay thế vượt trội cho VLOOKUP và HLOOKUP. XLOOKUP cho phép tìm kiếm theo hàng hoặc cột, hỗ trợ tìm kiếm gần đúng và trả về kết quả từ bất kỳ cột nào một cách dễ dàng hơn.
- Hàm LET: Hàm LET cho phép bạn gán tên cho các kết quả tính toán trung gian bên trong một công thức. Điều này giúp công thức trở nên dễ đọc, dễ hiểu hơn và có thể cải thiện hiệu suất bằng cách tính toán một biểu thức phức tạp chỉ một lần và tái sử dụng kết quả.
- Mảng động (Dynamic Arrays): Thay vì phải sử dụng Ctrl+Shift+Enter, giờ đây bạn chỉ cần viết một công thức và Excel sẽ tự động “tràn” kết quả ra các ô liền kề nếu cần. Tính năng này đi kèm với các hàm mới như FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE, và RANDARRAY, giúp việc xử lý và phân tích dữ liệu dựa trên mảng trở nên đơn giản và mạnh mẽ hơn.
- Hàm XMATCH: Tương tự như XLOOKUP, hàm XMATCH là phiên bản nâng cấp của hàm MATCH. Nó tìm kiếm một mục trong một mảng hoặc phạm vi ô và trả về vị trí tương đối của mục đó, cung cấp nhiều tùy chọn tìm kiếm và khớp linh hoạt hơn.
Minh họa hàm XMATCH trong phần mềm Excel trên máy tính
- Chế độ xem Trang tính (Sheet Views): Tính năng này cho phép bạn tạo các chế độ xem tùy chỉnh (ví dụ: sắp xếp hoặc lọc dữ liệu) trong một trang tính Excel mà không làm ảnh hưởng đến những gì người khác đang nhìn thấy khi cùng làm việc trên tài liệu đó.
- Dải băng Trợ năng (Accessibility Ribbon): Một tab mới trên Ribbon tập hợp tất cả các công cụ cần thiết để tạo nội dung dễ tiếp cận vào một nơi duy nhất, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và khắc phục các vấn đề về trợ năng trong tài liệu của mình.
- Bộ kiểm tra trợ năng được cải tiến: Công cụ này liên tục theo dõi tài liệu của bạn và thông báo trên thanh trạng thái khi phát hiện các vấn đề về trợ năng cần xem xét.
- Cải tiến hiệu suất: Excel 2021 mang lại những cải thiện đáng kể về hiệu suất, độ ổn định và tốc độ, đặc biệt là khi làm việc với các tập dữ liệu lớn hoặc các hàm tính toán phổ biến như SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF.
- Hiện nhiều trang tính bị ẩn cùng lúc: Thay vì phải bỏ ẩn từng trang tính một, giờ đây bạn có thể chọn và hiển thị nhiều trang tính bị ẩn cùng một lúc, tiết kiệm thời gian đáng kể.
Những Cải Tiến Đáng Chú Ý Trong Microsoft Excel 2019
Phiên bản Microsoft Excel 2019, thuộc bộ Office 2019, cũng mang đến nhiều tính năng mới và cải tiến so với các phiên bản trước đó, tập trung vào việc nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, trực quan hóa và cộng tác.
Hàm Tính Toán Mới
- CONCAT: Một hàm nối chuỗi mới, thay thế cho CONCATENATE cũ. Nó ngắn gọn hơn và hỗ trợ tham chiếu theo phạm vi (range references) thay vì chỉ tham chiếu từng ô riêng lẻ.
- IFS: Giải pháp cho các công thức IF lồng nhau phức tạp. Hàm IFS cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện theo thứ tự và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đúng đầu tiên. Bạn cũng có thể chỉ định một giá trị mặc định nếu không có điều kiện nào được thỏa mãn.
- MAXIFS: Trả về giá trị lớn nhất trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
- MINIFS: Tương tự MAXIFS, nhưng trả về giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
- SWITCH: Đánh giá một biểu thức dựa trên một danh sách các giá trị và trả về kết quả tương ứng với giá trị khớp đầu tiên. Nếu không có giá trị nào khớp, nó có thể trả về một giá trị mặc định (“else”).
- TEXTJOIN: Kết hợp văn bản từ nhiều phạm vi hoặc chuỗi, với khả năng chỉ định dấu phân cách giữa mỗi mục và tùy chọn bỏ qua các ô trống.
Biểu Đồ Trực Quan Hóa Dữ Liệu Mới
- Biểu đồ dạng bản đồ (Map Charts): Cho phép bạn tạo biểu đồ trực quan để so sánh giá trị và hiển thị danh mục dữ liệu trên các khu vực địa lý (quốc gia, tiểu bang, quận, mã bưu chính…). Rất hữu ích khi làm việc với dữ liệu có chứa thông tin địa lý.
Biểu đồ dạng bản đồ trong phần mềm Excel 2019
- Biểu đồ kênh (Funnel Charts): Hiển thị các giá trị qua nhiều giai đoạn trong một quy trình. Thường được sử dụng để biểu diễn quy trình bán hàng hoặc tỷ lệ chuyển đổi qua các bước, nơi các giá trị thường giảm dần, tạo thành hình dạng giống như một cái phễu.
Nâng Cao Trải Nghiệm Hình Ảnh
- Hỗ trợ Đồ họa Vector Có thể mở rộng (SVG): Bạn có thể chèn và làm việc với các tệp SVG trong Excel. Ưu điểm của SVG là chúng có thể được thay đổi kích thước, xoay, tô màu mà không làm giảm chất lượng hình ảnh.
Chèn ảnh SVG vào bảng tính Excel 2019
- Chuyển đổi SVG thành Hình dạng (Shapes): Có thể chuyển đổi các biểu tượng và hình ảnh SVG thành các hình dạng Office chuẩn, cho phép chỉnh sửa chi tiết hơn như thay đổi màu sắc, kích thước, kết cấu.
- Chèn Mô hình 3D: Tăng cường tính trực quan cho bảng tính bằng cách chèn các mô hình 3D. Bạn có thể xoay các mô hình này 360 độ để xem từ mọi góc độ.
Cải Tiến Chức Năng Viết Tay (Ink)
-
Hiệu ứng mực mới: Thêm các hiệu ứng mực độc đáo như cầu vồng, thiên hà, nham thạch, đại dương, vàng, bạc… để làm cho các ghi chú hoặc bản vẽ tay của bạn nổi bật hơn.
-
Bút kỹ thuật số và Bộ bút tùy chỉnh: Cung cấp nhiều loại bút kỹ thuật số hơn và cho phép bạn tạo, lưu bộ bút yêu thích của mình để dễ dàng truy cập trên các thiết bị Windows khác nhau.
-
Viết phương trình bằng mực (Ink Equation): Tính năng này cho phép bạn viết tay các phương trình toán học phức tạp bằng ngón tay, bút cảm ứng hoặc chuột, và Excel sẽ tự động chuyển đổi chúng thành văn bản phương trình chuẩn.
Viết phương trình toán học bằng mực trong Excel 2019
- Phát lại nét mực (Ink Replay): Xem lại quá trình vẽ hoặc viết tay từng bước một, hữu ích cho việc giải thích hoặc hiểu rõ hơn luồng ý tưởng.
- Chọn Lasso dễ dàng: Công cụ chọn tự do (Lasso) giúp việc chọn các đối tượng mực trở nên linh hoạt hơn.
- Chuyển đổi mực thành hình dạng: Tự động chuyển đổi các hình vẽ tay (như hình tròn, vuông) thành các hình dạng Office chuẩn, đảm bảo tính đồng nhất.
- Sử dụng bút Surface: Nếu bạn sử dụng bút Surface, bạn có thể dùng nút trên bút để nhanh chóng chọn, di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xoay các đối tượng mực.
Cải Thiện Khả Năng Truy Cập
- Accessibility Checker cải tiến: Công cụ kiểm tra khả năng truy cập được nâng cấp với các đề xuất hữu ích hơn, giúp bạn dễ dàng tạo ra các tài liệu mà mọi người đều có thể sử dụng.
- Hỗ trợ âm thanh: Bật phản hồi âm thanh để hướng dẫn bạn trong quá trình làm việc, cải thiện trải nghiệm cho người dùng khiếm thị hoặc cần hỗ trợ âm thanh.
Chia Sẻ Dễ Dàng Hơn
- Chèn liên kết gần đây: Dễ dàng chèn siêu liên kết đến các tệp hoặc trang web bạn đã truy cập gần đây, đặc biệt là các tệp lưu trữ trên đám mây.
Chèn liên kết tập tin gần đây trong Excel 2019
- Xem và khôi phục thay đổi: Trong các sổ làm việc được chia sẻ, bạn có thể nhanh chóng xem ai đã thực hiện thay đổi và dễ dàng khôi phục các phiên bản trước đó nếu cần.
- Lưu vào thư mục gần đây: Truy cập nhanh danh sách các thư mục bạn đã lưu gần đây thông qua File > Save As > Recent.
Cải Tiến Chung Khác
Excel 2019 còn bao gồm nhiều cải tiến nhỏ nhưng hữu ích khác như: lựa chọn chính xác hơn, truy cập nhanh các định dạng superscript/subscript, cải thiện AutoComplete, giao diện mới (Colorful, Dark Gray, White), hỗ trợ lưu file CSV định dạng UTF-8, tính năng chống mất dữ liệu (DLP), nâng cấp đáng kể cho PivotTable (bố cục mặc định, tự động phát hiện mối quan hệ, tạo/sửa/xóa thước đo tùy chỉnh, nhóm thời gian tự động, nút drill-down trong PivotChart…), cập nhật Power Pivot, khả năng xuất sang Power BI, và nhiều cải tiến cho Get & Transform (Power Query).
Điểm Qua Các Tính Năng Chính Của Microsoft Excel 2016
Microsoft Excel 2016, một phần của bộ Office 2016, đã đặt nền móng cho nhiều cải tiến sau này và vẫn là một phiên bản mạnh mẽ của phần mềm excel trên máy tính.
Giới thiệu giao diện phần mềm Excel 2016
- 6 loại biểu đồ mới: Excel 2016 giới thiệu các loại biểu đồ mới giúp trực quan hóa dữ liệu hiệu quả hơn, bao gồm Treemap, Sunburst, Waterfall, Histogram, Pareto, và Box & Whisker. Các biểu đồ này cung cấp những cách mới để phân tích phân cấp, phân phối thống kê và thay đổi giá trị theo thời gian.
Minh họa các loại biểu đồ mới trong Excel 2016
- Nhận và Chuyển đổi Dữ liệu (Get & Transform – Query): Tính năng này, trước đây là add-in Power Query, được tích hợp sẵn vào tab Data. Nó cho phép người dùng dễ dàng kết nối, nhập, làm sạch và định hình dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trước khi phân tích.
- Dự đoán Một cú nhấp chuột (One-Click Forecasting): Mở rộng khả năng dự báo với các thuật toán làm mịn hàm mũ (Exponential Smoothing – ETS). Nút “Forecast Sheet” trên tab Data cho phép tạo nhanh biểu đồ dự báo cho chuỗi dữ liệu thời gian.
- Bản đồ 3D (3D Maps): Tính năng Power Map được đổi tên thành 3D Maps và tích hợp sẵn trong Excel. Nó cho phép tạo các hình ảnh trực quan 3D dựa trên dữ liệu địa lý, hiển thị thông tin trên bản đồ địa cầu hoặc bản đồ tùy chỉnh.
- Mẫu tài chính mới (Financial Templates): Cung cấp các mẫu mới như “My Cashflow” và “Stock Analysis” để giúp người dùng theo dõi và phân tích tình hình tài chính cá nhân hoặc đầu tư.
- Nâng cấp PivotTable: Cải thiện hiệu suất và tính năng của PivotTable, bao gồm phát hiện mối quan hệ tự động, nhóm thời gian thông minh và tích hợp sâu hơn với Power Pivot và Data Model.
- Xoay ảnh tự động: Khi chèn ảnh vào bảng tính, Excel 2016 tự động xoay ảnh về đúng hướng dựa trên dữ liệu định hướng từ máy ảnh.
- Hỗ trợ Tell Me: Hộp tìm kiếm “Tell Me” trên Ribbon giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các lệnh hoặc tính năng mà bạn cần bằng cách gõ từ khóa mô tả hành động.
- Tra cứu thông minh (Smart Lookup): Được cung cấp bởi Bing, tính năng này cho phép bạn chọn một từ hoặc cụm từ trong bảng tính, nhấp chuột phải và chọn “Smart Lookup” để xem định nghĩa, bài viết Wiki và các kết quả tìm kiếm web liên quan ngay trong Excel.
- Chèn phương trình bằng mực (Ink Equation): Tương tự như trong Excel 2019, tính năng này cho phép viết tay phương trình toán học.
Tổng quan các tính năng mới trong Excel 2016
- Chia sẻ dễ dàng hơn: Nút “Share” trên Ribbon giúp đơn giản hóa việc chia sẻ sổ làm việc với người khác thông qua SharePoint, OneDrive hoặc OneDrive for Business.
Yêu Cầu Hệ Thống Để Cài Đặt Excel Trên Máy Tính
Để cài đặt và sử dụng các phiên bản phần mềm excel trên máy tính như Excel 2016, 2019 hoặc 2021, máy tính của bạn cần đáp ứng các yêu cầu cấu hình tối thiểu sau (lưu ý yêu cầu có thể thay đổi một chút giữa các phiên bản):
- CPU: Bộ vi xử lý 1 GHz trở lên, hỗ trợ tập lệnh SSE2 (khuyến nghị 64-bit cho hiệu năng tốt hơn).
- Hệ điều hành: Windows 10, Windows 11, Windows Server 2019, Windows Server 2022 (hoặc các phiên bản Windows tương thích được Microsoft hỗ trợ tại thời điểm phát hành phiên bản Office cụ thể). Đối với Excel 2016, hỗ trợ cả Windows 7 SP1, Windows 8/8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012/R2.
- RAM: Tối thiểu 2 GB RAM (cho 32-bit) hoặc 4 GB RAM (cho 64-bit).
- Ổ cứng: Ít nhất 4 GB dung lượng đĩa trống để cài đặt.
- Độ phân giải màn hình: Tối thiểu 1280 x 768 pixels.
- Card đồ họa: Card đồ họa tương thích DirectX 9 hoặc mới hơn, với WDDM 2.0 trở lên cho Windows 10/11.
- Đa chạm: Yêu cầu thiết bị hỗ trợ cảm ứng để sử dụng các tính năng đa chạm. Tuy nhiên, mọi tính năng đều có thể sử dụng với bàn phím, chuột hoặc thiết bị nhập liệu tiêu chuẩn khác.
- Kết nối mạng: Một số tính năng yêu cầu kết nối Internet (ví dụ: cập nhật, đồng tác giả, tra cứu thông minh, 3D Maps).
- Tài khoản Microsoft: Có thể yêu cầu để kích hoạt và sử dụng một số tính năng, đặc biệt là các dịch vụ đám mây như OneDrive.
Kết luận
Phần mềm excel trên máy tính của Microsoft đã khẳng định vị thế là một công cụ bảng tính hàng đầu, không ngừng phát triển qua các phiên bản như Excel 2016, 2019 và 2021. Mỗi phiên bản mới đều mang đến những cải tiến đáng kể về tính năng, hiệu suất và khả năng cộng tác, từ các hàm tính toán mạnh mẽ như XLOOKUP, LET, IFS, đến các công cụ trực quan hóa dữ liệu tiên tiến như biểu đồ bản đồ, biểu đồ kênh, mô hình 3D, và khả năng đồng tác giả theo thời gian thực. Việc hiểu rõ các tính năng này và duy trì cập nhật phần mềm là chìa khóa để khai thác tối đa sức mạnh của Excel. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng, nhà phân tích dữ liệu hay quản lý tài chính cá nhân, Excel vẫn là một trợ thủ đắc lực, giúp bạn tổ chức, phân tích và trình bày thông tin một cách hiệu quả và chuyên nghiệp trên máy tính cá nhân. Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản phù hợp và luôn cập nhật để tận hưởng những lợi ích tốt nhất mà phần mềm này mang lại.